Ontzorgde ICT van A tot Z
Door alle werkstromen binnen een organisatie duidelijk vast te leggen kan er efficiënt, foutloos en op altijd gelijke manier gewerkt worden. Hier vertellen we u meer over werkstromen en over een eenvoudige manier om alle procedures binnen een werkstroom eenduidig vast te leggen.
Wat verstaan we onder werkstromen?
Een werkstroom is een reeks stappen die u volgt om een taak of proces uit te voeren. Werkstromen voeren we de hele dag door ongemerkt uit. Dat begint al bij het opstaan. U gaat het bed uit, neemt een douche, kleed zich aan, zet koffie, maakt ontbijt, eet en drinkt dit op, poetst de tanden, enzovoort.
Het is niet nodig om de stappen van deze ochtendroutine vast te leggen, maar dat kan anders zijn bij de stappen die u gedurende de dag zakelijk uitvoert. Bijvoorbeeld bij de stappen die gevolgd worden om een offerte uit te brengen, om de voorraden op peil te houden of om een servicevraag af te handelen.
Werkstromen binnen een organisatie
Dit kunnen uitgebreide procedures zijn met veel stappen. Het is dan belangrijk de werkstroom in kaart te brengen en vast te leggen. Wie doet wat wanneer? En hoe hebben we het de vorige keer ook al weer gedaan? En wat als iemand de taken moet overnemen? Vaak worden deze procedures vastgelegd in Word documenten, maar ook op een kladblaadje of op een Post-it. Allemaal losse procedures, die kwijt raken of waarvan op een bepaald moment niemand het bestaan meer afweet.
Het registreren van een werkstroom in BOXapp
Nomad IT heeft als oplossing BOXapp ontwikkeld. Met deze software worden werkzaamheden van verschillende medewerkers op dezelfde manier uitgevoerd. Processen worden met één klik omgezet in een takenlijst en toegekend aan een medewerker. En wanneer één proces al dan niet gebruik op meerdere plaatsen veranderd, veranderen alle werkstromen mee met de nieuwe manier van werken. Met de BOXapp software zorgt voor tijdswinst, standaardisatie, minder fouten, meer controle, en het brengt u consistentie in uw organisatie en bedrijfsvoering.
Voorbeeld van het registreren van een werkstroom
Zoals u kon lezen komen werkstromen overal voor. In het dagelijks leven, maar vooral bij bedrijven en organisaties. Hieronder beschrijven we als voorbeeld de stappen van een werkstroom die relevant is voor ieder bedrijf of organisatie, namelijk het betalen van een ontvangen factuur.
- De factuur komt binnen per e-mail of post.
- Een medewerker kijkt of het bedrag en de andere gegevens kloppen, en of de dienst of het product geleverd is.
- De factuur wordt ingevoerd in het boekhoudprogramma.
- De leidinggevende keurt de betaling goed.
- De factuur wordt betaald.
- De factuur wordt digitaal gearchiveerd.
Procedures binnen een procedure
Deze werkstroom bestaat uit heel algemene stappen die ook nog eens door verschillende personen worden uitgevoerd. Binnen de stappen bevinden zich ook weer procedures. Neem bijvoorbeeld de controle:
- Opvragen offerte op om te zien of de bedragen kloppen.
- Vraag aan betreffende afdeling om te controleren of de levering heeft plaatsgevonden.
- Vraag aan gebruiker of de levering naar tevredenheid is afgehandeld.
En ook binnen deze procedures zullen er weer diverse stappen zijn die allemaal gedocumenteerd moeten worden om de werkstroom soepel en foutloos te alten verlopen, en altijd op dezelfde manier.
Met BOXapp kunt u iedere werkstroom vastleggen. Met duidelijke procedures waarbij iedere afdeling en werknemer precies weet wat er verwacht wordt. Met eventueel links naar handleidingen, websites, software en andere informatie en benodigdheden die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkstromen.
Meer informatie over de BOXapp
Wilt u weten hoe BOXapp uw processen kan stroomlijnen? Lees dan de BOXapp informatie of neem contact op met Nomad IT voor een demonstratie.