Ontzorgde ICT van A tot Z
Vaak wordt bij het registeren van processen aan grote bedrijven gedacht, maar ook het MKB heeft veel baat bij processen en werkstromen die duidelijk in kaart zijn gebracht. Hier kan u lezen waarom dat is.
Als ondernemer weet u precies hoe uw bedrijf werkt. De dagelijkse werkzaamheden zitten in uw hoofd, en vaak zijn er ook enkele ervaren medewerkers die precies weten hoe het werkt. Zolang iedereen aanwezig is, is er geen probleem. Maar wat gebeurt er als iemand ziek wordt, met vakantie gaat of het bedrijf verlaat?
Door bedrijfsprocessen vast te leggen voorkomt u dat belangrijke kennis verloren gaat. Bovendien zorgt procesregistratie ervoor dat werkzaamheden efficiënter, consistenter en minder foutgevoelig worden uitgevoerd.
Wat is procesregistratie?
Het registeren van processen betekent dat u duidelijk vastlegt hoe de werkzaamheden binnen uw bedrijf worden uitgevoerd. Dat kan het verwerken van een bestelling zijn, of het factureren van een verleende dienst, maar ook het aannemen van een nieuwe medewerker, het afhandelen van een klacht of het maken van een offerte.
Door deze stappen overzichtelijk te documenteren ontstaat duidelijkheid voor iedereen binnen het bedrijf.
Waarom is procesregistratie belangrijk?
Minder afhankelijk van personen
Een kenmerk van een MKB-bedrijf is dat de organisatie vaak zijn sterk afhankelijk is van één of enkele medewerkers die precies weten hoe bepaalde werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Wanneer deze personen afwezig zijn, kunnen processen stilvallen of kunnen werkzaamheden op een onjuiste manier worden uitgevoerd.
Met duidelijke procesbeschrijvingen kan een collega werkzaamheden eenvoudiger overnemen. Ook als u of die ervaren medewerker op vakantie is.
Sneller nieuwe medewerkers inwerken
Nieuwe medewerkers hebben vaak tijd nodig om alle werkzaamheden te leren kennen. Ook hier profiteert u van een goede procesregistratie. Met goed vastgelegde processen beschikken uw vers aangenomen medewerkers direct over duidelijke instructies en kunnen zij sneller zelfstandig aan de slag, zonder vragen of stagnatie.
Minder fouten
Wanneer iedereen op dezelfde manier werkt, neemt de kans op fouten af. Dat zorgt voor een hogere kwaliteit van dienstverlening en meer tevreden klanten. En gaat er ergens toch iets mis? Dan is de oorzaak van de fout makkelijker te herleiden.
Meer grip op uw bedrijf
Procesregistratie maakt inzichtelijk hoe werkzaamheden verlopen. Daardoor wordt het eenvoudiger om knelpunten te ontdekken en verbeteringen door te voeren. Geregistreerde processen worden in de loop der tijd vaak aangescherpt wat uw bedrijfsvoering alleen maar beter maakt.
Ondersteuning bij groei
Groei is iets waar menig bedrijf naar streeft, maar groei brengt vaak ook problemen met zich mee, vooral als de groei snel gaat. Naarmate een bedrijf groeit, wordt het steeds lastiger om alle kennis mondeling over te dragen, en men kan het overzicht kwijtraken. Vastgelegde processen zorgen ervoor dat groei beheersbaar blijft en dat medewerkers volgens dezelfde werkwijze blijven werken.
Praktische tips voor het vastleggen van processen
En procesregistratie hoeft geen ingewikkeld project te zijn. Ook niet voor een klein of middelgroot bedrijf. Met deze tips kunt u eenvoudig beginnen:
- Start met het registreren van de belangrijkste processen binnen uw organisatie.
- Beschrijf deze processen stap voor stap in eenvoudige taal.
- Gebruik schema’s en afbeeldingen om processen visueel inzichtelijk te maken.
- Laat uw medewerkers meedenken over de inhoud.
- Werk procesbeschrijvingen regelmatig bij wanneer werkwijzen veranderen of wanneer er verbeteringen nodig zijn.
- Zorg ervoor dat processen gemakkelijk toegankelijk zijn voor medewerkers.
Procesregistratie eenvoudig maken met BOXapp
Veel ondernemers zien op tegen het vastleggen van processen omdat zij verwachten dat dit veel tijd kost. Met BOXapp van Nomad IT wordt procesregistratie echter eenvoudig en overzichtelijk.
BOXapp is speciaal ontwikkeld om bedrijven te helpen hun processen en werkstromen op een praktische manier vast te leggen. Met de gebruiksvriendelijke applicatie brengt u snel in beeld hoe werkzaamheden binnen uw organisatie verlopen. Hierdoor ontstaat meer structuur, duidelijkheid en continuïteit.
BOXapp kan worden gebruikt vanuit de cloud, op een eigen server of op een meegeleverde mini-computer. Hierdoor is er altijd een oplossing die aansluit bij uw organisatie en wensen.
Daarnaast is BOXapp aantrekkelijk geprijsd, waardoor ook kleinere MKB-bedrijven kunnen profiteren van professionele procesregistratie.
Meer weten?
Wilt u weten hoe procesregistratie uw organisatie kan helpen of bent u benieuwd naar de mogelijkheden van BOXapp? Neem dan contact op met Nomad IT voor een vrijblijvend advies op maat. Samen bekijken we welke oplossing het beste aansluit bij uw bedrijfsprocessen en groeiplannen.
Zie ook: