Ontzorgde ICT van A tot Z
Het lijkt goedkoop om een computer pas te vervangen als deze daadwerkelijk kapot gaat, of om zo lang mogelijk op de bestaande software door te draaien. Maar deze goedkoop kan in de praktijk duurkoop blijken.
Misschien duurt het opstarten van een computer steeds langer, loopt een programma regelmatig vast of moet een medewerker de computer tussendoorregelmatig opnieuw opstarten. Dat kost allemaal tijd, en tijd is geld. En wat als een computer het op ongelegen moment toch begeeft!
Verouderde computers en software kunnen een bedrijf ongemerkt steeds meer geld kosten. Gelukkig kunt u veel van deze kosten voorkomen door op tijd vooruit te kijken.
Een oude computer blijven gebruiken is niet altijd goedkoper
Een nieuwe computer aanschaffen kost geld. Het is daarom begrijpelijk dat u een computer zo lang mogelijk wilt gebruiken. Toch is het verstandig om verder te kijken dan de aanschafprijs.
Stel dat een medewerker regelmatig vijf minuten moet wachten tot de computer is opgestart en daarna ook nog vertraging ervaart bij het openen van programma’s. Bij elkaar kan dat al snel een kwartier per werkdag kosten. Bij twintig werkdagen is dat vijf uur per maand.
Wanneer dit bij meerdere medewerkers gebeurt, loopt het tijdverlies flink op. Daar komen de kosten van storingen, extra ondersteuning en eventuele reparaties nog bij.
Een computer hoeft dus niet kapot te zijn om economisch gezien aan vervanging toe te zijn. Kijk vooral naar de totale kosten en de invloed op het dagelijkse werk.
Verouderde software kan voor onverwachte kosten zorgen
Niet alleen computers verouderen. Ook Windows, boekhoudprogramma’s en andere zakelijke software moeten worden bijgewerkt of op termijn worden vervangen.
Een concreet voorbeeld is een computer waarop een versie van Windows staat die geen reguliere beveiligingsupdates meer ontvangt. De computer kan misschien nog prima werken, maar wordt daardoor kwetsbaarder voor beveiligingsproblemen. Bovendien kunnen nieuwe programma’s op termijn niet meer goed werken of helemaal niet meer worden ondersteund.
Ook andere situaties kunnen voor onverwachte uitgaven zorgen. Een oudere versie van een boekhoudprogramma kan bijvoorbeeld niet meer samenwerken met een nieuwe versie van Windows. Of een leverancier stopt met de ondersteuning van een applicatie, waardoor u moet overstappen naar een andere oplossing.
Daarbij kunnen kosten ontstaan voor nieuwe softwarelicenties, het aanpassen van instellingen, het overzetten van gegevens en het opnieuw inrichten van computers. Dat zijn uitgaven die vaak voorkomen hadden kunnen worden met een tijdige planning.
Zo voorkomt u onverwachte ICT-uitgaven
1. Houd bij hoe oud uw computers zijn
U hoeft niet iedere computer na een vast aantal jaren te vervangen. De levensduur hangt onder andere af van de kwaliteit, het gebruik en de werkzaamheden waarvoor de computer wordt ingezet.
Een computer waarop vooral e-mail en eenvoudige administratieve programma’s worden gebruikt, heeft andere eisen dan een werkplek waarop zware software draait.
Houd daarom per computer bij wanneer deze is aangeschaft, waarvoor hij wordt gebruikt en of er problemen zijn. Noteer ook wanneer de garantie afloopt en of het apparaat nog geschikt is voor de software die uw bedrijf nodig heeft.
Met zo’n eenvoudig overzicht ziet u aankomende vervangingen eerder aankomen. U kunt dan computers gespreid vervangen in plaats van onverwacht meerdere apparaten tegelijk te moeten aanschaffen.
2. Controleer wanneer software niet meer wordt ondersteund
Een programma kan jarenlang probleemloos functioneren, terwijl de leverancier de ondersteuning inmiddels heeft beëindigd. Dat is niet altijd direct zichtbaar voor de gebruiker.
Controleer daarom periodiek of uw besturingssystemen en belangrijke zakelijke applicaties nog beveiligingsupdates ontvangen. Let ook op aankondigingen van leveranciers over het beëindigen van ondersteuning.
