Ontzorgde ICT van A tot Z
Het goed registreren van bedrijfsprocessen is heel belangrijk om binnen een bedrijf soepel te kunnen werken, maar minstens zo belangrijk is het om deze procesbeschrijvingen eenvoudig toegankelijk te maken voor medewerkers. Want anders worden deze niet geraadpleegd!
Veel bedrijven besteden de nodige aandacht aan het vastleggen van hun bedrijfsprocessen. Er worden procesbeschrijvingen gemaakt, werkinstructies opgesteld en belangrijke kennis wordt gedocumenteerd. Maar het resultaat van deze inspanningen valt soms tegen. Het blijkt dat processen nauwelijks worden gevolgd. De oorzaak: medewerkers weten deze informatie niet goed te vinden.
Dat is jammer, want een procesbeschrijving heeft alleen waarde wanneer medewerkers deze daadwerkelijk gebruiken. Daarom is het niet alleen belangrijk om processen vast te leggen, maar ook om ze eenvoudig toegankelijk te maken voor iedereen die ermee moet werken.
Waarom toegankelijke processen belangrijk zijn
Iedere medewerker loopt wel eens tegen een vraag aan. Bijvoorbeeld: welke stappen moeten worden uitgevoerd? Waar staat het juiste formulier? Of welke procedure moet in deze situatie worden gevolgd?
Wanneer een procesbeschrijving lastig te vinden is, wordt er onnodig veel tijd verspild aan het zoeken naar het antwoord. Of men belast een collega met de vraag, of, nog erger, men doet maar wat en maakt daardoor fouten.
Door processen centraal beschikbaar te maken, kan iedere medewerker zelfstandig de juiste informatie opzoeken wanneer dat nodig is.
Alles makkelijk te vinden met BOXapp
Met de BOXapp van Nomad IT is iedere procedure eenvoudig terug te vinden. En niet alleen de stappen van een proces, maar ook de bijbehorende bestanden en documenten zoals handleidingen, websites, rekenbladen en formulieren.
Procesbeschrijvingen moeten eenvoudig te raadplegen zijn, en daar zorgt BOXapp voor. Wanneer een medewerker een vraag heeft, moet hij of zij naar een centraal punt kunnen gaan om daar zonder moeite te kunnen zien:
- Welke stappen uitgevoerd moeten worden.
- Welke medewerker verantwoordelijk is.
- Welke documenten nodig zijn.
- Welke formulieren gebruikt moeten worden.
- Welke aanvullende informatie beschikbaar is.
Doordat informatie via BOXapp overzichtelijk en snel toegankelijk is, neemt de kans aanzienlijk toe dat processen daadwerkelijk worden gevolgd.
In BOXapp worden processen niet vastgelegd in lange documenten met uitgebreide tekst, maar visueel weergegeven. Hierdoor is in één oogopslag duidelijk welke stappen uitgevoerd moeten worden en hoe een proces verloopt. Hyperlinks brengen de gebruiker eventueel naar aanvullende informatie en te gebruiken formulieren en documenten.
Binnen een proces kunnen namelijk ook verwijzingen worden opgenomen naar:
- Documenten
- PDF-bestanden
- Handleidingen
- Formulieren
- Websites
- Externe bronnen
- Interne kennisdocumenten
Hierdoor ontstaat één centrale plek waar medewerkers alle informatie kunnen vinden die zij nodig hebben om hun werkzaamheden correct uit te voeren.
Centrale opslag van processen in de cloud of op het netwerk
Met BOXapp worden alle processen centraal opgeslagen. U kunt daarbij zelf kiezen of de gegevens worden opgeslagen in de cloud of op het eigen netwerk.
Hierdoor is de informatie voor iedereen die daarvoor rechten heeft eenvoudig te raadplegen en circuleren er niet meerdere versies van dezelfde procedure binnen de organisatie.
Doordat wijzigingen centraal worden doorgevoerd, werkt iedere medewerker bovendien altijd met de meest actuele versie van een proces. Dat voorkomt fouten die ontstaan doordat oude werkinstructies of verouderde procedures worden gebruikt.
Ook handig voor nieuwe medewerkers en bij afwezigheid
Voor nieuwe medewerkers kan het lastig zijn om alle procedures en werkwijzen binnen een organisatie te leren kennen. Met BOXapp kunnen zij zelfstandig processen raadplegen en stap voor stap zien hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Hierdoor verloopt het inwerken sneller en zijn nieuwe medewerkers minder afhankelijk van collega’s voor uitleg.
Ook tijdens vakanties en andere vormen van afwezigheid van die “medewerker die alles weet” blijkt hoe waardevol goed toegankelijke procesbeschrijvingen zijn. De benodigde kennis blijft beschikbaar voor de rest van de organisatie.
Takenlijsten afdrukken wanneer dat gewenst is
Sommige werkzaamheden lenen zich goed voor een praktische checklist. Daarom kunnen vanuit BOXapp ook takenlijsten worden geprint.
Medewerkers beschikken dan over een overzichtelijke lijst met uit te voeren werkzaamheden die tijdens de uitvoering kan worden gebruikt als geheugensteun of controlelijst.
Procesregistratie die daadwerkelijk wordt gebruikt
Veel organisaties investeren tijd in procesregistratie, maar merken vervolgens dat medewerkers de procesbeschrijvingen nauwelijks raadplegen. Vaak komt dit doordat de informatie te moeilijk te vinden is of te ingewikkeld wordt gepresenteerd.
BOXapp is ontwikkeld met gebruiksgemak als uitgangspunt. Processen zijn eenvoudig in te voeren, aan te passen en te optimaliseren. Maar minstens zo belangrijk is dat medewerkers de processen ook eenvoudig kunnen terugvinden en gebruiken.
Daardoor wordt procesregistratie geen administratieve verplichting, maar een praktisch hulpmiddel voor de dagelijkse werkzaamheden waarvan het hele bedrijf profiteert.
Maak uw processen via BOXapp beschikbaar
Laat u informeren over BOXapp door Nomad IT. Als ontwikkelaar van deze software kunnen wij u als geen ander vertellen hoe BOXapp u kan helpen om uw processen ter registreren en aan uw medewerkers beschikbaar te stellen. Wij vertellen u graag in een vrijblijvend gesprek hoe u met BOXapp uw procesregistratie kunt beheren.
Zie ook: