Ontzorgde ICT van A tot Z
In elk bedrijf worden administratieve processen uitgevoerd. Of het nu gaat om facturatie, contracten, urenregistratie of andere administratieve handelingen, het zijn werkzaamheden die op de juiste manier moeten worden uitgevoerd om alles binnen de organisatie soepel te laten verlopen.
Voorkom dat iedereen het op een eigen manier doet
Juist als het gaat om “de juiste manier” gaat het vaak mis. Eén persoon voert dezelfde werkzaamheden vaak al op verschillende manieren uit, en dit gebeurt nog vaker wanneer meerdere personen dezelfde taken uitvoeren. Deze inconsistentie leidt tot fouten, vertraging, frustratie en soms zelfs tot financiële of juridische problemen.
Nomad IT heeft met BOXapp een applicatie ontwikkeld die ervoor zorgt dat administratieve processen en andere werkzaamheden op een uniforme manier worden uitgevoerd, ongeacht wie deze uitvoert. Kijk bij de introductie van BOXapp voor meer informatie over deze software voor het vastleggen van procedures en werkstromen.
Waarom het standaardiseren van processen zo belangrijk is
Het gevaar bij administratieve handelingen is dat iedereen vaak op zijn eigen manier tot het eindresultaat komt. Dit wordt niet altijd als een probleem ervaren (zolang het einddoel maar gehaald wordt), maar in de praktijk zijn er veel nadelen en gevaren:
- De route naar het eindresultaat die iemand kiest is niet altijd de beste. Deze is vaak omslachtig of foutgevoelig.
- Er worden fouten gemaakt omdat de werkwijze niet duidelijk is.
- Omdat procedures niet op papier staan, gaat er regelmatig iemand op zoek naar een bestaande oplossing, wat onnodig extra werk oplevert.
- Inconsistentie tussen medewerkers kan leiden tot vertragingen en frustratie binnen teams.
- Omdat er niet vastligt blijven kennis en ervaring onvoldoende geborgd, waardoor belangrijke informatie verloren kan gaan bij vertrek van medewerkers.
- Bij ziekte of vakantie van een medewerker, kan een collega de taken niet overnemen de ander deze alleen in het hoofd heeft zitten.
- Het is moeilijk om processen te verbeteren of te automatiseren als ze niet uniform zijn.
- Voor audits of naleving van wet- en regelgeving is het lastiger om aan te tonen dat alles correct en volgens procedure is uitgevoerd.
- Bij storingen of uitval weet niemand hoe te handelen.
Meerdere afdelingen zijn betrokken bij één werkstroom
Administratieve processen zijn meestal niet beperkt tot één afdeling. Als elke afdeling eigen werkwijzen hanteert, ontstaan misverstanden en vertragingen, en vaak weet de ene afdeling niet wat de ander doet. Met BOXapp kun je processen daarom over meerdere afdelingen laten verlopen en verschillende procedures aan elkaar koppelen. Zo wordt duidelijk welke werkzaamheden waar plaatsvinden en wie waarvoor verantwoordelijk is. Bovendien wordt op deze manier veel dubbel werk voorkomen.
Een nieuwe medewerker kan meteen aan de slag
Zijn procedures en werkwijzen niet vastgelegd? Dan weet een nieuwe medewerker niet wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit betekent dat de medewerker eerst ingewerkt moet worden en dat er in het begin vaak veel fouten worden gemaakt, vragen worden gesteld en vertraging optreedt, omdat de instructies niet duidelijk of onvolledig zijn.
Door procedures duidelijk (digitaal) vast te leggen, kan een nieuwe medewerker zich snel inlezen en altijd terugvallen op procedurebeschrijvingen, handleidingen en checklists. Dit zijn allemaal documenten die eenvoudig via BOXapp kunnen worden gemaakt.
Dit betekent niet alleen dat de medewerker sneller zelfstandig kan werken, maar ook dat de organisatie minder tijd en middelen kwijt is aan begeleiding en correcties.
Audits en wetgeving
Bedrijven krijgen steeds vaker te maken met wettelijke eisen waaraan hun administratieve processen moeten voldoen, zoals bewaartermijnen, privacyregels of financiële rapportageverplichtingen. Het standaardiseren en vastleggen van administratieve werkstromen helpt hierbij aanzienlijk. De regels kunnen direct in de processen worden opgenomen, zodat alles op de juiste manier wordt geregistreerd en eenvoudig aantoonbaar is tijdens audits.
Het standaardiseren van administratieve processen levert elke organisatie grote voordelen op. Het zorgt voor minder fouten, meer efficiëntie, betere samenwerking en vormt een solide basis voor groei. Het is geen ingewikkeld project, maar het vraagt wel om aandacht en discipline. Door BOXapp te gebruiken wordt het vastleggen en volgen van procedures een automatisme, waardoor de genoemde voordelen eenvoudig te realiseren zijn.
Neem contact op met Nomad IT voor meer informatie over BOXapp.
Zie ook: