Ontzorgde ICT van A tot Z
Iedere organisatie kent het wel. Een medewerker zoekt een handleiding, een formulier of een werktekening, maar waar staat die ook alweer? Op de gedeelde schijf, in SharePoint, in een e-mail of ergens in een map op de computer? Ondertussen kost het zoeken tijd en wordt soms gewerkt met een verouderde versie van een document.
BOXapp is de oplossing voor dit probleem. Met BOXapp kunt u informatie op een andere manier beschikbaar maken. Niet alleen door bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken, maar ook door alle bijbehorende documenten, instructies en formulieren direct beschikbaar te stellen op de plek waar medewerkers ze nodig hebben.
Alle informatie beschikbaar vanuit 1 plek
BOXapp is software waarmee u bedrijfsprocessen en werkinstructies overzichtelijk vastlegt. U beschrijft stap voor stap hoe een bepaalde werkzaamheid wordt uitgevoerd. Bij die stappen kunt u ook de informatie beschikbaar maken die nodig is om het werk goed te doen.
Denk bijvoorbeeld aan een handleiding, een technische tekening, een document met productspecificaties of een formulier dat ingevuld moet worden. Medewerkers hoeven dan niet eerst een procesbeschrijving te lezen en vervolgens op zoek te gaan naar de bijbehorende bestanden. De benodigde informatie staat direct bij de betreffende processtap.
En deze informatie hoeft niet in BOXapp zelf opgeslagen te worden. Het kunnen ook bestanden op netwerk zijn, in de cloud, of informatie op internet.
Zo wordt BOXapp meer dan alleen een hulpmiddel om processen in kaart te brengen. Het wordt een praktische plek waar medewerkers kunnen terugvinden hoe ze iets moeten doen én welke informatie ze daarvoor nodig hebben.
Praktijkvoorbeelden: van handleiding tot invulformulier
De mogelijkheden zijn breed. Een paar voorbeelden maken duidelijk hoe dat in de praktijk werkt.
Productie en techniek
Een medewerker moet een machine instellen of een onderdeel monteren. Bij de betreffende processtap vindt hij direct de bedieningshandleiding, de werktekening en de veiligheidsinstructies. Dat voorkomt onnodig zoeken en verkleint de kans dat iemand met verkeerde informatie aan de slag gaat.
Kantoor en administratie
Bij het verwerken van een nieuwe klant staat beschreven welke gegevens moeten worden vastgelegd. Het benodigde intakeformulier en de interne afspraken over klantregistratie zijn meteen beschikbaar. De medewerker hoeft niet te onthouden waar het formulier staat of bij een collega te vragen welke versie gebruikt moet worden.
Personeelszaken
Bij het inwerken van een nieuwe medewerker legt u vast welke stappen moeten worden doorlopen. Denk aan het aanvragen van accounts, het uitgeven van bedrijfsmiddelen en het regelen van toegangsrechten. De bijbehorende checklists, formulieren en instructies zijn direct vanuit het inwerkproces te raadplegen.
Kwaliteit en controles
Bij een periodieke controle kunnen medewerkers de controlelijst en de geldende werkinstructie openen. Ook is duidelijk welke gegevens geregistreerd moeten worden. Dat helpt om controles op een vaste manier uit te voeren en afspraken beter na te leven.
Wat levert direct beschikbare informatie op?
Het grootste voordeel is misschien wel dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken en navragen. Informatie staat niet langer los van het werk, maar is beschikbaar op het moment dat iemand die nodig heeft.
Dat heeft meer voordelen. Nieuwe medewerkers kunnen zelfstandiger aan de slag, omdat ze niet voor iedere vraag een ervaren collega nodig hebben. Werkzaamheden worden bovendien gemakkelijker op dezelfde manier uitgevoerd, ook wanneer verschillende mensen dezelfde taak overnemen.
Ook het beheer van kennis wordt eenvoudiger. Wanneer een werkwijze verandert, kunt u de procesbeschrijving en de bijbehorende informatie aanpassen. Zo helpt u voorkomen dat medewerkers blijven werken met oude instructies of documenten die niet meer bij de praktijk passen.
Een praktische tip: begin met werkzaamheden waarbij regelmatig vragen ontstaan of waarbij medewerkers vaak naar dezelfde documenten zoeken. Breng in kaart welke informatie daarvoor nodig is en maak die direct bij de relevante processtappen beschikbaar. Zo merkt u snel waar BOXapp tijd en onnodige handelingen kan besparen.
BOXapp: bedrijfsprocessen én kennis toegankelijk maken
Bedrijfskennis is pas echt bruikbaar als medewerkers die op het juiste moment kunnen vinden. Een documentverzameling alleen is daarvoor niet altijd voldoende. Door informatie te koppelen aan de werkzaamheden waarvoor die bedoeld is, wordt het voor medewerkers een stuk eenvoudiger om zelfstandig en volgens de gemaakte afspraken te werken.
BOXapp helpt u om processen, werkinstructies, handleidingen, formulieren en andere relevante informatie overzichtelijk bij elkaar te brengen. Daarmee maakt u niet alleen zichtbaar hoe het werk wordt uitgevoerd, maar zorgt u er ook voor dat de benodigde kennis binnen handbereik is.
Nomad IT, de ontwikkelaar van BOXapp, vertelt u graag wat deze aanpak voor uw organisatie kan betekenen. Wilt u weten hoe u uw bedrijfsinformatie beter vindbaar maakt en medewerkers gemakkelijker laat werken met actuele instructies? Neem dan vrijblijvend contact op met Nomad IT.