Ontzorgde ICT van A tot Z
Procesregistratie is voor veel organisaties essentieel om grip te houden op werkzaamheden, kwaliteit te waarborgen en te voldoen aan wet- en regelgeving. Toch gaat het in de praktijk vaak mis. Fouten in procesregistratie leiden tot inefficiëntie, frustratie en zelfs compliance-risico’s.
In dit artikel ontdek je de meest voorkomende fouten bij procesregistratie én hoe je ze voorkomt. De oplossing voor veel van deze problemen is de applicatie BoxApp die door Nomad IT in eigen huis is ontwikkeld. BoxApp is een gebruiksvriendelijke en makkelijk te gebruiken applicatie die medewerkers in een organisatie duidelijkheid biedt over wat er van ze verwacht wordt en hoe ze taken dienen uit te voeren.
Fout 1. Processen worden niet volledig geregistreerd
Een bekend probleem is het niet volledig in kaart brengen van het proces. Het kan zijn dat bij de registratie een stap vergeten wordt, maar het kan ook zijn dat de maker een stap als vanzelfsprekend ziet. Vooral dat laatste is een vaak een misvatting. Wat voor een ervaren persoon die de procedure maakt vanzelfsprekend is, kan voor een onervaren medewerker minder logisch zijn. Bovendien kan ook een ervaren medewerker een logische stap vergeten als deze niet duidelijk op zijn takenlijst vermeld staat.
Oplossing:
BoxApp is dusdanig ontwikkeld dat u bij het invoeren geen stap overslaat. Bovendien kunnen deelprocessen in andere processen opgenomen worden. Als deze deelprocessen zorgvuldig zijn ingevoerd zal er bij het maken van een nieuw proces niet snel een stap worden overgeslagen. Hetzelfde geldt voor templates die als basis voor een nieuwe procesbeschrijving kunnen dienen.
Fout 2. Processen worden te ingewikkeld gemaakt
Iedereen moet een procesbeschrijving kunnen lezen. Ook daarom moeten stappen compleet en zorgvuldig worden ingevoerd. Er mogen geen onduidelijkheden zijn die fouten veroorzaken en tijdverlies opleveren.
Oplossing:
Beschrijf iedere stap in een proces duidelijk, en doe een check of de beschrijving voor medewerkers van verschillende niveaus duidelijk is. U kan beter meerdere op elkaar lijkende processen maken dan één proces met “mitsen en maren”. Door in BoxApp gebruik te maken van deelprocessen hoeft u maar 1 aanpassing te doen om meerdere processen te veranderen.
Fout 3. Ieder maakt zijn proces op een eigen manier
Als meerdere personen binnen een organisatie procesbeschrijvingen maken loopt men de kans dat er grote verschillen ontstaan in zowel het uitvoeren als het beschrijven van processen. Dit is voor medewerkers verwarrend en zorgt voor fouten, verwarring en tijdverlies.
Oplossing:
Maak ook voor het maken van processen een proces. Maak zoveel mogelijk gebruik van deelprocessen zodat processen automatisch op dezelfde manier verlopen.
Fout 4. Medewerkers vinden die processen maar een gedoe
Een van de grootste problemen is dat medewerkers het nut van processen niet inzien. Ze doen het dan wel op hun eigen manier. Er kan zelfs weerstand zijn tegen de geregistreerde processen omdat deze in strijd zijn met hun gewoontes, en omdat medewerkers vinden dat het extra werk oplevert.
Als niet iedereen zich niet aan de procedures houdt vallen alle voordelen weg. Iemand kan op zijn eigen manier een taak sneller uitvoeren, maar dat kan betekenen dat er verderop in het proces fouten gemaakt worden of dat daar tijdverlies optreedt. Dit moet dus voorkomen worden.
Oplossing:
Medewerkers moeten dus overtuigd worden van de voordelen en het belang van standaardprocedures. Het helpt om medewerkers te betrekken bij de implementatie. Door het hele proces te zien, en niet alleen hun deel, worden de voordelen duidelijk. Verder kunnen er via BoxApp werkbriefjes gemaakt worden met stappen die medewerkers moeten afvinken.
Het is bij het afvinken van processtappen wel belangrijk dat dit meteen gebeurd en niet achteraf. Dit kan voorkomen worden door de processtappen niet op papier maar digitaal af te laten vinken voordat er een volgende stap gedaan kan worden.
Fout 5. Processen verouderen
Het bedrijf veranderd, apparatuur wordt vernieuwd, er vinden nieuwe ontwikkelingen plaats. De manier van werken kan door omstandigheden veranderen, en daarmee kloppen de procedures mogelijk niet meer.
Oplossing:
Controleer periodiek de processen. Pas ze ook meteen aan als ze tijdens de werkzaamheden achterhaald zijn. In BoxApp kan u gelukkig de processen makkelijk aanpassen, en bij het gebruik van deelprocessen is er vaak maar één aanpassing nodig om een hele reeks procedures te actualiseren.
Meer weten over BoxApp?
Wilt u meer weten over BoxApp en hoe deze applicatie u in uw organisatie kan helpen? Neemt u dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.