Ontzorgde ICT van A tot Z
Gebruikt uw werkgever Microsoft Intune om computers, laptops en telefoons te beheren? Dan vraagt u zich misschien af wat uw werkgever daarmee kan zien. Kan hij uw scherm bekijken, uw browsergeschiedenis controleren of uw persoonlijke WhatsApp-berichten lezen?
Die zorgen zijn begrijpelijk, zeker als u uw eigen telefoon of computer voor uw werk gebruikt.
Microsoft Intune is bedoeld om apparaten te beheren en bedrijfsgegevens te beveiligen. Maar welke informatie kan uw werkgever daadwerkelijk zien? Dat hangt af van het apparaat, de manier waarop het is aangemeld en de instellingen die uw organisatie gebruikt.
Microsoft Intune is een beheerdienst van Microsoft waarmee organisaties computers, laptops, tablets en smartphones op afstand kunnen beheren en beveiligen. Een werkgever kan Intune bijvoorbeeld gebruiken om beveiligingsinstellingen af te dwingen, updates te controleren en te bepalen of een apparaat toegang krijgt tot zakelijke toepassingen zoals Outlook en Teams.
Intune is geen programma dat standaard bedoeld is om werknemers te bespioneren. Toch kan een beheerder bepaalde gegevens over uw apparaat bekijken en op afstand opdrachten uitvoeren.
Kan mijn werkgever mijn scherm bekijken of mijn activiteiten volgen?
Microsoft Intune biedt standaard geen mogelijkheid om live op uw scherm mee te kijken. Uw werkgever kan via Intune dus niet zomaar zien wat u aan het typen bent of welke documenten u op dat moment opent.
Ook houdt Intune niet standaard een complete geschiedenis bij van alle websites die u bezoekt.
Er is wel een belangrijk aandachtspunt: op zakelijke apparaten kan aanvullende software zijn geïnstalleerd voor ondersteuning, beveiliging of internetfiltering. Daarmee kunnen soms wel activiteiten worden geregistreerd of kan een ICT-medewerker op afstand meekijken.
Maar dat zijn mogelijkheden van die andere software, niet van Intune zelf.
Kan mijn werkgever mijn persoonlijke foto’s, berichten en WhatsApp bekijken?
In principe niet. Microsoft Intune geeft uw werkgever niet automatisch toegang tot uw persoonlijke foto’s, WhatsApp-gesprekken, sms-berichten of privé-e-mails.
Wel kan Intune bepaalde gegevens over uw apparaat verzamelen, zoals het merk, het model, het besturingssysteem en de beveiligingsstatus. Afhankelijk van het type apparaat en de beheermethode kan ook informatie over geïnstalleerde apps beschikbaar zijn.
Gebruikt u uw eigen telefoon voor zakelijke e-mail en Teams? Dan kan uw werkgever bijvoorbeeld eisen dat u een schermvergrendeling instelt of dat uw telefoon voldoende beveiligd is. Dat betekent niet automatisch dat uw persoonlijke gegevens toegankelijk worden.
Het is wel belangrijk om te weten hoe uw telefoon is aangemeld. Bij beperkt beheer, waarbij vooral zakelijke apps en gegevens worden beveiligd, heeft de organisatie andere mogelijkheden dan bij volledig apparaatbeheer.
Wilt u uw privételefoon voor werk gebruiken? Vraag dan vooraf welke vorm van beheer wordt toegepast en welke gegevens de beheerder kan zien.
Kan mijn werkgever mijn locatie zien?
Intune is geen standaard volgapp waarmee uw werkgever voortdurend uw locatie kan volgen.
De mogelijkheden zijn wel afhankelijk van het apparaat en de beheermethode. Op bepaalde beheerde Android-apparaten kan een beheerder bijvoorbeeld een functie gebruiken om de locatie op te vragen, als het apparaat en de configuratie dit ondersteunen.
Ook andere apps op uw telefoon kunnen locatiegegevens verwerken. Intune is dus niet de enige factor die bepaalt welke locatiegegevens beschikbaar zijn.
