Ontzorgde ICT van A tot Z
Procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn twee verschillende begrippen, maar ze dragen beide bij aan duidelijkheid, consistentie en kwaliteit in het werk. In deze tekst worden de kenmerken van beide toegelicht en wordt uitgelegd hoe procesbeschrijvingen en werkinstructies op een eenvoudige en effectieve manier kunnen worden vastgelegd, zodat de efficiëntie, productiviteit en duidelijkheid binnen de organisatie toenemen.
Waarom is een procesbeschrijving nuttig?
Een procesbeschrijving laat zien wat er gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het van begin tot eind beschrijven van een proces zorgt voor duidelijkheid en structuur. Iedereen werkt volgens dezelfde werkwijze en de stappen van een proces zitten niet alleen in het hoofd van één medewerker. Hierdoor blijft kennis behouden, kunnen taken eenvoudiger worden overgenomen en kunnen nieuwe medewerkers sneller worden ingewerkt. Daarnaast worden knelpunten, risico’s, dubbel werk en andere vormen van verspilling beter inzichtelijk.
Ook zijn procesbeschrijvingen vaak noodzakelijk in het kader van compliance en audits, bijvoorbeeld voor ISO-normen, de AVG en interne controles.
Waarom zijn werkinstructies nuttig?
Waar een procesbeschrijving vooral een algemeen overzicht biedt, zijn werkinstructies meer gedetailleerd en gericht op de uitvoering. Een werkinstructie beschrijft hoe een specifieke taak uitgevoerd moet worden, meestal stap voor stap.
Dit vermindert fouten, omdat de uitvoering van een taak niet afhankelijk is van de interpretatie van degene die deze uitvoert. Wanneer iedereen de stappen op dezelfde manier volgt, blijft de kwaliteit constant en gaat er minder tijd verloren aan vragen of uitzoekwerk. Bij risicovol werk zorgen duidelijke werkinstructies bovendien voor meer veiligheid. Ook hier geldt dat taken gemakkelijker kunnen worden overgenomen door anderen.
Registreren van processen en werkinstructies
Om procesbeschrijvingen en werkinstructies op een eenvoudige, duidelijke en gebruiksvriendelijke manier vast te leggen, heeft Nomad IT BOXapp ontwikkeld. BOXapp is een softwaretool waarmee werkstromen (workflows) en processen visueel en overzichtelijk kunnen worden weergegeven, vastgelegd en beheerd.
Met BOXapp kunnen processen worden weergegeven als stroomdiagrammen of overzichtelijke stappen, zodat iedereen in de organisatie kan zien hoe een proces werkt of uitgevoerd moet worden. Taken en stappen worden op een duidelijke manier vastgelegd, waardoor medewerkers snel begrijpen wat er moet gebeuren. Daarnaast maakt BOXapp het eenvoudig om processen en werkinstructies aan te passen en continu te verbeteren. Relevante informatie kan namelijk aan iedere processtap worden gekoppeld. Of deze nu in een Word document op de server staat of als informatie op een webpagina. Formulieren, handleidingen, foto’s, video’s, spreadsheets, werktekeningen, het kan allemaal vanuit een processtap worden opgevraagd.
Wilt u meer weten over BOXapp? Kijk dan bij de BOXapp Introductie of neem contact op met Nomad IT. Wij informeren u graag over de mogelijkheden.
Zie ook:
- Het belang van standaardisatie van administratieve processen
- Het voor medewerkers makkelijk toegankelijk maken van processen
- Zo kunt u binnen uw bedrijf de productiviteit verhogen
- Software voor processen: Zo weet iedereen wat te doen
- 5 fouten die gemaakt worden bij procesregistratie
- De kracht van goede procesregistratie
Foto: Grok (AI)