ICT voor een stichting: Veilig en betrouwbaar

Of het nu gaat om zorg, cultuur, onderwijs of duurzaamheid, bij een stichting gaat het om het maatschappelijke doel. Maar ook een stichting komt niet onder een goede ICT-infrastructuur uit. Maar stichtingen hebben ook andere ICT-vraagstukken dan commerciële organisaties. Een stichting werkt regelmatig met een combinatie van medewerkers, vrijwilligers en bestuursleden die allemaal toegang nodig hebben tot informatie en systemen.

Tegelijkertijd is er vaak geen aparte ICT-afdeling of IT-medewerker en moet het beschikbare budget zorgvuldig worden besteed. Een goede ICT-omgeving helpt een stichting om efficiënter te werken, gegevens veilig te bewaren en vrijwilligers eenvoudig te laten samenwerken..

Maar dit alles moet wel bijzonder goed beveiligd zijn. Stichtingen beschikken namelijk vaak over privacygevoelige informatie waar cybercriminelen op azen.

Bescherming van privacygevoelige gegevens

Nog meer dan commerciële bedrijven moeten stichtingen daarom hun computers, telefoons en netwerk beschermen tegen kwaadwillenden. De persoonsgegevens van donateurs, cliënten en leden mogen niet door nalatigheid van de stichting op straat komen te liggen. En dat kan sneller gebeuren dan u denkt. Het reageren op een vals mailtje of het uitlekken van een wachtwoord kan al grote gevolgen hebben. Toch wilt u niet dat medewerkers, deelnemers of vrijwilligers continu met veiligheid bezig zijn. Daarom is het voor een stichting belangrijk dat er een veilig en betrouwbaar, maar ook prettig werkend systeem wordt opgezet.

Nomad IT kan u als stichting helpen met het opzetten van een zo veilig mogelijke ICT-infrastructuur. Veilig, maar ook duidelijk en toegankelijk voor iedereen die ermee werkt, met bijvoorbeeld goede toegangsbeveiliging en controle op het netwerkverkeer.

Communicatie en samenwerking

Maar onze kennis stopt niet bij cybersecurity. Als u kiest voor Nomad IT als ICT-partner, helpen wij u ook met de andere facetten van uw automatisering, zoals communicatie. Bij menig stichting is communicatie essentieel. Vaak wordt er gewerkt met mensen die niet dagelijks op kantoor zijn, of zelfs volledig op afstand samenwerken. Dan is het belangrijk dat e-mail, documenten en agenda’s goed op elkaar aansluiten.

Zo werken veel stichtingen met vrijwilligers. Veel van deze vrijwilligers hebben regelmatig toegang nodig tot documenten, e-mail of andere systemen. Het is belangrijk dat zij alleen toegang krijgen tot informatie die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Vrijwilligers hebben vaak verschillende niveaus van ICT-kennis. Daarom is het belangrijk dat systemen eenvoudig werken en dat ondersteuning beschikbaar is wanneer iemand problemen ervaart. Een goed ingerichte digitale werkomgeving voorkomt dat vrijwilligers zelf oplossingen gaan zoeken, bijvoorbeeld door bestanden via privé-e-mail of onveilige opslagdiensten te delen.

Wanneer vrijwilligers stoppen, moeten toegangsrechten ook weer eenvoudig kunnen worden ingetrokken. Dit voorkomt dat oude accounts actief blijven en dat gevoelige informatie toegankelijk blijft voor mensen buiten de stichting.

Als iedereen eenvoudig bij de juiste informatie kan, verloopt de samenwerking een stuk soepeler. Voor samenwerking tussen personen op verschillende locaties zijn prima oplossingen beschikbaar. Wij kunnen u daar alles over vertellen en u adviseren bij uw keuze.

Veranderingen in het bestuur

Bij veel stichtingen verandert het bestuur regelmatig. Een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester moet dan snel toegang krijgen tot belangrijke informatie. Wanneer documenten verspreid staan over persoonlijke laptops, mailboxen of losse opslaglocaties, kan een bestuurswisseling voor problemen zorgen.

Door documenten centraal op te slaan en afspraken te maken over beheer en toegangsrechten blijft belangrijke informatie beschikbaar voor het nieuwe bestuur.

Volledige ontzorging van uw ICT

Nomad IT kan uw stichting volledig ontzorgen op ICT-gebied. Dat betekent dat we het werkplekbeheer en netwerkbeheer van u over kunnen nemen. We zorgen voor back-ups, updates, controle op het netwerkverkeer en systemen die aan de AVG-regels voldoen. We adviseren u als zaken beter en veiliger kunnen en zorgen ervoor dat uw systemen goed blijven draaien, zodat uw administratie, fondsenwerving en subsidies niet in gevaar komen.

En dit alles doet Nomad IT tegen betaalbare tarieven, want we zijn ons ervan bewust dat u als stichting zuinig met uw budget moet omgaan. We streven er dan ook altijd naar om u een moderne en veilige ICT aan te bieden zonder grote investeringen in eigen servers en zonder hoge kosten voor software, hardware en licenties.

Neem contact met ons op als u meer wilt weten.

Checklist ICT voor stichtingen

Tot slot bieden wij u hieronder een checklist aan waarmee u kunt bepalen of de ICT bij uw stichting goed is geregeld.

✓ Vrijwilligers hebben alleen toegang tot noodzakelijke informatie
✓ Oude accounts worden verwijderd
✓ Bestanden worden centraal opgeslagen
✓ Bestuursoverdracht is goed geregeld
✓ MFA is ingesteld
✓ Er is een betrouwbare back-up
✓ Apparaten zijn beveiligd
✓ Er is een aanspreekpunt voor ICT-vragen

Foto: Grok (AI)