Ontzorgde ICT van A tot Z
E-mail is onmisbaar voor vrijwel ieder bedrijf. U verstuurt offertes, ontvangt facturen en deelt informatie met klanten en leveranciers. Maar zakelijke e-mail is ook een geliefd doelwit van cybercriminelen. Met een gehackte mailbox kunnen ze vertrouwelijke gegevens stelen of uit naam van uw bedrijf fraude plegen.
Bovendien kunnen ze via aangeklikte link in een e-mail toegang tot uw netwerk en computers en krijgen met grote gevolgen van dien.
Een spamfilter en een sterk wachtwoord zijn daarom niet voldoende. Hoe zorgt u ervoor dat uw zakelijke e-mail goed beveiligd is? Hier vind u tips!
Hoe herkent u een phishingmail?
Bij phishing proberen criminelen u te misleiden met een e-mail. Ze vragen bijvoorbeeld om in te loggen, een bijlage te openen of een betaling uit te voeren. De berichten worden steeds overtuigender. Dankzij AI kunnen criminelen tegenwoordig vrijwel foutloze e-mails schrijven die lijken op echte berichten van leveranciers, klanten of collega’s.
Let op onverwachte verzoeken, tijdsdruk en afwijkende betaalgegevens. Controleer bij twijfel de afzender en klik niet zomaar op links. Neem bij een verdacht verzoek contact op via een bekend telefoonnummer.
- Zo kunt u phishing mail herkennen
- Train u medewerkers op het herkennen van misleidende e-mails
E-mailfraude: wanneer de afzender niet te vertrouwen is
Criminelen doen zich regelmatig voor als een directeur, leverancier of klant. Ze vragen bijvoorbeeld om een spoedbetaling of melden dat een rekeningnummer is gewijzigd. Soms gebruiken ze een nagemaakt e-mailadres, maar het komt ook voor dat ze een echte mailbox hebben gehackt en vandaar uit mails sturen.
Maak daarom duidelijke afspraken over betalingen en wijzigingen van bankgegevens. Controleer zulke verzoeken altijd via een tweede communicatiekanaal. Bel het bedrijf bijvoorbeeld even op als u een mail krijgt dat u een ander rekeningnummer moet gebruiken voor een betaling.
Bescherm uw e-mail met MFA
Een sterk wachtwoord is belangrijk, maar ook een veilig wachtwoord kan worden gestolen. Met multifactorauthenticatie (MFA) voegt u een extra controle toe bij het inloggen, bijvoorbeeld via een authenticator-app of beveiligingssleutel.
Hierdoor is een gestolen wachtwoord alleen niet voldoende om toegang te krijgen tot uw mailbox. Schakel MFA in voor alle zakelijke accounts, ook voor beheerders. Kies waar mogelijk voor een phishingbestendige methode.
- Meer informatie over MFA
Voorkom misbruik van uw bedrijfsnaam met SPF, DKIM en DMARC
Criminelen kunnen e-mails versturen die lijken te komen van uw bedrijfsdomein. Dit heet e-mailspoofing. Met drie technische instellingen kunt u dit risico verkleinen:
- SPF bepaalt welke mailservers namens uw domein e-mail mogen versturen.
- DKIM controleert met een digitale handtekening of een bericht op de juiste manier is ondertekend.
- DMARC vertelt ontvangende mailservers hoe ze moeten omgaan met berichten die niet door de controles komen.
SPF, DKIM en DMARC stelt u in via de DNS-instellingen van uw domeinnaam. Dit doet u meestal bij de partij waar uw domeinnaam wordt beheerd.
Deze instellingen helpen voorkomen dat anderen uw domeinnaam misbruiken. Ze moeten wel goed worden ingericht. Controleer eerst welke systemen namens uw domein e-mail versturen, zoals nieuwsbrieven, boekhoudsoftware en websites. Een verkeerde instelling kan ervoor zorgen dat legitieme e-mails niet aankomen
Vertrouw niet blind op e-mails van bekenden
Het Zero Trust-principe betekent dat u niet automatisch vertrouwt wat u ontvangt, ook niet als een bericht van een bekende collega, klant of leverancier afkomstig lijkt te zijn. Een account kan immers gehackt zijn.
Dat betekent niet dat u iedere e-mail uitgebreid moet controleren. Maar wees vooral alert wanneer iemand onverwacht om geld, wachtwoorden of vertrouwelijke informatie vraagt. Controleer of het verzoek past bij de normale werkwijze van uw organisatie en vraag bij twijfel telefonisch om een bevestiging.
Pas op voor automatische doorstuurregels
Hackers die toegang krijgen tot een mailbox kunnen ongemerkt een automatische doorstuurregel instellen. Daarmee ontvangen ze bijvoorbeeld kopieën van facturen, offertes en klantberichten op een eigen e-mailadres.
Beperk daarom automatisch doorsturen naar externe adressen en controleer regelmatig of er onbekende regels zijn ingesteld. Bij een vermoeden van misbruik moet ook het account zelf worden onderzocht en beveiligd.
E-mail versleutelen: TLS, S/MIME en PGP
Verstuurt u via e-mail gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, salarisgegevens of financiële documenten? Dan wilt u voorkomen dat onbevoegden deze kunnen lezen. TLS beveiligt de verbinding waarlangs e-mails worden verzonden en is bij veel zakelijke e-maildiensten standaard beschikbaar.
Wilt u ook de inhoud van een bericht extra beschermen, dan kunt u S/MIME of PGP gebruiken. Hiervoor moet u een geschikte oplossing instellen en moet de ontvanger deze ook ondersteunen. Een eenvoudiger alternatief is een beveiligd portaal waarmee u documenten veilig deelt.
Voor de meeste MKB-bedrijven is het verstandig eerst te controleren of de zakelijke e-mailomgeving TLS goed gebruikt. Verstuur zeer vertrouwelijke informatie alleen via een passende beveiligde oplossing. Nomad IT kan u helpen bepalen welke methode bij uw e-mailomgeving past.
Microsoft 365 e-mail beveiligen
Gebruikt u Microsoft 365? Dan zijn er verschillende mogelijkheden om uw zakelijke e-mail beter te beschermen. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van uw licentie en instellingen. Nomad IT kan u hier mee helpen.
Het gaat onder ander om:
- Spam- en malwarefiltering: houdt veel ongewenste e-mails en schadelijke bestanden tegen.
- Phishingbeveiliging: herkent verdachte afzenders en pogingen tot e-mailfraude.
- Multifactorauthenticatie (MFA): beveiligt accounts met een extra controle bij het inloggen (zie boven)..
- Safe Links: controleert links op gevaarlijke websites (afhankelijk van de licentie).
- Safe Attachments: onderzoekt bijlagen op malware voordat ze worden geopend.
- SPF, DKIM en DMARC: helpen voorkomen dat criminelen uw domeinnaam misbruiken (zie boven).
- Beveiligingsmeldingen: signaleren verdachte aanmeldingen en andere mogelijke aanvallen.
- E-mailversleuteling: beschermt vertrouwelijke berichten tegen onbevoegde lezers, afhankelijk van de beschikbare functies en instellingen (zie boven).
Controleer in ieder geval of MFA is ingeschakeld, spam en phishing goed worden gefilterd en verdachte aanmeldingen worden gesignaleerd. Besteed ook aandacht aan externe doorstuurregels en de instellingen voor SPF, DKIM en DMARC.
Vergeet daarnaast de Microsoft 365 back-up niet. Beveiliging helpt aanvallen voorkomen en ontdekken, terwijl een afzonderlijke back-up nodig kan zijn om verwijderde of beschadigde e-mailgegevens te herstellen.
Veilige e-mail begint met de juiste maatregelen
Goede e-mailbeveiliging bestaat uit verschillende onderdelen. Technische maatregelen helpen aanvallen tegen te houden, terwijl duidelijke afspraken voorkomen dat medewerkers onbedoeld meewerken aan fraude.
Zorg dat medewerkers verdachte berichten kunnen melden en weten wat ze moeten doen als ze toch op een verkeerde link klikken. Snel reageren kan veel schade voorkomen.
Weet u niet zeker of uw zakelijke e-mail goed beveiligd is? Nomad IT kan uw Microsoft 365-omgeving en e-mailinstellingen controleren en adviseren over verbeteringen. Zo krijgt u inzicht in de risico’s en weet u welke maatregelen voor uw bedrijf het belangrijkst zijn.