Ontzorgde ICT van A tot Z
Hier leg ik u uit wat een elektronische handtekening is, hoe rechtsgeldig deze is en laat ik u kennismaken met Adobe Acrobat Sign waarmee u deze elektronische handtekeningen kunt zetten.
Een elektronische handtekening (ook wel e-handtekening genoemd) is een digitale vorm van een handtekening die wordt gebruikt om documenten elektronisch te ondertekenen. Via een elektronische handtekening kunt u een akkoord te geven of iets officieel bevestigen zonder dat daarbij papier bij aan te pas hoeft te komen.
De juridische waarde van een elektronische handtekening
Een elektronische handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een gewone handgeschreven handtekening, maar dan moet het wel een officiële elektronische handtekening zijn. Een afbeelding van een handtekening die u invoegt in een mail of document is dat niet. Iedereen kan zo’n afbeelding (ook die SES genoemd wordt) kopiëren en plakken. Een officiële elektronische handtekening is gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar en geverifieerd. Dat verifiëren kan via een e-mail, SMS of een certificaat.
AES handtekening
Een SES handtekening heeft dus weinig waarde. Een AES elektronische handtekening heeft dit wel. Deze geavanceerde elektronische handtekening heeft dat wel. Bij deze elektronische handtekening wordt er bijvoorbeeld met een sms-code of app-verificatie eerst een controle uitgevoerd voordat u tekent zodat men zeker weet dat u het bent. Daarna wordt de handtekening gekoppeld aan het document zodat het niet zomaar veranderd kan worden. Deze handtekening is juridisch geldig en wordt in de meeste gevallen geaccepteerd.
QES handtekening
Maar soms worden er hogere eisen gesteld en dan is er een QES handtekening nodig, een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit kan het geval zijn bij documenten die echt streng beveiligd moeten worden, zoals contracten bij de overheid, financiële documenten, en andere officiële papieren. Deze digitaal gezette handtekening wordt uitgegeven door een erkende certificeringsinstantie en heeft de hoogste wettelijke waarde en wordt overal binnen de EU erkend.
Voor een QES handtekening is een speciale digitale ID nodig (bijvoorbeeld een pasje, app of smartcard) die door een officiële instantie is uitgegeven en is gecontroleerd. Deze elektronische handtekening wordt ook wel digitale handtekening genoemd.
Adobe Acrobat Sign
Voor het zetten van een elektronische handtekening adviseert Nomad IT het cloudgebaseerde Adobe Acrobat Sign, de dienst voor elektronische handtekeningen van Adobe. Hiermee kunt u zowel SES als QES handtekeningen digitaal zetten zonder te printen, scannen, fotograferen of faxen.
Met Adobe Acrobat Sign maakt u juridisch bindende e-handtekeningen die voldoen aan internationale wetgeving zoals eIDAS in Europa en ESIGN/UETA in de VS.Het zetten van zo’n digitale handtekening gaat eenvoudig want de software werkt samen met o.a. Microsoft 365, Salesforce, Google Workspace en Workday. U kunt deze clouddienst zowel gebruiken op computers als op mobiele apparaten zoals een smartphone of tablet.
Adobe Acrobat Sign wordt gebruikt voor het digitaal ondertekenen van alle soorten contracten zoals offertes, opdrachten, arbeidsovereenkomsten, financiële goedkeuringen, geheimhoudingsverklaringen en alles dat meer officieel ondertekent dient te worden. Dit gebeurt allemaal geverifieerd, versleuteld en volgens strenge beveiligingsnormen zoals ISO 27001 en SOC 2.
Meer weten over digitale handtekeningen?
Wilt u meer weten over elektronische handtekeningen in het algemeen of over Adobe Acrobat Sign in het bijzonder. Of wilt u graag een elektronische handtekening gaan gebruiken? Nomad IT kan dat voor u verzorgen. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.