Maak uw bedrijf minder afhankelijk van 1 persoon

Wat gebeurt er als die ene medewerker die alles weet een week ziek is? Of als een collega met vakantie gaat en niemand anders precies weet hoe een bepaalde bestelling verwerkt moet worden, waar een belangrijk bestand staat of hoe een machine ingesteld moet worden?

Bij veel bedrijven blijkt dan pas hoeveel kennis er eigenlijk in de hoofden van individuele medewerkers zit.

Dat hoeft geen probleem te zijn. Door bedrijfsprocessen, werkinstructies en bijbehorende informatie goed vast te leggen, kunnen collega’s elkaars werkzaamheden veel gemakkelijker overnemen. Met BOXapp van Nomad IT kunt u die kennis op een overzichtelijke manier binnen uw organisatie beschikbaar maken. Zo wordt uw bedrijf flexibeler en bent u minder afhankelijk van individuele medewerkers.

Wat als de enige deskundige even niet beschikbaar is?

In veel organisaties zijn werkzaamheden in de loop der jaren op een bepaalde manier gegroeid. Een medewerker heeft een werkwijze ontwikkeld, weet welke uitzonderingen er zijn en heeft ondertussen allerlei praktische kennis verzameld. Collega’s weten dat ze bij deze persoon terechtkunnen als ze ergens niet uitkomen.

Dat werkt prima zolang iedereen aanwezig is. Maar zodra de betreffende medewerker vrij is, ziek wordt of uit dienst gaat, ontstaat er een probleem. Een collega kan het werk misschien gedeeltelijk uitvoeren, maar loopt vast bij een afwijkende situatie. Welke stappen moeten worden gevolgd? Welk formulier is nodig? En waar staat die ene handleiding ook alweer?

Het gevolg is dat werkzaamheden blijven liggen, klanten moeten wachten en andere medewerkers voortdurend vragen moeten stellen. Soms worden zelfs fouten gemaakt doordat iemand noodgedwongen zelf een oplossing bedenkt.

Ook bij korte afwezigheid kan dit lastig zijn. Een medewerker die in een vergadering zit, een dag vrij is of een klant bezoekt, kan niet altijd direct antwoord geven op vragen van collega’s. Daardoor wordt één persoon al snel een onbedoeld knelpunt in de organisatie.

Persoonlijke kennis omzetten in kennis van het bedrijf

De oplossing is niet om iedere medewerker alles te laten weten. Dat is in de praktijk onhaalbaar. Het gaat erom dat belangrijke kennis niet uitsluitend bij één persoon aanwezig is, maar op een vaste plek wordt vastgelegd en beschikbaar is voor de mensen die deze nodig hebben.

Dat begint met het beschrijven van de werkzaamheden. Welke stappen moeten worden uitgevoerd? In welke volgorde? Welke informatie is daarvoor nodig? En wat moet iemand doen als de situatie net even anders is dan gebruikelijk?

Een goede procesbeschrijving geeft antwoord op deze vragen. Niet met een uitgebreid document dat niemand graag leest, maar met een duidelijke uitleg die iemand tijdens het werk kan volgen.

Daarbij is alleen een beschrijving van de stappen vaak niet voldoende. De benodigde handleidingen, formulieren, foto’s, tekeningen en andere bestanden moeten ook gemakkelijk terug te vinden zijn. Anders weet een collega misschien wel wat er moet gebeuren, maar niet hoe hij of zij dat precies moet uitvoeren.

Juist de combinatie van een duidelijke procesbeschrijving en direct beschikbare achtergrondinformatie maakt het verschil.

Hoe BOXapp helpt om werkzaamheden vast te leggen

BOXapp is een applicatie van Nomad IT waarmee u bedrijfsprocessen op een eenvoudige, maar duidelijke manier kunt vastleggen, beheren en delen. De werkzaamheden worden overzichtelijk weergegeven in een processchema, zodat medewerkers kunnen zien welke stappen nodig zijn en hoe deze met elkaar samenhangen.

Bij iedere processtap kunnen relevante informatiebronnen worden gekoppeld. Denk aan een webpagina, een document, een foto, een video, een werktekening, een handleiding of een formulier dat tijdens de uitvoering moet worden ingevuld.

Stel dat een medewerker een machine moet omstellen. In het processchema staat welke handelingen nodig zijn. Bij de betreffende stap vindt de medewerker direct de juiste werkinstructie en een foto waarop te zien is welke onderdelen moeten worden aangepast. Is er een controleformulier nodig? Dan kan ook dat aan de stap worden gekoppeld.

De medewerker hoeft dus niet eerst een collega te bellen, door oude e-mails te zoeken of verschillende mappen op een netwerkschijf af te lopen. De informatie staat bij de werkzaamheden waarvoor deze nodig is.