Kan mijn werkgever mijn bestanden bekijken?
De installatie van Intune maakt uw persoonlijke documenten en foto’s niet automatisch toegankelijk voor uw werkgever.
Voor zakelijke bestanden ligt dat anders. Documenten in bijvoorbeeld OneDrive voor Bedrijven, SharePoint of gedeelde bedrijfsomgevingen kunnen toegankelijk zijn voor bevoegde medewerkers, afhankelijk van de ingestelde rechten.
Ook andere beheer- en beveiligingsprogramma’s kunnen aanvullende mogelijkheden bieden om bestanden te controleren.
Houd daarom privébestanden en zakelijke documenten waar mogelijk gescheiden.
Kan mijn werkgever mijn computer of telefoon op afstand wissen?
Ja. Intune kan beheerders de mogelijkheid bieden om een beheerd apparaat te vergrendelen, zakelijke gegevens te verwijderen of, wanneer het apparaat en de beheermethode dit ondersteunen, het apparaat volledig te wissen.
Bij privéapparaten kan het mogelijk zijn om alleen zakelijke gegevens te verwijderen, zonder persoonlijke foto’s en andere privébestanden te wissen. Dit hangt af van de inrichting en de manier waarop zakelijke gegevens worden beheerd.
Bij een volledige reset kunnen ook uw persoonlijke gegevens verloren gaan. Vraag daarom vooraf wat er gebeurt als u uw apparaat niet meer voor uw werk gebruikt. Maak daarnaast regelmatig een back-up van belangrijke privégegevens.
Wat is het verschil tussen een zakelijke en een privécomputer?
Een zakelijke computer wordt door uw werkgever beschikbaar gesteld en kan uitgebreider worden beheerd. Uw organisatie kan beveiligingsinstellingen afdwingen en aanvullende software installeren.
Bij uw eigen computer of telefoon kan de organisatie kiezen voor een beperktere vorm van beheer, bijvoorbeeld om alleen toegang tot zakelijke applicaties te beveiligen. Het is echter ook mogelijk dat uw werkgever volledige apparaatregistratie verlangt.
De keuze voor een bepaalde beheermethode bepaalt mede welke informatie beschikbaar is en welke acties de beheerder kan uitvoeren.
Hoe weet ik wat mijn werkgever via Intune kan zien?
U kunt een paar stappen zetten om duidelijkheid te krijgen.
- Controleer op uw Windows-computer bij Instellingen > Accounts > Toegang tot werk of school of uw apparaat met een werkaccount is verbonden.
- Vraag uw ICT-afdeling of uw apparaat volledig wordt beheerd of dat alleen zakelijke apps en gegevens worden beveiligd.
- Vraag welke apparaatgegevens worden verzameld en of er aanvullende software wordt gebruikt om internetactiviteiten of andere handelingen te registreren.
- Gebruik waar mogelijk aparte apparaten voor privé- en werkzaken, zodat uw persoonlijke gegevens gescheiden blijven van uw zakelijke omgeving.
Uw werkgever moet bovendien zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. De AVG stelt regels aan het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, waaronder gegevens die via software op de werkplek worden verwerkt.
Conclusie
De installatie van Microsoft Intune betekent niet dat uw werkgever automatisch uw scherm kan bekijken, uw WhatsApp-berichten kan lezen of uw persoonlijke foto’s kan openen.
Intune is vooral bedoeld om apparaten te beheren en bedrijfsgegevens te beveiligen. Het kan wel apparaatgegevens verzamelen, beveiligingsinstellingen afdwingen en bepaalde beheeracties uitvoeren. Andere software op uw computer of telefoon kan aanvullende informatie beschikbaar maken.
Gebruikt u uw eigen apparaat voor werk? Vraag dan hoe het wordt beheerd, welke gegevens zichtbaar zijn voor uw werkgever en of zakelijke gegevens afzonderlijk kunnen worden verwijderd.
Zo weet u waar u aan toe bent en kunt u een bewuste keuze maken over het gebruik van uw privéapparaat.