Wacht niet tot een programma niet meer werkt. Op dat moment moet u vaak onder tijdsdruk een oplossing kiezen. Door eerder te beginnen, heeft u meer tijd om alternatieven te vergelijken en de overstap zorgvuldig te plannen.
3. Vervang niet alles tegelijk, maar plan vooruit
Een vervangingsplan hoeft geen ingewikkeld document te zijn. Een overzicht met de verwachte vervangingsdatum, de geschatte kosten en de prioriteit per computer is vaak al voldoende.
Stel bijvoorbeeld dat u vijf computers heeft die ongeveer even oud zijn. In plaats van te wachten tot ze problemen geven, kunt u vooraf bepalen welke computers als eerste aan vervanging toe zijn. De overige apparaten vervangt u in de periode daarna, afhankelijk van hun conditie en de beschikbare ondersteuning.
Zo spreidt u de investeringen en voorkomt u dat meerdere medewerkers tegelijkertijd zonder bruikbare werkplek komen te zitten.
4. Kijk verder dan alleen de aanschafprijs
Een goedkopere computer is niet altijd de voordeligste keuze. Een apparaat met te weinig werkgeheugen of opslagruimte kan al snel traag worden wanneer u meerdere programma’s tegelijk gebruikt.
Andersom is een dure computer niet altijd nodig. Voor veel kantoorwerkzaamheden is een degelijk zakelijk model met passende specificaties voldoende.
Laat bij twijfel beoordelen welke prestaties uw medewerkers werkelijk nodig hebben. Houd daarbij rekening met toekomstige ontwikkelingen, zoals intensiever gebruik van Microsoft 365, Teams en andere cloudapplicaties.
5. Vergeet back-ups en gegevensoverdracht niet
Bij vervanging van computers wordt vaak vooral aan de hardware gedacht. Maar wat gebeurt er met de bestanden, instellingen, e-mail en programma’s van de oude werkplek?
Als dit vooraf niet goed is geregeld, kan de overstap meer tijd en geld kosten dan verwacht. Medewerkers kunnen bestanden missen, programma’s opnieuw moeten instellen of niet direct verder kunnen werken.
Controleer daarom vooraf of belangrijke gegevens goed worden geback-upt en hoe deze naar de nieuwe computer worden overgezet. Een goede voorbereiding maakt de overstap meestal een stuk soepeler.
Laat uw ICT regelmatig controleren
Veel onverwachte ICT-kosten ontstaan doordat problemen pas worden aangepakt wanneer er iets misgaat. Een periodieke controle helpt om risico’s en toekomstige uitgaven eerder in beeld te krijgen.
Denk aan een overzicht van de leeftijd en staat van computers, de gebruikte softwareversies, de beveiliging en de verwachte vervangingskosten. Zo’n inventarisatie wordt ook wel een ICT-nulmeting genoemd.
Het resultaat is een praktisch overzicht van wat goed werkt, wat aandacht nodig heeft en welke investeringen u de komende jaren kunt verwachten. U hoeft dan niet direct alles te vervangen, maar kunt keuzes maken op basis van risico, noodzaak en budget.
Voorkom verrassingen met hulp van Nomad IT
Nomad IT helpt bedrijven met het beheer en de beveiliging van hun ICT. Daarbij kijken we niet alleen naar storingen van vandaag, maar ook naar problemen die in de toekomst kunnen ontstaan.
Als ontwikkelaar van BOXapp weten we bovendien hoe belangrijk het is dat kennis en werkinstructies goed worden vastgelegd en toegankelijk zijn. Ook bij ICT-beheer helpt een gestructureerde aanpak om werkzaamheden en afspraken overzichtelijk te houden.
Wilt u weten of uw computers en software nog voldoen en welke ICT-kosten u de komende jaren kunt verwachten? Nomad IT brengt uw situatie graag in kaart en adviseert u over verstandige vervolgstappen.
Neem vrijblijvend contact op. Zo krijgt u meer grip op uw ICT-uitgaven en voorkomt u dat een voorspelbare vervanging uitloopt op een onverwachte kostenpost.
Zie ook: