Wat is BOXapp? – Een introductie

Binnen veel organisaties zijn belangrijke werkzaamheden afhankelijk van de kennis en ervaring van individuele medewerkers. Zolang iedereen aanwezig is, levert dat meestal weinig problemen op. Maar wat gebeurt er wanneer een medewerker ziek wordt, met verlof gaat of de organisatie verlaat?

BOXapp is ontwikkeld om die afhankelijkheid te verminderen. Met deze applicatie legt u bedrijfsprocessen, werkinstructies en belangrijke kennis overzichtelijk vast, zodat informatie beschikbaar blijft voor iedereen die ermee moet werken.

Grip op bedrijfsprocessen

Veel ondernemers weten precies hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, maar hebben deze kennis nooit structureel vastgelegd. Daardoor ontstaan verschillen in werkwijzen, worden fouten gemaakt en kost het inwerken van nieuwe medewerkers onnodig veel tijd.

Met BOXapp brengt u processen stap voor stap in kaart. Medewerkers zien niet alleen welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, maar ook welke documenten, formulieren, systemen en instructies daarbij horen.

Door processen centraal vast te leggen ontstaat meer overzicht, duidelijkheid en continuïteit binnen de organisatie.

Processen visueel in beeld

Een belangrijk kenmerk van BOXapp is de visuele weergave van processen. In plaats van lange documenten of uitgebreide handboeken worden werkzaamheden weergegeven in duidelijke procesmodellen.

Vanuit iedere processtap kunnen aanvullende instructies, documenten, afbeeldingen, websites en andere informatie worden geopend. Hierdoor beschikken medewerkers direct over alle benodigde informatie zonder te hoeven zoeken in mappen, netwerkschijven of losse documenten.

Meer dan alleen procesmanagement

BOXapp combineert verschillende functies in één gebruiksvriendelijke omgeving.

Met BOXapp kunt u onder andere:

• Bedrijfsprocessen vastleggen en beheren.
• Werkinstructies centraal beschikbaar maken.
• Organisatiekennis borgen.
• Documenten en formulieren koppelen aan processen.
• Taken en verantwoordelijkheden inzichtelijk maken.
• Projectinformatie beheren.
• Product- en klantinformatie vastleggen.
• Gebruikersrechten en rollen beheren.
• Proceswijzigingen centraal doorvoeren.
• Processen digitaal raadplegen of afdrukken.

Hierdoor ontstaat één centrale kennisbron voor de gehele organisatie.

Kennis behouden binnen uw organisatie

Veel organisaties lopen tegen hetzelfde probleem aan: cruciale kennis zit in het hoofd van één medewerker.

Wanneer deze medewerker afwezig is, ontstaat vertraging of moeten collega’s zelf uitzoeken hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. BOXapp helpt om deze kennis vast te leggen en toegankelijk te maken voor collega’s.

Dit maakt organisaties minder kwetsbaar en zorgt ervoor dat werkzaamheden ook bij afwezigheid van medewerkers kunnen doorgaan.

Voor welke organisaties is BOXapp geschikt?

BOXapp wordt gebruikt door uiteenlopende organisaties die meer structuur willen aanbrengen in hun processen en kennisbeheer.

Denk bijvoorbeeld aan:

• MKB-bedrijven.
• ZZP’ers die hun werkwijze willen standaardiseren.
• Stichtingen en verenigingen.
• Productiebedrijven.
• Logistieke organisaties.
• Technische bedrijven.
• Dienstverleners.
• Organisaties met kwaliteitssystemen of certificeringen.

Door de overzichtelijke opzet en betaalbare aanschaf is BOXapp zowel geschikt voor kleine organisaties als voor bedrijven met uitgebreide processtructuren.

Toepassingen van BOXapp

BOXapp wordt in de praktijk voor veel verschillende doeleinden ingezet, waaronder:

• Inwerken van nieuwe medewerkers.
• Vastleggen van werkprocedures.
• Kwaliteitsmanagement.
• ISO-certificeringen en audits.
• Klantenserviceprocessen.
• Productie- en logistieke workflows.
• Veiligheidsprocedures.
• Projectmatig werken.
• Vastleggen van specialistische kennis.

Flexibel te gebruiken

Organisaties kunnen BOXapp op verschillende manieren inzetten.

Afhankelijk van uw wensen kan de applicatie worden gebruikt:

• Vanuit de cloud.
• Op een eigen server binnen uw organisatie.
• Op een door Nomad IT geleverde mini-server binnen uw netwerk.

Hierdoor kiest u zelf welke oplossing het beste aansluit bij uw organisatie en beveiligingseisen.

Wat zijn de voordelen van BOXapp?

Het vastleggen van processen levert vaak direct voordelen op.

Organisaties ervaren onder andere:

• Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers.
• Kortere inwerkperiodes.
• Minder fouten in dagelijkse werkzaamheden.
• Betere overdraagbaarheid van kennis.
• Meer uniformiteit binnen teams.
• Meer inzicht in verantwoordelijkheden.
• Efficiëntere samenwerking tussen afdelingen.
• Betere voorbereiding op groei en personeelswisselingen.

Meer structuur, minder afhankelijkheid

BOXapp helpt organisaties om kennis, processen en werkwijzen centraal vast te leggen en beschikbaar te maken voor iedereen die ermee werkt. Hierdoor ontstaat meer grip op dagelijkse werkzaamheden, blijven belangrijke processen beheersbaar en wordt de organisatie minder afhankelijk van individuele medewerkers.

Wilt u weten hoe BOXapp binnen uw organisatie kan worden toegepast? Neem dan contact op met Nomad IT voor een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe u processen eenvoudiger kunt beheren, kennis kunt borgen en efficiënter kunt samenwerken.

• Lees hier waarom elk bedrijf BOXapp zou moeten gebruiken