Ontzorgde ICT van A tot Z
Op welke manier kan ik mijn bedrijfsprocessen eenvoudig maar effectief vastleggen en beschikbaar maken voor mijn medewerkers? Dat is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen.
Vooral groeiende bedrijven krijgen hiermee te maken. Naarmate een organisatie groter wordt, neemt ook de behoefte aan duidelijke procesregistratie toe. De ondernemer of afdelingsmanager weet vaak precies hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden: hoe een bestelling verwerkt wordt, hoe een klacht het beste afgehandeld kan worden, hoe een machine ingesteld moet worden, enzovoort. Maar zodra een medewerker deze taken moet overnemen, ontstaan er vaak vragen.
En soms blijft het niet bij vragen. Er kunnen fouten, misverstanden of vertragingen ontstaan, met ontevreden klanten, omzetverlies of zelfs schade als gevolg.
Het probleem: Hoe moet iets gebeuren?
En toch worden processen bij veel bedrijven, en dan vooral bij kleinere organisaties in de retail, horeca, productie en dienstverlening, nauwelijks of niet vastgelegd.
En als er wel iets wordt geregistreerd, gebeurt dat vaak op een echte houtje-touwtje manier. Een paar notities hier, een Excel-bestand daar, een post-it op een beeldscherm en een briefje in een bureaula. De informatie staat wel ergens beschreven, maar in de praktijk blijkt die vaak lastig terug te vinden. Bovendien raakt documentatie snel verouderd en weten medewerkers regelmatig niet eens dat bepaalde instructies of werkwijzen zijn vastgelegd.
Dat maakt het overnemen van werkzaamheden tijdens ziekte, vakantie of afwezigheid niet alleen lastig, maar soms zelfs onmogelijk. Daarnaast bent u als ondernemer of verantwoordelijke vaak onnodig veel tijd kwijt aan uitleg geven, controleren en corrigeren. Het inwerken van nieuwe medewerkers duurt langer dan nodig en de kwaliteit van het werk hangt sterk af van de persoon die het uitvoert en de ervaring die hij of zij heeft.
De oplossing: BOXapp
Steeds meer ondernemers gaan daarom op zoek naar software waarmee processen niet alleen vastgelegd kunnen worden, maar die ook daadwerkelijk gebruikt wordt in de dagelijkse praktijk. Daarbij is er meestal geen behoefte aan een ingewikkeld systeem vol functies waar niemand naar kijkt, maar juist aan een overzichtelijke oplossing die medewerkers helpt bij hun dagelijkse werkzaamheden.
BOXapp van Nomad IT is speciaal voor dat doel ontwikkeld.
Met BOXapp kunnen ondernemers hun bedrijfsprocessen op een eenvoudige en overzichtelijke manier vastleggen. Geen dikke handboeken of uitgebreide werkinstructies, maar duidelijke stappen die medewerkers direct begrijpen en kunnen volgen. Het grote verschil zit in de praktische toepasbaarheid: processen blijven niet in een document staan, maar worden actief gebruikt tijdens het werk.
Medewerkers kunnen op ieder moment zien wat er van hen verwacht wordt. Of het nu gaat om het openen van de winkel, het verwerken van een bestelling, het uitvoeren van een controle, het afhandelen van een klacht of het afsluiten van de werkdag. Alle informatie staat overzichtelijk bij elkaar in duidelijke processen en stappenplannen.
Wat BOXapp extra krachtig maakt, is dat het niet stopt bij het vastleggen van informatie. Het systeem kan automatisch actielijsten genereren, waardoor medewerkers stap voor stap door een proces worden begeleid. Hierdoor neemt de kans op fouten af en weet iedereen precies wat er moet gebeuren, ook wanneer een leidinggevende of ervaren collega niet aanwezig is.
Voor ondernemers zorgt dit voor meer rust en overzicht. U hoeft minder tijd te besteden aan uitleggen, controleren en corrigeren, omdat processen centraal zijn vastgelegd en eenvoudig gevolgd kunnen worden. Tegelijkertijd krijgen medewerkers meer zelfstandigheid, omdat zij altijd kunnen terugvallen op duidelijke instructies en werkwijzen.
Een belangrijk bijkomend voordeel is dat u niet alleen meer structuur in uw organisatie aanbrengt, maar uw bedrijf ook beter voorbereidt op verdere groei. Nieuwe medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt, waardevolle kennis blijft behouden binnen de organisatie en de kwaliteit van de dienstverlening wordt minder afhankelijk van individuele medewerkers.
Software voor het vastleggen van bedrijfsprocessen hoeft dus helemaal niet ingewikkeld te zijn. Juist de kracht van BOXapp zit in de combinatie van eenvoud, overzicht en gebruiksgemak. Met de juiste hulpmiddelen krijgt u meer grip op uw organisatie zonder extra complexiteit toe te voegen.
En misschien nog wel het belangrijkste: kennis blijft niet langer in het hoofd van één persoon zitten, maar wordt beschikbaar voor het hele team.
Meer weten over BoxApp?
Wilt u meer weten over BoxApp? Neem dan vrijblijvend contact op met Nomad IT, de ontwikkelaar van BoxApp, en wij vertellen u er meer over of geven u een demonstratie van deze unieke software voor procesregistratie.
Zie ook:
- Hoe maak ik processen makkelijk toegankelijk voor medewerkers?
- Zo kunt u in uw bedrijf de productiviteit verhogen
- Het nut van procesbeschrijvingen en werkinstructies
- Wat zijn werkstromen en hoe registreert u ze?
- 5 knelpunten bij procesregistratie (en de oplossing)
- Het belang van standaardisatie van administratieve processen