Ontzorgde ICT van A tot Z
Voor een goede bedrijfsvoering is software nodig. Bijvoorbeeld Microsoft 365, boekhoudsoftware, CRM-systemen en backup applicaties. En daarnaast gebruiken bedrijven vaak nog allerlei specialistische applicaties voor hun vakgebied. Steeds vaker wordt er daarbij gebruik gemaakt van software die in de cloud draait, want dat heeft veel voordelen. U hoeft bijvoorbeeld geen eigen servers te beheren, medewerkers kunnen overal werken en updates worden automatisch uitgevoerd.
Maar er is ook een nadeel. Het kan gebeuren dat de maandelijkse ICT-kosten ongemerkt stijgen. Er worden bijvoorbeeld wel abonnementen voor nieuwe medewerkers afgesloten, maar abonnementen van ex-medewerkers worden niet gestopt. Of er wordt een abonnement afgesloten dat in de praktijk niet gebruikt wordt, maar wel ongemerkt doorloopt. Als u niet uitkijkt betaalt u maandelijks veel meer dan nodig.
Gelukkig kunt u met enkele praktische maatregelen uw cloud- en softwarekosten aanzienlijk verlagen zonder in te leveren op kwaliteit of veiligheid. Nomad IT kan u hierbij adviseren. Hieronder geven we wat voorbeelden van onnodige kostenposten voor software en cloud-diensten.
Waarom lopen cloudkosten vaak op?
De kosten voor cloudsoftware kunnen erg interessant zijn Een abonnement van €10 of €20 per gebruiker per maand klinkt overzichtelijk. Maar na verloop van tijd kunnen de kosten oplopen door situaties zoals hier onder genoemd:
- Medewerkers zijn niet meer in dienst zijn, maar er is voor hen nog wel een licentie.
- Er wordt betaald voor verschillende softwarepakketten met dezelfde functie..
- Gebruikers maken gebruik van een uitgebreide licentie terwijl voor hen een goedkopere licentie voldoende is.
- Abonnementen die niet of nauwelijks worden gebruikt lopen door.
- Er wordt betaald voor een onnodig grote opslagruimte die maar blijft doorgroeien.
Omdat de kosten verspreid zijn over meerdere leveranciers en maandelijkse facturen, gaat het overzicht vaak verloren.
Bespaar kosten met een inventarisatie
De eerste stap naar kostenbesparing is een hele eenvoudige. Het begint met een overzicht van alle software en cloud-abonnementen.
Maak een overzicht met de volgende gegevens:
- Naam van de software.
- De maandelijkse of jaarlijkse kosten.
- Het aantal gebruikers.
- Het hoofddoel van de applicatie.
- De verantwoordelijke binnen de organisatie.
Veel ondernemers ontdekken tijdens zo’n inventarisatie al dat zij betalen voor software waarvan niemand precies weet waarom deze ooit is aangeschaft.
Controleer uw licenties
Een van de grootste besparingsmogelijkheden zit vaak in licentiebeheer.
Stel uzelf de volgende vragen:
- Heeft iedere medewerker nog een actieve licentie nodig?
- Gebruiken medewerkers alle functies waarvoor wordt betaald?
- Zijn er medewerkers met een premium licentie terwijl een standaardvariant voldoende is?
- Zijn er gedeelde mailboxen of accounts die goedkoper ingericht kunnen worden?
Vooral bij Microsoft 365 komt het vaak voor dat bedrijven duurdere licenties afnemen terwijl een goedkopere variant volledig voldoet aan de dagelijkse werkzaamheden.
Voorkom dubbele software
Veel organisaties schaffen nieuwe software aan zonder eerst te kijken welke mogelijkheden bestaande systemen al bieden.
Voorbeelden:
- Ze schaffen een aparte vergadertool aan, terwijl Microsoft Teams al aanwezig is.
- Een los projectmanagementpakket biedt functies die al beschikbaar zijn in Microsoft 365.
- Men betaalt voor extra opslagdiensten terwijl OneDrive of SharePoint al voldoende capaciteit bieden.
Door kritisch te kijken naar overlap kunt u niet alleen kosten besparen, maar ook het beheer makkelijker maken.
Let op verborgen kosten
Bij cloudoplossingen zitten veel overbodige kosten vaak niet in de basislicentie, maar in aanvullende diensten.
Denk daarbij aan:
- Extra opslagruimte.
- Geavanceerde beveiligingsopties.
- Back-updiensten.
- API-koppelingen.
- Integraties met andere systemen.
Deze uitbreidingen zijn vaak waardevol, maar controleer regelmatig of ze nog daadwerkelijk nodig zijn.
Gebruikersbeheer
Een bekend probleem: Wanneer medewerkers in of uit dienst treden, worden licenties niet altijd direct aangepast. Hierdoor blijven organisaties betalen voor accounts die niet meer worden gebruikt.
Door gebruikersbeheer te automatiseren of periodiek te controleren voorkomt u dat ongebruikte licenties maandenlang doorlopen. Een eenvoudige kwartaalcontrole kan al honderden euro’s per jaar besparen.
Maak afspraken over de aanschaf van nieuwe software
In veel bedrijven schaffen afdelingen zelfstandig software aan. Marketing kiest een nieuwe tool, sales neemt een CRM-uitbreiding af en administratie gebruikt weer een ander pakket. Het scheelt vaak flink in de kosten om dit centraal te regelen. Stel daarbij de volgende vragen:
- Wie mag nieuwe software aanschaffen?
- Welke beoordeling vindt vooraf plaats?
- Bestaat er al een vergelijkbare oplossing binnen het bedrijf?
- Wat zijn de totale jaarlijkse kosten?
Opvallend vaak blijkt de nieuwe software dan helemaal niet nodig te zijn.
Kijk verder dan alleen de prijs
De goedkoopste oplossing is niet altijd de voordeligste. Een goedkopere, maar minder geschikte, applicatie kan bijvoorbeeld leiden tot:
- Meer handmatig werk.
- Minder productiviteit.
- Extra ondersteuning.
- Hogere beveiligingsrisico’s.
Kijk daarom altijd naar de totale waarde die software oplevert. Een pakket dat medewerkers dagelijks tijd bespaart, verdient zichzelf vaak snel terug.
Plan jaarlijks een software evaluatie
Veel bedrijven evalueren hun software pas wanneer kosten uit de hand lopen. Een jaarlijkse software-audit helpt om dat te voorkomen.
Tijdens zo’n evaluatie beoordeelt u:
- Welke software actief wordt gebruikt.
- Welke licenties kunnen worden verlaagd.
- Welke abonnementen kunnen worden beëindigd.
- Welke systemen elkaar overlappen.
- Of de huidige oplossingen nog aansluiten bij de bedrijfsdoelen.
Dit geeft niet alleen inzicht in kosten (en een besparing), maar het biedt ook kansen om processen verder te verbeteren.
De rol van Nomad IT als ICT-partner
Voor veel MKB-bedrijven is ICT niet de kernactiviteit. Daardoor ontbreekt vaak de tijd om alle abonnementen, licenties en mogelijkheden voortdurend te monitoren. Nomad IT kan u helpen bij:
- Licentieoptimalisatie.
- Kostenanalyses.
- Beveiligingscontroles.
- Een cloudstrategie.
- Keuze uit aanbieders van cloud-diensten en software.
Neem vrijblijvend contact met ons op en we vertellen u hoe wij u kunnen helpen met het besparen op uw ICT kosten.