Ontzorgde ICT van A tot Z
Naarmate een organisatie groter wordt veranderen de eisen die aan de ICT omgeving van die organisatie gesteld worden. Dat was het geval bij Stichting Goed Voor Elkaar. Deze stichting voor dagopvang in Veenendaal is uitgegroeid van een kleinschalig initiatief tot een organisatie met meer dan 20 medewerkers, en dan tel ik de vrijwilligers nog niet eens mee.
Wij hebben de Stichting Goed Voor Elkaar geholpen door ze op ICT gebied te ontzorgen en om hen meer inzicht te geven in de digitale processen. Daarbij hebben we extra veel aandacht besteedt aan de beveiliging, want deze stichting werkt met veel privacy gevoelige informatie.
De Stichting Goed Voor Elkaar biedt namelijk kwetsbare zorgvragers op diverse locaties in Veenendaal dagbesteding aan. Kijk bij dagbesteding Goed Voor Elkaar voor informatie over deze organisatie.
Stichting Goed Voor Elkaar en Nomad IT
Voor Stichting Goed Voor Elkaar is het belangrijk dat de medewerkers op een flexibele manier met elkaar kunnen samenwerken en dat alle gegevens over de zorgvragers goed voor de buitenwereld zijn afgeschermd. Maar het is ook dat de ICT kosten voor de stichting binnen de perken blijven.
De vaste medewerkers kregen allen de beschikking over een laptop waarmee ze op een veilige manier met elkaar kunnen samenwerken. Voor een groot deel betrof dat nieuwe laptops, maar om kosten te besparen was het ook de keuze van GVE om bestaande laptops die daartoe technisch in staat zijn gebruik kunnen maken van dezelfde software en beveiligingen als de nieuwe laptops. Dat was voor ons een extra uitdaging omdat je te maken hebt met verschillende devices waarvan een deel al in gebruik is en die dan moeten worden aangepast aan de nieuwe eisen en nieuwe software. Maar wat vooral een uitdaging was, dat de meeste van deze laptops ook privé gebruikt worden. In de praktijk bleek bij veel medewerkers het privé gebruik slecht aan te sluiten bij de veiligheidseisen die er gesteld worden aan het verwerken van privacygevoelige gegevens. Bij een deel van de bestaande laptops bleek het daarom toch nodig om deze te vervangen door een nieuwe laptop die alleen voor zakelijk gebruik ingezet zal worden.
Het uitleveren van nieuwe laptops waarop alle software vooraf geïnstalleerd kan worden heeft natuurlijk onze voorkeur. Dit geeft minder kans op problemen en we weten zeker dat software en hardware optimaal met elkaar samenwerken. Daarop worden de laptops immers geselecteerd! En voor een optimale veiligheid is het belangrijk dat de laptops uitsluitend zakelijk gebruikt worden. Voor dat laatste heeft Goed Voor Elkaar dan ook gekozen.
Uiteindelijk heeft iedere medewerker van Goed Voor Elkaar de beschikking gekregen over een laptop met Microsoft 365 software voor het werken met de MS Office programma’s zoals Word en Excel in de cloud. Ook is iedere laptop voorzien van software waarmee de medewerkers kunnen samenwerken, mail kunnen versturen, en de roosters en de informatie die nodig is voor overdracht kunnen delen. Ook hebben we gezorgd voor software die voorkomt dat buitenstaanders bij de privacy-gevoelige informatie kunnen komen en voor back-up software die er voor zorgt dat er geen gegevens verloren gaan indien er toch calamiteiten optreden.
Beveiliging, vervelend maar noodzakelijk
Maar met alleen goede hardware en de juiste software ben je er nog niet. We begonnen dit project daarom met een gedegen vooronderzoek. Er is eerst in kaart gebracht hoe de rechten en het beheer geregeld moesten worden. Wie doet wat en wie is waar voor verantwoordelijk? Ook wil Goed Voor Elkaar zoveel mogelijk papierloos werken. Processen moesten daarvoor nauwkeurig in kaart gebracht worden en voor werkzaamheden die nog op papier plaatsvonden werden digitale alternatieven gezocht. En om formulieren door digitaal te vervangen moesten er voorzieningen worden getroffen om een digitale handtekening te kunnen zetten.
Nadat alles in kaart was gebracht konden er groepen gebruikers worden ingedeeld en konden er rechten worden bepaald. Aan de hand hiervan kreeg iedere medewerker een eigen account met e-mail, ruimte in de cloud voor documenten en toegang tot de benodigde programma’s. Om tot een optimale veiligheid te komen werden er enforcing policies ingesteld. Dat zijn regels die verplicht worden afgedwongen, bijvoorbeeld op het gebied van wachtwoordbeheer.
Bij gebruikers van deze systemen zijn dit soort beveiligingen verre van populair. Dat geldt in iedere organisatie, en dus ook bij de medewerkers van Goed Voor Elkaar. Maar een gedegen beveiliging is helaas noodzakelijk kwaad. Een organisatie die zijn beveiliging niet goed op orde heeft is kwetsbaar voor hackers, virussen, randsomware en andere digitale narigheid waarmee men dan vroeg of laat geconfronteerd wordt. Een goede bescherming is noodzaak, en daar horen ook impopulaire maatregelen bij,
Totale ontzorging op ICT gebied
Bij een organisatie als Goed Voor Elkaar wil men zich niet bezig hoeven te houden met ICT vraagstukken en problemen. Men wil zich volledig kunnen richten op het aanbieden van dagbesteding aan mensen die dat nodig hebben. Daardoor ontzorgen we hen op IT gebied zo veel mogelijk. Met advies en antwoord op vragen, maar ook door het beheer van de hardware, de software en het netwerk te verzorgen. Zo zorgt Nomad bijvoorbeeld voor het maken van back-ups en controleert of er geen verdacht internetverkeer binnen komt. Doordat we aan deze organisatie het volledige pakket aan automatiseringsdiensten aanbieden kan er ook volledig ontzorgd worden.
Een voor een organisatie ingrijpend project brengt in het begin bij de medewerkers altijd vragen en kleine problemen met zich mee. Daarom was het goed dat Nomad IT over een servicedesk beschikt die hulp kan bieden. Maar voor de langere termijn is het aan te raden dat de organisatie zelf ook key-users aanwijst die bij basis-problemen hun collega’s ondersteuning kunnen geven. Maar natuurlijk blijft de Nomad IT servicedesk altijd beschikbaar voor vragen en problemen.
En wat we zelf konden leren van dit project is dat de ICT bij organisaties als Stichting Goed Voor Elkaar ondergeschikt is. GVE heeft een goede gezonde focus op het zorgen voor mensen en de automatisering is slechts een hulpmiddel wat geen prioriteit heeft. Daardoor kan zo’n project meer tijd in beslag nemen en kan het langer duren voor één en ander opgeleverd is. Daarom geven we een organisatie als Goed Voor Elkaar meer aandacht om alle beoogde doelen naar ieders tevredenheid te behalen.
Meer over de dagopvang van de Stichting Goed Voor Elkaar vind u op onze Regio Blog.
Bent u op zoek naar een ICT dienstverlener die de automatisering van uw bedrijf of organisatie kan verzorgen? Neem dan contact op met Nomad IT.