Ontzorgde ICT van A tot Z
Kent u het probleem? U heeft tijd en energie gestoken in het vastleggen van processen, werkinstructies en afspraken. U heeft perfect werkende procedures bedacht en alles netjes beschreven. Maar in de praktijk blijkt dat medewerkers toch hun eigen werkwijze blijven volgen.
Dat is frustrerend. Niet alleen omdat het werk is geweest om alles vast te leggen, maar ook omdat het doel van procesregistratie juist is om efficiënter, consistenter en minder foutgevoelig te werken. En die doelen worden nog steeds niet gehaald.
Gelukkig is dit probleem op te lossen.
Waarom medewerkers processen niet volgen
Laten we eerst kijken naar waarom het mis gaat. Daarvoor hebben we diverse redenen geïnventariseerd.
- Medewerkers weten niet dat er uberhaubt een procesbeschrijving bestaat;
- Ze weten wel dat hij bestaat, maar niet waar deze te vinden is;
- Ze beschikken wel over de beschrijving, maar deze is te ingewikkeld;
- Het proces sluit niet aan op de dagelijkse praktijk;
- Er vindt geen controle plaats op de uitvoering;
- Medewerkers zien het nu van de procedure niet in.
Wanneer een procesdocument bestaat uit twintig pagina’s tekst die ergens op een server staat, is de kans klein dat medewerkers het regelmatig raadplegen. Een programma als BOXapp is de oplossing. Deze maakt het mogelijk dat medewerkers zowel digitaal als op papier procedures op laagdrempelige manier kunnen raadplegen.
Maak processen eenvoudig en praktisch
Een proces moet medewerkers helpen, niet afremmen. En toch is dat laatste vaak het geval. Probeer om dat te voorkomen processen zo eenvoudig mogelijk vast te leggen:
- Gebruik duidelijke taal;
- Vermijd vakjargon zo veel mogelijk;
- Werk met stappenplannen;
- Voeg afbeeldingen, en links naar relevante documenten toe;
- Beschrijf alleen wat echt belangrijk is.
Een medewerker moet binnen enkele seconden kunnen begrijpen wat de bedoeling is, en eventuele aanvullende informatie moet meteen beschikbaar zijn. Dat is iets dat BOXapp biedt.
Een goede test om te bepalen of een processtap duidelijk beschreven is, is de vraag “Als een nieuwe medewerker morgen begint, kan deze dit proces dan zonder uitleg volgen?”. Als het antwoord op die vraag Nee is, dan is de procedurebeschrijving te ingewikkeld.
Betrek medewerkers bij het vastleggen
Een grote fout die vaak gemaakt wordt is processen schrijven zonder dat de mensen die het werk uitvoeren daarbij betrokken worden. En dat is zonde want deze mensen weten juist waar de fouten ontstaan, welke stappen in een procesbeschrijving ontbreken en (heel belangrijk) wat wel en niet werkt in de praktijk. De procedurebeschrijving wordt dus beter als de uitvoerenden er bij betrokken worden. Bovendien geeft het veel meer draagvlak. Mensen zijn veel eerder bereid afspraken te volgen wanneer zij hebben geholpen deze afspraken vorm te geven.
Leg uit waarom het belangrijk is
Ook is het natuurlijk van groot belang dat medewerkers weten waarom ze iets op een bepaalde manier moeten doen. Duidelijke procedures zorgen voor minder fouten, minder tijdverlies, meer duidelijkheid, een snellere overdracht van werkzaamheden, een hogere klanttevredenheid en een minder grote afhankelijkheid van bepaalde medewerkers. Iedereen profiteert hiervan, maar dat is niet altijd meteen duidelijk. Investeer daarom in tijd om dit uit te leggen.
Maak processen onderdeel van het dagelijkse werk
Een proces dat in een bureaulade ligt of ergens in een digital map wordt opgeslagen, wordt vaak vergeten. In BOXapp kan er daarom gebruik worden gemaakt van checklists, stappenplannen, takenlijstjes, werkinstructies en andere output waarmee medewerkers dagelijks werken, waardoor het volgen van procedures min of meer ongemerkt gaat.
Geef het goede voorbeeld
Medewerkers kijken naar het gedrag van hun leidinggevenden. Als deze weinig interesse toont in procedures of zelf regelmatig afwijkt van vastgestelde werkwijzen, wordt er een afgegeven dat processen niet zo belangrijk zijn.
Wilt u dat medewerkers processen serieus nemen? Dan zult u dat zelf ook moeten doen.
Controleer en bespreek naleving
Vertrouwen is belangrijk, maar zonder controle verdwijnen processen vaak naar de achtergrond. Dat betekent niet dat u voortdurend moet controleren of medewerkers fouten maken, maar het is wel verstandig om te kijken of processen gevolgd worden en om regelmatig te evalueren of medewerkers tegen problemen aanlopen en of er daarvoor verbeteringen in de processen moeten worden aangebracht.
In BOXapp kunnen er daarom evaluatiemomenten worden ingepland. Dit voorkomt dat men blijft doormodderen met matige werkende processen.
Wel is het verstandig om regelmatig te kijken:
Motiveren werkt beter dan dwingen
Veel ondernemers vragen zich af hoe zij medewerkers kunnen dwingen processen te volgen. Dwingen is echter niet de manier. Motiveren wel! Wanneer medewerkers ervan doordrongen zijn dat
In de praktijk werkt motivatie vaak beter dan dwang. Wanneer medewerkers begrijpen dat processen zorgen voor minder fouten, minder stres, meer duidelijkheid en een betere samenwerking ontstaat er meer betrokkenheid. En geef medewerkers die actief bijdragen aan verbeteringen de waardering die ze verdienen en laat zien dat hun ideeën serieus worden genomen.
Toch is het soms noodzakelijk om wat meer dwang uit te oefenen, vooral als de veiligheid, de klanttevredenheid en de wettelijke regelgeving onder druk staan. Maar handhaving werkt het best wanneer medewerkers eerst voldoende uitleg, ondersteuning en middelen hebben gekregen om het proces correct uit te voeren.
BOXapp
Er zullen altijd medewerkers zijn die steken laten vallen en zich niet 100% aan de procedures houden. Maar met de BOXapp applicatie beschikt u wel over de beste tool om medewerkers op een laagdrempelige, praktische en plezierige manier met procedures te laten werken. BOXapp van Nomad IT is een gebruiksvriendelijke applicatie waarmee u bedrijfsprocessen, procedures, werkstromen en werkinstructies eenvoudig kunt vastleggen, beheren en delen met medewerkers. Zo heeft iedereen altijd toegang tot actuele informatie en wordt het gemakkelijker om volgens vaste werkwijzen te werken.
Wilt u een demonstratie van deze software? Neemt dan vrijblijvend contact met ons op en we laten u zien wat er allemaal met BOXapp mogelijk is.