Nieuwe medewerkers inwerken: zo gaat het snel en soepel

In dit artikel vertellen wij hoe u via BOXapp nieuwe medewerkers snel kan inwerken omdat deze alle procedures, informatie en bestanden op één centrale plek kan vinden.

Een nieuwe medewerker aannemen is mooi, maar het inwerken kost vaak meer tijd dan verwacht. Collega’s leggen uit hoe bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd, waar documenten staan en welke stappen iemand moet volgen. En een paar dagen later komen dezelfde vragen opnieuw. Dat hoort er natuurlijk bij, maar het kan een stuk efficiënter.

Met duidelijke werkinstructies, goed vastgelegde bedrijfsprocessen en alle benodigde informatie op één plek maakt u het inwerken van nieuwe medewerkers een stuk eenvoudiger. BOXapp helpt u daarbij.

Waarom kost het inwerken van nieuwe medewerkers zoveel tijd?

In veel bedrijven zit belangrijke kennis vooral in de hoofden van medewerkers. Ervaren collega’s weten precies hoe een bestelling wordt verwerkt, hoe een klant wordt aangemeld of welke stappen nodig zijn om een offerte te maken. Voor een nieuwe collega is dat allemaal nog niet vanzelfsprekend.

Vaak bestaan er wel handleidingen of formulieren, maar zijn die lastig terug te vinden. Of er zijn verschillende versies in omloop. De nieuwe medewerker moet dan alsnog vragen stellen, wachten op antwoord of zelf uitzoeken hoe iets werkt.

Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Bovendien worden ervaren medewerkers steeds uit hun werk gehaald om dezelfde uitleg opnieuw te geven.

Leg bedrijfsprocessen vast en maak kennis toegankelijk

Een goede manier om dit te voorkomen, is het vastleggen van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Beschrijf per werkzaamheid welke stappen nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke informatie nodig is om het werk goed uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van een bestelling, het opstellen van een offerte, het behandelen van een klacht of het aanmelden van een nieuwe klant. Door deze werkprocessen duidelijk te beschrijven, weet een nieuwe medewerker wat er moet gebeuren en in welke volgorde.

Maar alleen een procesbeschrijving is niet altijd voldoende. Bij een bepaalde stap kan ook een handleiding, formulier, standaard e-mail of andere informatie nodig zijn. Juist door die informatie direct beschikbaar te maken, kan een medewerker veel zelfstandiger werken.

BOXapp: meer dan alleen procesbeschrijvingen

BOXapp is een applicatie van Nomad IT waarmee bedrijven en andere organisaties hun bedrijfsprocessen kunnen vastleggen, verbeteren en inzichtelijk maken voor medewerkers. De applicatie is daarnaast uitstekend geschikt om nieuwe collega’s in te werken.

U kunt in BOXapp niet alleen de processtappen beschrijven, maar ook de bijbehorende informatie beschikbaar stellen. Denk aan handleidingen, instructievideo’s, standaardmails, Word-documenten, spreadsheets, bouwtekeningen en relevante webpagina’s.

Een nieuwe medewerker die bijvoorbeeld leert hoe een klantorder wordt verwerkt, kan de volledige procesbeschrijving doorlopen. Bij iedere stap vindt hij of zij de benodigde uitleg en documenten. Het juiste formulier staat direct klaar en ook een voorbeeld van een e-mail is eenvoudig terug te vinden.

Zo hoeft een nieuwe collega niet steeds te vragen waar iets staat of hoe een bepaalde handeling moet worden uitgevoerd. De informatie is beschikbaar op het moment dat deze nodig is.

De voordelen van een goede onboarding

Wanneer u het inwerken van nieuwe medewerkers goed organiseert, levert dat meer op dan alleen tijdwinst.

Medewerkers kunnen sneller zelfstandig aan de slag, omdat ze minder afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van ervaren collega’s. Ze hoeven niet eerst te zoeken naar documenten of formulieren en kunnen direct verder met hun werkzaamheden.

Ook neemt de kans op fouten af. Als duidelijk is welke stappen gevolgd moeten worden en welke informatie daarbij hoort, is de kans kleiner dat iemand iets vergeet of een verkeerde werkwijze gebruikt. Dat is niet alleen prettig voor de nieuwe medewerker, maar ook voor uw klanten en collega’s.

Een bijkomend voordeel is dat de kennis binnen uw organisatie beter behouden blijft. Vertrekt een ervaren medewerker of verandert een functie? Dan hoeft niet alle kennis opnieuw te worden opgebouwd. De vastgelegde processen en instructies vormen een praktische basis waarop u kunt voortbouwen.

Tips om nieuwe medewerkers soepel in te werken

U hoeft niet direct alle werkzaamheden binnen uw bedrijf uit te schrijven. Begin met de processen waarbij nieuwe medewerkers de meeste vragen stellen of waarbij fouten vervelende gevolgen kunnen hebben.

Laat vervolgens een ervaren medewerker de werkzaamheden beschrijven en controleer samen of de uitleg volledig en begrijpelijk is. Voeg waar nodig voorbeelden, afbeeldingen, documenten of instructievideo’s toe. Een nieuwe collega moet de instructies immers ook kunnen begrijpen zonder dat er iemand naast zit.

Zorg er daarnaast voor dat de informatie actueel blijft. Verandert een werkwijze of wordt een formulier vervangen? Werk de procesbeschrijving en de bijbehorende informatie dan meteen bij. Wijs bij voorkeur iemand aan die verantwoordelijk is voor het beheer van deze informatie.

Vergeet ten slotte niet dat goede documentatie persoonlijke begeleiding niet volledig vervangt. Een kennismaking met collega’s, uitleg over de bedrijfscultuur en ruimte om vragen te stellen blijven belangrijk. Met goed vastgelegde processen houdt u juist meer tijd over voor die persoonlijke aandacht.

Minder herhalen, sneller zelfstandig aan het werk

Nieuwe medewerkers inwerken hoeft niet te betekenen dat ervaren collega’s steeds opnieuw dezelfde uitleg moeten geven. Door bedrijfsprocessen, werkinstructies en bijbehorende documenten overzichtelijk beschikbaar te maken, helpt u nieuwe medewerkers sneller hun weg te vinden.

Met BOXapp maakt u niet alleen werkprocessen inzichtelijk, maar zorgt u er ook voor dat de informatie die nodig is om het werk uit te voeren direct beschikbaar is. Dat maakt de applicatie geschikt voor onboarding, kennisoverdracht en het dagelijks ondersteunen van uw medewerkers.

Nomad IT, de ontwikkelaar van BOXapp, vertelt u graag hoe BOXapp uw organisatie hierbij kan helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Zie ook:

• Zo maakt u informatie vindbaar voor uw medewerkers
• Maak processen eenvoudig toegankelijk voor medewerkers
• Zo legt u bedrijfsprocessen vast zonder dat het veel tijd kost
• Hoe zorgt u er voor dat medewerkers processen daadwerkelijk volgen
• Zo zorgt u er voor dat medewerkers weten wat ze moeten doen

Foto: AI gegenereerd