Ontzorgde ICT van A tot Z
Welke AVG-regels gelden voor opgeslagen persoonsgegevens op computers en netwerken? Hier vindt u informatie en een checklist waarmee u kunt bepalen of u aan alle AVG-regels voldoet.
De meeste bedrijven slaan op de computer of in het netwerk persoonsgegevens op. Bijvoorbeeld voor het uitleveren van bestellingen en het factureren van leveringen en diensten. Dat betekent dat zo’n bedrijf aan de AVG-regels moet voldoen. Ook al gaat het alleen om namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en factuurinformatie.
Voor de Belastingdienst is het noodzakelijk dat u de gegevens van de facturen opslaat en 7 jaar bewaart. Maar u heeft wel de verplichting deze goed te beveiligen. Hieronder vindt u een korte en praktische samenvatting van de AVG-regels voor een MKB-bedrijf dat klantgegevens opslaat voor facturatie op een computer of netwerk:
Zowel de pc’s als het netwerk moeten goed beveiligd zijn, zodat onbevoegden niet op de systemen kunnen inbreken. Daarvoor zijn sterke wachtwoorden nodig, moeten beveiligingsupdates op tijd worden uitgevoerd en moet de beveiligingssoftware actueel zijn.
Ook de back-ups moeten beveiligd zijn zodat kwaadwillenden niet via die omweg bij de persoonsgegevens kunnen komen.
Alleen de medewerkers die de gegevens nodig hebben, moeten ze kunnen raadplegen. Datzelfde geldt voor externe partijen. Voor bijvoorbeeld een boekhouder of een bedrijf waar de boekhouding in de cloud draait zal dat nodig zijn, maar dat geldt niet voor bedrijven die daar niets mee van doen hebben.
De facturatiegegevens moeten voor de Belastingdienst 7 jaar bewaard blijven. Maar dit geldt niet voor gegevens die voor andere doeleinden worden geregistreerd. Deze moeten verwijderd worden als ze niet meer nodig zijn.
Tenslotte moeten klanten geïnformeerd worden over wat u met hun gegevens doet. Meestal wordt dit via de privacyverklaring geregeld.
Nomad IT helpt
Wilt u meer informatie over de beveiliging, de back-ups, de toegang en andere benodigdheden om als MKB’er aan de AVG-regels te voldoen? Neem dan contact op met Nomad IT. Wij kunnen u hiermee helpen en voorzien van de juiste tools en procedures.
Hieronder vindt u een checklist die u kunt gebruiken om te achterhalen of uw bedrijf AVG-proof werkt.
AVG-checklist MKB
Order → Facturatie → Nazorg
📦 1. Orderadministratie
- Ik verzamel alleen gegevens die nodig zijn voor de order (naam, adres, contactgegevens)
- Ik leg geen onnodige persoonsgegevens vast in opmerkingen of notities
- Ordergegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder toestemming
- Ik deel alleen noodzakelijke gegevens met derden (bijv. bezorgdiensten)
- Ik verstrek nooit méér gegevens dan nodig is
📧 2. Communicatie met klanten
- E-mails bevatten geen onnodige persoonsgegevens
- Ik gebruik BCC bij mails naar meerdere klanten
- Gevoelige informatie verstuur ik alleen via veilige kanalen indien nodig
🧾 3. Facturatie
- Ik gebruik klantgegevens alleen voor facturatie (wettelijke verplichting)
- Facturen bevatten alleen noodzakelijke gegevens
- Ik bewaar facturen volgens de wettelijke bewaartermijn (7 jaar)
🔒 4. Beveiliging
- Pc’s en laptops zijn beveiligd met sterke wachtwoorden
- Netwerk en wifi zijn goed beveiligd
- Software en systemen zijn up-to-date
- Ik gebruik antivirus en/of endpoint security
- Toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers
👥 5. Toegang & beheer
- Medewerkers hebben alleen toegang tot wat ze nodig hebben
- Accounts van oud-medewerkers zijn verwijderd
- Ik weet wie toegang heeft tot welke systemen en gegevens
💾 6. Opslag & back-ups
- Gegevens staan op een veilige locatie (pc, server of cloud)
- Ik maak regelmatig back-ups
- Back-ups zijn beveiligd (bijv. met wachtwoord of encryptie)
⏳ 7. Bewaartermijnen
- Factuurgegevens bewaar ik 7 jaar (verplicht)
- Overige ordergegevens bewaar ik niet langer dan nodig
- Oude gegevens worden periodiek opgeschoond
🤝 8. Delen met derden
- Ik deel gegevens alleen met noodzakelijke partijen (boekhouder, software, bezorging)
- Ik heb afspraken gemaakt over privacy (verwerkersovereenkomst indien nodig)
- Ik weet welke systemen en partijen toegang hebben tot klantgegevens
👁️ 9. Rechten van klanten
- Klanten kunnen hun gegevens opvragen (inzagerecht)
- Ik kan gegevens aanpassen indien nodig
- Ik weet hoe ik omga met een verzoek tot verwijdering
📄 10. Transparantie
- Ik heb een privacyverklaring (bijv. op mijn website)
- Klanten weten wat er met hun gegevens gebeurt
- Ik ben duidelijk over waarvoor gegevens gebruikt worden
🔁 11. Nazorg & evaluatie
- Ik controleer regelmatig of mijn processen nog AVG-proof zijn
- Ik weet wat ik moet doen bij een datalek
- Medewerkers zijn zich bewust van privacyregels
✔️ Snelle eindcheck
- Sla ik alleen op wat nodig is?
- Is alles goed beveiligd?
- Bewaar ik niet langer dan nodig?
- Ben ik transparant naar klanten?
Nomad IT helpt u graag om uw automatisering en IT-omgeving AVG-proof te maken. Kijk op NomadIT.nl voor meer informatie.
Zie ook: