Ontzorgde ICT van A tot Z
Iedere ondernemer weet dat een back-up belangrijk is. Toch blijkt in de praktijk dat veel bedrijven pas serieus naar hun back-upstrategie kijken wanneer er iets misgaat. Een defecte server, een gecrashte computer, een ransomware-aanval of zelfs een brand kan ervoor zorgen dat belangrijke bedrijfsgegevens verloren gaan.
De vraag is daarom niet óf u een back-up nodig heeft, maar welke oplossing het beste bij uw organisatie past. Kiest u voor een cloud backup, een lokale backup of een combinatie van beide?
In dit artikel leggen we de verschillen uit, bespreken we de voor- en nadelen en geven we praktische tips voor het MKB.
Een kopie van alle gegevens
Een backup is een extra kopie van uw gegevens die gebruikt kan worden wanneer bestanden verloren gaan of beschadigd raken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Klantgegevens
- Administratie
- Offertes en contracten
- Foto’s en documenten
- Bedrijfssoftware en databases
Een goede backup zorgt ervoor dat uw organisatie snel weer verder kan na een storing of calamiteit.
Wat verstaan we onder een lokale backup?
Bij een lokale backup worden gegevens opgeslagen op apparatuur binnen het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld een NAS, een externe harde schijf of een aparte back-upserver zijn.
Veel ondernemers vinden een lokale backup prettig omdat de gegevens letterlijk binnen handbereik blijven.
Voordelen van een lokale backup
Snelle herstelmogelijkheden
Moet een bestand worden teruggezet of een server worden hersteld? Dan gaat dit meestal veel sneller vanaf een lokaal systeem dan via internet.
Geen afhankelijkheid van internet
Wanneer de internetverbinding uitvalt, blijft de backup gewoon beschikbaar.
Volledige controle
U bepaalt zelf waar de gegevens worden opgeslagen en hoe lang deze bewaard blijven.
Eenmalige investering
De aanschaf van hardware brengt kosten met zich mee, maar daarna zijn de maandelijkse kosten vaak nihil.
Nadelen van een lokale backup
Kwetsbaar bij brand, diefstal en waterschade
Wanneer zowel de productieomgeving als de backup zich in hetzelfde pand bevinden, kunnen beide tegelijk verloren gaan.
Extra beheer
Hardware moet worden onderhouden, gecontroleerd en uiteindelijk vervangen.
Risico op ransomware
Wanneer een backup continu verbonden is met het netwerk, kan deze soms ook worden geraakt door ransomware. Moderne ransomware probeert namelijk vaak eerst backups uit te schakelen voordat bestanden worden versleuteld.
Wat verstaan we onder een cloud backup?
Bij een cloud backup worden gegevens opgeslagen in een extern datacenter. De gegevens worden via internet verzonden naar een gespecialiseerde backupomgeving.
Steeds meer MKB-bedrijven maken gebruik van cloud backups vanwege de eenvoud en de extra bescherming tegen calamiteiten.
Voordelen van een cloud backup
Bescherming buiten het bedrijfspand
Brand, inbraak of waterschade op kantoor hebben geen invloed op de backup omdat deze op een andere locatie staat opgeslagen.
Automatische uitvoering
Backups kunnen volledig automatisch worden uitgevoerd zonder dat medewerkers hier iets voor hoeven te doen.
Eenvoudig uitbreidbaar
Meer opslagruimte nodig? Dan hoeft er meestal geen nieuwe hardware aangeschaft te worden.
Toegang vanaf verschillende locaties
Voor organisaties met meerdere vestigingen of thuiswerkers kan dit een groot voordeel zijn.
Nadelen van een cloud backup
Afhankelijk van internet
Voor het maken én terugzetten van backups is een internetverbinding nodig.
Herstel van grote hoeveelheden data kan langer duren
Een compleet bedrijfsnetwerk herstellen vanuit de cloud kost vaak meer tijd dan vanaf een lokaal systeem.
Doorlopende kosten
Cloudopslag wordt meestal afgerekend via een maand- of jaarabonnement.
Vertrouwen in een externe partij
Het is belangrijk om te controleren waar gegevens worden opgeslagen en of de leverancier voldoet aan de AVG.
Is Microsoft 365 of OneDrive een backup?
Veel ondernemers denken dat bestanden automatisch veilig zijn omdat ze in OneDrive, SharePoint of Microsoft 365 staan.
Dat is slechts gedeeltelijk waar.
Deze diensten beschermen tegen hardwarestoringen bij Microsoft, maar vormen niet automatisch een volledige backup. Wanneer bestanden worden verwijderd, overschreven of versleuteld door ransomware, kunnen problemen zich ook synchroniseren naar de cloud. Een synchronisatiedienst is daarom niet hetzelfde als een echte backup-oplossing.
De hybride oplossing: het beste van twee werelden
Steeds meer bedrijven kiezen voor een combinatie van lokale en cloud backups.
Hierbij wordt bijvoorbeeld:
- een snelle lokale backup gemaakt voor dagelijks herstel;
- én een tweede backup opgeslagen in de cloud voor extra veiligheid.
Dit wordt vaak gezien als de meest betrouwbare oplossing voor het MKB omdat de voordelen van beide methoden gecombineerd worden.
De 3-2-1 regel voor betrouwbare backups
Binnen de ICT-wereld geldt al jaren de zogenaamde 3-2-1 regel:
- 3 kopieën van uw gegevens
- op 2 verschillende opslagmedia
- waarvan 1 kopie op een andere locatie wordt bewaard
Deze aanpak beschermt tegen technische storingen, menselijke fouten en fysieke calamiteiten.
Tegenwoordig wordt steeds vaker gesproken over de 3-2-1-1-0 strategie:
- 3 kopieën van de data
- 2 verschillende opslagmedia
- 1 externe locatie
- 1 onveranderbare (immutable) of offline backup
- 0 fouten tijdens hersteltests
Hiermee wordt ook rekening gehouden met moderne ransomware-aanvallen.
Praktische tips voor MKB-ondernemers
Veel problemen ontstaan niet doordat er geen backup aanwezig is, maar doordat niemand controleert of deze nog werkt.
Controleer daarom regelmatig:
- Worden backups daadwerkelijk uitgevoerd?
- Krijgt u meldingen bij fouten?
- Kunt u bestanden daadwerkelijk terugzetten?
- Zijn Microsoft 365-data en e-mail ook opgenomen in de backup?
- Is er minimaal één backup buiten het bedrijfspand aanwezig?
Een backup die nooit getest is, biedt slechts schijnzekerheid. Regelmatig testen van herstelprocedures is minstens zo belangrijk als het maken van de backup zelf.
Conclusie
De keuze tussen cloud backup en lokale backup is voor de meeste organisaties geen kwestie van óf-óf. Beide oplossingen hebben sterke punten.
Een lokale backup biedt snelheid en directe beschikbaarheid. Een cloud backup biedt bescherming tegen brand, diefstal, ransomware en andere calamiteiten die een volledige locatie kunnen treffen.
Voor de meeste MKB-bedrijven is een combinatie van beide oplossingen de veiligste keuze. Daarmee profiteert u van snelle herstelmogelijkheden én een extra vangnet wanneer er echt iets misgaat.
Door te kiezen voor een goed doordachte backupstrategie voorkomt u niet alleen dataverlies, maar beperkt u ook de impact van storingen, cyberaanvallen en menselijke fouten. Een goede backup is uiteindelijk geen kostenpost, maar een investering in de continuïteit van uw onderneming.
Hulp nodig bij het kiezen van de juiste backupoplossing?
Iedere organisatie werkt anders. Een webshop heeft andere eisen dan een administratiekantoor, productiebedrijf of vereniging. Nomad IT helpt MKB-bedrijven in Midden-Nederland met het opzetten, beheren en controleren van betrouwbare backupoplossingen. Daarbij kijken we niet alleen naar de techniek, maar vooral naar de vraag hoe snel uw organisatie weer operationeel moet zijn wanneer er iets misgaat. Zo krijgt u een backupstrategie die past bij uw bedrijf én bij de risico’s die u loopt.