Ontzorgen op het gebied van back-ups

Wordt u nerveus bij het idee dat uw back-ups mogelijk niet volledig zijn? Of weet u dat niet alle bedrijfsgegevens op de juiste manier worden geback-upt? Dan is het goed om te weten dat u uw volledige back-upbeheer kunt uitbesteden aan Nomad IT.

Wat gebeurt er als uw server ermee stopt, een medewerker per ongeluk belangrijke bestanden verwijdert of uw bedrijf wordt getroffen door ransomware? Kunt u dan nog bij uw administratie, klantgegevens, e-mails en andere belangrijke bedrijfsinformatie?

Veel ondernemers weten dat ze back-ups nodig hebben, maar hebben weinig tijd om zich bezig te houden met de techniek erachter. En dat hoeft ook niet. Met goed geregeld back-upbeheer zorgt u ervoor dat uw gegevens beschermd zijn en u ze kunt herstellen wanneer dat nodig is. Nomad IT kan dit volledig voor u verzorgen, zodat u zich kunt richten op uw eigen bedrijf.

Een back-up maken is één ding, erop kunnen vertrouwen is iets anders

Een back-up is een reservekopie van uw bedrijfsgegevens. Als bestanden verloren gaan of een systeem uitvalt, kunt u die kopie gebruiken om gegevens terug te zetten. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk komt er meer bij kijken dan alleen af en toe bestanden kopiëren.

Wordt er wel een back-up gemaakt van alle belangrijke gegevens? Gebeurt dat vaak genoeg? Hoe lang blijven oude versies bewaard? En wat gebeurt er als de back-up zelf beschadigd raakt of niet meer toegankelijk is?

Juist daar gaat het soms mis. Een ondernemer denkt dat alles goed geregeld is, totdat er iets gebeurt en blijkt dat bepaalde gegevens ontbreken of dat herstellen veel langer duurt dan verwacht.

Een goede back-upvoorziening vraagt daarom om meer dan een werkende back-uptaak. De oplossing moet passen bij uw bedrijf, de gegevens moeten goed beschermd zijn en het herstel moet regelmatig worden gecontroleerd.

Wat moet er allemaal worden geback-upt?

Niet ieder bedrijf werkt op dezelfde manier. Een kleine onderneming met enkele computers heeft andere behoeften dan een organisatie met een eigen server, meerdere vestigingen en tientallen medewerkers.

Toch zijn er gegevens die bij veel bedrijven onmisbaar zijn. Denk aan de financiële administratie, klantbestanden, offertes, facturen, contracten en documenten die medewerkers dagelijks gebruiken. Ook e-mail is vaak belangrijker dan ondernemers vooraf denken. Hierin staan bijvoorbeeld afspraken, bestellingen en correspondentie met klanten en leveranciers.

Daarnaast gebruiken veel bedrijven Microsoft 365. Bestanden staan dan bijvoorbeeld in SharePoint of OneDrive en e-mail wordt afgehandeld via Exchange Online. Dat deze gegevens in de cloud staan, betekent niet automatisch dat u voor iedere situatie voldoende mogelijkheden heeft om ze terug te halen. De beschikbare herstelmogelijkheden en bewaartermijnen verschillen per dienst en situatie.

Nomad IT brengt daarom via een nulmeting eerst in kaart welke gegevens en systemen voor uw bedrijfsvoering belangrijk zijn. Op basis daarvan bepalen we wat er moet worden geback-upt en welke herstelmogelijkheden nodig zijn.

Bescherming tegen meer dan een defecte computer

Een kapotte harde schijf is een bekende reden om een back-up nodig te hebben. Maar er zijn tegenwoordig meer situaties waarin u bedrijfsgegevens kunt kwijtraken.

Een medewerker kan bijvoorbeeld per ongeluk een belangrijke map verwijderen. Soms wordt een bestand overschreven door een verkeerde versie of raakt een computer besmet met schadelijke software. Ook ransomware vormt een serieus risico: bestanden worden daarbij versleuteld, waardoor u ze niet meer normaal kunt openen.

En wat als er brand uitbreekt, apparatuur wordt gestolen of een server plotseling uitvalt? Wanneer alle gegevens en reservekopieën op dezelfde locatie staan, kunnen ze bij één incident allebei verloren gaan.

Daarom is het verstandig om niet alleen te kijken naar het maken van reservekopieën, maar ook naar de plaats waar ze worden opgeslagen en de bescherming die erop zit. Een combinatie van verschillende opslaglocaties kan bijvoorbeeld helpen om gegevens beschikbaar te houden wanneer een complete locatie of ICT-omgeving uitvalt.

Ook moet worden voorkomen dat een aanvaller met toegang tot uw bedrijfsnetwerk eenvoudig alle back-ups kan verwijderen. Afzonderlijke toegangsrechten en goed afgeschermde back-upopslag zijn daarbij belangrijk. Voor bepaalde situaties kan onveranderbare back-upopslag, ook wel immutable storage genoemd, extra bescherming bieden.

Hoe vaak moeten er back-ups worden gemaakt?

Dat hangt vooral af van hoeveel werk u opnieuw zou moeten doen als gegevens verloren gaan.

Stel dat uw boekhouding iedere nacht wordt geback-upt. Als er aan het einde van de middag iets misgaat, kunt u mogelijk de gegevens van die dag kwijtraken. Voor sommige bestanden is dat acceptabel, voor andere niet.

Bij het inrichten van back-ups kijken we daarom naar de frequentie waarmee gegevens veranderen en de gevolgen van gegevensverlies. Voor belangrijke systemen kan een hogere back-upfrequentie nodig zijn dan voor bestanden die maar af en toe worden aangepast.

Ook de bewaartermijn verdient aandacht. Als u alleen de meest recente kopie bewaart, kunt u problemen krijgen wanneer een fout of besmetting pas na enkele dagen wordt ontdekt. Met meerdere herstelpunten kunt u soms teruggaan naar een moment waarop de gegevens nog in orde waren.

Een passende back-upstrategie houdt rekening met zowel de gewenste bescherming als de kosten en de beschikbare opslagruimte.

Nomad IT neemt het back-upbeheer uit handen

Als ondernemer wilt u niet iedere ochtend controleren of de back-ups van uw computers en servers goed zijn verlopen. U wilt erop kunnen vertrouwen dat de beveiliging en het beheer geregeld zijn.

Nomad IT kan de inrichting en het beheer van uw back-ups verzorgen. We beginnen met het inventariseren van uw ICT-omgeving en de gegevens die beschermd moeten worden. Vervolgens richten we een passende oplossing in, afgestemd op uw systemen, de hoeveelheid data en de gewenste herstelmogelijkheden.

Daarna kunnen we de back-ups monitoren, controleren of taken goed worden uitgevoerd en problemen onderzoeken wanneer er iets misgaat. Ook wijzigingen in uw ICT-omgeving verdienen aandacht. Als u bijvoorbeeld een nieuwe server in gebruik neemt, een belangrijke toepassing toevoegt of meer met Microsoft 365 gaat werken, moet de back-upvoorziening daarop worden afgestemd.

Zo voorkomt u dat belangrijke gegevens buiten de bestaande back-up vallen omdat uw bedrijf in de tussentijd is veranderd.

Controleren of gegevens daadwerkelijk kunnen worden hersteld

Een geslaagde back-up is nog geen garantie dat u alles zonder problemen kunt terugzetten. Daarom is het belangrijk om niet alleen de back-ups zelf te controleren, maar ook het herstel te testen.

Dat kan bijvoorbeeld door periodiek een bestand terug te zetten of te controleren of een mailbox, database of complete server volgens plan kan worden hersteld. Bij grotere systemen is het verstandig om vooraf te bepalen welke onderdelen als eerste beschikbaar moeten zijn.

Stel dat uw server uitvalt en uw medewerkers niet meer bij de bedrijfsadministratie kunnen. Dan wilt u niet pas op dat moment ontdekken dat het herstel ingewikkelder is dan verwacht.

Door herstelmogelijkheden vooraf te testen, krijgt u meer inzicht in wat u kunt verwachten wanneer zich daadwerkelijk een incident voordoet. Ook wordt duidelijk of de afgesproken hersteltijd haalbaar is.

Nomad IT kan u adviseren over de benodigde controles en het uitvoeren van hersteltests. Zo blijft niet alleen de back-upvoorziening, maar ook de mogelijkheid om uw bedrijf weer op gang te helpen onderdeel van het beheer.

Back-ups van Microsoft 365: ook cloudgegevens verdienen aandacht

Steeds meer bedrijven werken volledig of grotendeels in de cloud. E-mail staat in Exchange Online, documenten worden gedeeld via SharePoint en medewerkers bewaren bestanden in OneDrive.

Dat biedt veel voordelen. U kunt gemakkelijker samenwerken en bent minder afhankelijk van een eigen server op kantoor. Toch betekent werken in de cloud niet dat u nooit meer hoeft na te denken over back-ups.

Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om gegevens te herstellen en te beschermen. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt onder meer af van de dienst, de instellingen en het soort incident. Voor aanvullende bescherming en langere bewaartermijnen kan een afzonderlijke back-upoplossing nodig zijn.

Nomad IT kan beoordelen of uw huidige bescherming voldoende aansluit op uw wensen. Indien nodig kunnen we aanvullende back-ups inrichten voor bijvoorbeeld Exchange Online, SharePoint en OneDrive. Daarbij kijken we ook naar de manier waarop gegevens kunnen worden teruggezet en hoe lang u ze wilt kunnen bewaren.

Zo voorkomt u dat u pas bij een probleem ontdekt dat de gewenste herstelmogelijkheid niet beschikbaar is.

Welke back-upoplossing past bij uw bedrijf?

Er bestaat niet één back-upoplossing die voor ieder bedrijf de beste keuze is. Een kleine onderneming met enkele werkplekken heeft vaak andere eisen dan een bedrijf met een eigen server, grote hoeveelheden bestanden of toepassingen die vrijwel continu beschikbaar moeten zijn.

Nomad IT werkt onder meer met oplossingen van Veeam en Acronis. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van uw ICT-omgeving, de gewenste bescherming en de manier waarop u werkt.

We kijken daarbij niet alleen naar de aanschaf- of abonnementskosten. Ook de benodigde opslagruimte, het dagelijkse beheer, de bewaartermijnen en de snelheid waarmee gegevens moeten kunnen worden hersteld, spelen een rol.

Een goedkope oplossing kan uiteindelijk duur uitpakken wanneer herstel te lang duurt of belangrijke gegevens niet beschikbaar blijken te zijn. Andersom is het ook niet nodig om meer te investeren dan uw bedrijf daadwerkelijk nodig heeft. Het gaat om een goede balans tussen risico, kosten en bedrijfscontinuïteit.

Back-ups als onderdeel van uw totale ICT-beheer

Back-ups staan niet op zichzelf. Ze maken deel uit van een goed ingerichte en beveiligde ICT-omgeving. De beveiliging van uw computers, het beheer van gebruikersaccounts, updates en de inrichting van uw netwerk hebben allemaal invloed op de bescherming van uw gegevens.

Daarom is het verstandig om back-ups niet als een los technisch onderdeel te behandelen, maar mee te nemen in het totale ICT-beheer. Wanneer uw ICT verandert, moet ook worden gecontroleerd of de bestaande back-upvoorziening nog passend is.

Nomad IT kan deze samenhang bewaken. We brengen uw ICT-omgeving in kaart, controleren welke onderdelen aandacht nodig hebben en adviseren over verbeteringen. Vervolgens kunnen we het beheer en de controle verzorgen volgens de afspraken die we met u maken.

U heeft daarmee één ICT-partner die niet alleen kijkt of er een back-up wordt gemaakt, maar ook meedenkt over de vraag of uw bedrijfsgegevens voldoende beschermd zijn en hoe u na een incident weer verder kunt werken.

Uw back-ups goed geregeld, zonder dat u er zelf omkijken naar heeft

Als ondernemer heeft u genoeg andere zaken aan uw hoofd. U wilt uw klanten helpen, medewerkers aansturen en uw bedrijf verder ontwikkelen. Het dagelijks controleren van back-ups en het uitzoeken van technische problemen hoort daar liever niet bij.

Nomad IT helpt u om de back-up van uw bedrijfsgegevens goed te regelen. Van de eerste inventarisatie en het kiezen van een passende oplossing tot monitoring, onderhoud en het testen van herstelmogelijkheden.

We beginnen met uw bestaande situatie en bekijken wat uw bedrijf nodig heeft. Zo krijgt u duidelijkheid over de bescherming van uw gegevens, eventuele risico’s en de maatregelen die verstandig zijn om te nemen.

Wilt u uw back-ups niet langer zelf hoeven beheren en zekerder zijn dat uw belangrijke bedrijfsgegevens beschermd zijn? Neem dan vrijblijvend contact op met Nomad IT. We bespreken graag hoe we u op het gebied van back-ups en gegevensherstel kunnen ontzorgen.