Dat maakt BOXapp niet alleen geschikt voor het beschrijven van bedrijfsprocessen, maar ook voor het beschikbaar maken van de kennis die nodig is om die processen goed uit te voeren.

Praktijkvoorbeelden: minder afhankelijk van één medewerker

Een bestelling verwerken tijdens vakantie

Bij een groothandel verzorgt één medewerker normaal gesproken de verwerking van binnenkomende bestellingen. Deze persoon weet precies hoe orders worden gecontroleerd, welke uitzonderingen er zijn en wanneer er contact moet worden opgenomen met een leverancier.

Wanneer deze medewerker met vakantie gaat, moet een collega het werk overnemen. Zonder duidelijke instructies kost dat veel tijd. De collega moet vragen stellen, oude bestellingen bekijken en hopen dat hij niets over het hoofd ziet.

Door het bestelproces in BOXapp vast te leggen, kan de vervanger de stappen zelfstandig doorlopen. Bij iedere stap staat welke gegevens gecontroleerd moeten worden en welke informatie nodig is. Ook uitzonderingen, zoals een onvolledige bestelling of een afwijkende leverdatum, kunnen worden beschreven.

De vakantie van één medewerker hoeft daardoor niet meer te betekenen dat de verwerking van bestellingen stilvalt.

Een nieuwe medewerker leert het werk sneller

Nieuwe medewerkers moeten vaak veel leren voordat ze zelfstandig aan de slag kunnen. In kleine bedrijven gebeurt dat meestal door mee te kijken met een ervaren collega. Die legt uit hoe het werk wordt uitgevoerd en vertelt ondertussen allerlei praktische bijzonderheden.

Het nadeel is dat deze uitleg tijd kost en niet altijd volledig is. Bovendien vertelt iedere collega het misschien net iets anders.

Met vastgelegde processen kan een nieuwe medewerker de werkzaamheden stap voor stap leren kennen. De bijbehorende instructies, voorbeelden en formulieren zijn direct beschikbaar. Een ervaren collega blijft natuurlijk belangrijk voor begeleiding en vragen, maar hoeft niet steeds dezelfde basisuitleg opnieuw te geven.

Dat maakt het inwerken overzichtelijker en helpt om nieuwe medewerkers sneller zelfstandig te laten werken.

Onderhoud uitvoeren zonder de vaste monteur

Bij een productiebedrijf weet een ervaren monteur precies hoe bepaalde machines moeten worden gecontroleerd en onderhouden. Hij kent de bijzonderheden van iedere machine en weet welke handelingen extra aandacht vragen.

Als deze monteur afwezig is, kan het onderhoud vertraging oplopen. Een andere medewerker heeft misschien voldoende technische kennis, maar mist de specifieke instructies voor deze machine.

In BOXapp kan het onderhoudsproces worden vastgelegd met verwijzingen naar onderhoudshandleidingen, foto’s, technische tekeningen en controlelijsten. Ook kan worden beschreven welke controles na afloop moeten worden uitgevoerd.

Een bevoegde collega kan het werk daardoor gemakkelijker overnemen. Uiteraard moeten veiligheidsvoorschriften en eventuele eisen aan opleiding of bevoegdheid altijd worden gerespecteerd. Het vastleggen van kennis vervangt geen noodzakelijke vakbekwaamheid, maar maakt de beschikbare kennis wel beter bruikbaar.

Een klantvraag beantwoorden zonder lang zoeken

Bij een dienstverlenend bedrijf weet één medewerker precies hoe bepaalde klantvragen moeten worden afgehandeld. Welke gegevens moeten worden opgevraagd? Welke afspraken gelden er? En wanneer moet een vraag worden doorgezet naar een andere afdeling?

Als deze medewerker niet bereikbaar is, kan een collega de klant niet altijd direct helpen.

Door de afhandeling van veelvoorkomende klantvragen vast te leggen, inclusief voorbeeldantwoorden, relevante documenten en afspraken, kunnen andere medewerkers sneller een passend antwoord geven. Dat verkleint de afhankelijkheid van één deskundige en voorkomt dat klanten onnodig moeten wachten.

Een administratieve procedure uitvoeren die maar af en toe voorkomt

Niet alle werkzaamheden worden dagelijks uitgevoerd. Denk aan het afsluiten van een boekjaar, het voorbereiden van een periodieke controle of het afhandelen van een bijzondere retourzending.

Juist bij dit soort werkzaamheden is het lastig om alles te onthouden. Als een procedure maar enkele keren per jaar voorkomt, is de kans groot dat de medewerker opnieuw moet uitzoeken hoe het ook alweer zat.

Een vastgelegde procesbeschrijving biedt dan uitkomst. De medewerker kan de stappen volgen en vindt bij iedere stap de benodigde formulieren, instructies en andere documenten terug. Zo hoeft de procedure niet iedere keer opnieuw te worden uitgevonden.

Alleen processen beschrijven is niet genoeg

Een veelgemaakte fout is dat een bedrijf wel werkinstructies opstelt, maar deze vervolgens verspreid opslaat. Een deel staat in Word-documenten, een ander deel in e-mails en weer andere informatie staat op een netwerkschijf of in een map die alleen een bepaalde medewerker kent.

Daarmee is de kennis misschien wel vastgelegd, maar nog niet eenvoudig beschikbaar gemaakt.

Een goede aanpak begint daarom met het bepalen welke werkzaamheden belangrijk zijn en waar de grootste afhankelijkheid van individuele medewerkers zit. Begin bijvoorbeeld met processen waarbij regelmatig vragen ontstaan, werkzaamheden vertraging oplopen of fouten worden gemaakt wanneer iemand afwezig is.

Beschrijf vervolgens niet alleen de normale werkwijze, maar ook de situaties waarin het anders loopt. Juist die uitzonderingen bevatten vaak de kennis die normaal gesproken alleen de ervaren medewerker bezit.

Koppel daarna de benodigde informatie aan de juiste processtappen. Zorg ervoor dat medewerkers niet hoeven te twijfelen welke versie van een formulier of handleiding ze moeten gebruiken. Wijs ook iemand aan die verantwoordelijk is voor het actueel houden van de procesbeschrijvingen.

Met BOXapp kunt u deze informatie overzichtelijk bij elkaar brengen, zodat medewerkers niet alleen weten wat ze moeten doen, maar ook direct toegang hebben tot de informatie waarmee ze het werk kunnen uitvoeren.

Begin met de werkzaamheden die kwetsbaar zijn

U hoeft niet direct alle bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Dat kan een omvangrijke klus worden en is meestal niet nodig om al resultaat te behalen.

Kijk eerst eens naar de dagelijkse praktijk. Welke collega wordt het vaakst gebeld met vragen? Welke werkzaamheden liggen stil als een bepaalde persoon afwezig is? En bij welke taken zegt iemand regelmatig: “Dat weet alleen Jan” of “Daar moet je even bij Marieke zijn”?

Dat zijn goede aanknopingspunten om mee te beginnen.

Leg eerst de belangrijkste werkzaamheden vast en breid dit geleidelijk uit. Betrek de medewerkers die het werk uitvoeren, want zij weten vaak precies waar de praktische knelpunten zitten. Laat hen ook controleren of een collega de instructies daadwerkelijk kan volgen zonder aanvullende uitleg.

Een eenvoudige test is om een collega die de betreffende taak niet dagelijks uitvoert de procesbeschrijving te laten gebruiken. Waar loopt deze persoon vast? Welke informatie ontbreekt? En welke stap blijkt in de praktijk minder duidelijk dan gedacht?

Door de instructies op deze manier te verbeteren, ontstaat documentatie die niet alleen op papier goed klinkt, maar ook echt bruikbaar is tijdens het werk.

Minder afhankelijkheid maakt uw bedrijf flexibeler

Wanneer belangrijke kennis goed is vastgelegd, verandert er meer dan alleen de manier waarop medewerkers informatie opzoeken.

Werkzaamheden kunnen gemakkelijker worden verdeeld. Vakantie en ziekte veroorzaken minder snel problemen. Nieuwe medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt en ervaren collega’s krijgen meer tijd voor werkzaamheden waarvoor hun specifieke expertise echt nodig is.

Ook wanneer een medewerker uit dienst gaat, blijft de vastgelegde werkwijze beschikbaar. De kennis die binnen het bedrijf is opgebouwd, verdwijnt dan niet zomaar met die persoon mee.

Dat betekent niet dat ervaring en vakmanschap overbodig worden. Integendeel. De kennis van ervaren medewerkers blijft waardevol, maar wordt ook beschikbaar voor anderen. Daardoor kan het hele bedrijf ervan profiteren.

BOXapp: bedrijfskennis vastleggen en delen

Met BOXapp van Nomad IT kunt u bedrijfsprocessen, werkinstructies en bijbehorende informatie op één overzichtelijke manier toegankelijk maken. U legt vast hoe werkzaamheden worden uitgevoerd en koppelt aan iedere processtap de relevante documenten, webpagina’s, foto’s, video’s en formulieren.

Zo hoeven medewerkers niet langer afhankelijk te zijn van de bereikbaarheid of het geheugen van één collega. Ze kunnen zelf opzoeken wat er moet gebeuren en beschikken direct over de informatie die ze daarvoor nodig hebben.

Wilt u weten hoe BOXapp uw organisatie kan helpen om kennis beter te borgen, werkzaamheden eenvoudiger overdraagbaar te maken en minder afhankelijk te worden van individuele medewerkers? Nomad IT, de ontwikkelaar van BOXapp, vertelt u er graag meer over. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.