Ontzorgde ICT van A tot Z
Met BOXapp biedt Nomad IT een applicatie waarmee u de werkstromen binnen uw organisatie in kaart kan brengen en kunt stroomlijnen. Eerder keken we naar de knelpunten bij de het registreren van werkstromen. Hier willen we u nog enkele praktijk voorbeelden geven van situaties waarbij het mis gaat bij het vastleggen van werkstromen bij verschillende soorten organisaties, met fouten en problemen tot gevolg.
Probleem 1: Het productiebedrijf
In een productiebedrijf werken de afdelingen Verkoop en Assemblage direct met elkaar samen. Daarbij wordt de afdeling Werkvoorbereiding vaak overgeslagen. Bij de afdeling Werkvoorbereiding is er echter veel interactie tussen klant en productie. Verkoop snapt niet waarom de klant gefrustreerd is.
De reden: Er is geen inzicht in het gedocumenteerde proces wat afspeelt tussen Werkvoorbereiding en Productie.
Probleem 2: De zorginstelling
Bij het aannemen van nieuwe medewerkers bij een zorginstelling gaat structureel iets mis. Zo blijkt dat er geen voorstelrondje wordt gedaan bij de collega’s, het is niet duidelijk is dat er een wekelijk rapportage moment is, en de rechten in Microsoft 365 worden niet geregeld.
Reden: De processen zijn saai en bureaucratisch, HR is te druk me de dagelijkse werkzaamheden, en binnen de organisatie is men gericht op mensen en niet op lijstjes.
Probleem 3: De fabriek
Een fabriek heeft een groot aantal machines. De gebruikers kalibreren deze maandelijks. Iedere werknemers doet dat op een eigen manier. Veranderingen worden niet gedocumenteerd en fouten in de kalibraties worden steeds weer opnieuw gemaakt. Er is geen tool om samen te werken.
Probleem 4: Het kantoor
Er is behoefte aan projectmatig werken. Er zijn cloud applicaties beschikbaar. Deze moeten echter eerst worden ingericht en daar is geen tijd voor. Daarnaast gaan de kosten al snel naar 50 euro per gebruiker per maand. In het verleden is al eens gewerkt met een applicatie, maar de gebruiker die dat regelde is inmiddels niet meer werkzaam bij de organisatie. Er is nu geen eigenaarschap binnen de organisatie.
Oplossingen die niet werken
De bovenstaande organisaties gebruiken nog geen BOXapp. Ze hebben het geprobeerd op andere manieren op te lossen. Hieronder leest u waarom die oplossingen niet werken.
Business Modeling Tools
Business Modeling Tools zijn hulpmiddelen die helpen om te begrijpen hoe een organisatie waarde creëert, levert en behoudt. Ze worden vaak gebruikt bij het opstellen van strategieën, innovatieprojecten of het verbeteren van bedrijfsprocessen.
Bij de bovenstaande organisaties werken deze tools echter niet. Ze zijn complex waardoor niet iedereen er meteen mee kan werken. Daarom wordt het gebruik in de praktijk overgeslagen. Bovendien zijn Business Modeling Tools duur en is hun werking afhankelijk van de cloud waardoor ze niet altijd beschikbaar zijn.
Houtje touwtje
Hierdoor vervallen de bedrijven in houwtje touwtje oplossingen. Ze proberen de werkstromen in kaart te brengen met Microsoft Visio, maar dat is te statisch en verbind niet. Ook de modelleertaal Archimate voldoet niet. Deze is niet operationeel.