Ontzorgde ICT van A tot Z
Veel mensen werken niet alleen op een bedrijfscomputer op kantoor, maar ook onderweg op een smartphone of thuis op hun eigen computer. Een sterk punt van Microsoft 365 is dat u al uw documenten, e-mails, agenda’s en instellingen eenvoudig kunt synchroniseren zodat alles altijd up-to-date is, waar u ook bent.
Hier leg ik uit hoe dat op een eenvoudige manier in zijn werk gaat.
Meld u aan met uw Microsoft-account
Om dezelfde informatie op meerdere apparaten beschikbaar te hebben moet Microsoft u kunnen herkennen. Daarvoor wordt het Microsoft-account gebruikt. Dit is het account dat u gebruikt om in te loggen op Microsoft 365. Zorg dat u op elk apparaat hetzelfde account gebruikt. Zodra u bent ingelogd, verschijnen uw e-mails, bestanden en instellingen automatisch op dat apparaat. Op welk apparaat dat ook is.
Installeer de apps op elk apparaat
Verder is het belangrijk dat u op deze verschillende apparaten dezelfde apps gebruikt. Om volledig gesynchroniseerd te werken installeert u de Office-apps die u nodig hebt op elk apparaat, Bijvoorbeeld Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Voor mobiel gebruik (bijvoorbeeld op de smartphone of tabet) biedt Microsoft speciale apps voor iOS en Android. Deze vindt u in de App Store en in Google Play,
Gebruik OneDrive voor uw bestanden
De door verschillende apparaten te delen bestanden moeten online beschikbaar zijn. Een belangrijk onderdeel van synchronisatie is OneDrive, de cloudopslag van Microsoft. Sla uw bestanden in OneDrive op, en deze worden op al uw apparaten zichtbaar. Wijzigt u bijvoorbeeld een Word-document op uw laptop, dan ziet u die wijziging direct op uw tablet of smartphone. Het betreft immers hetzelfde bestand!
Synchroniseer uw e-mail, agenda en contacten
In Outlook kunt u eenvoudig uw e-mail, agenda en contactpersonen synchroniseren. Zorg er voor dat Outlook gekoppeld is aan uw 365-account. Als u dan inlogt met uw Microsoft-account heeft u op ieder apparaat dezelfde mails, afspraken en contacten tot uw beschikking.
Belangrijk
- Zorg dat u op alle apparaten ingelogd bent met hetzelfde Microsoft-account.
- Controleer dat de apps up-to-date zijn. Nieuwe versies bevatten vaak verbeteringen voor synchronisatie.
- Heeft u tijdelijk geen internetverbinding? Dan kunt u de bestanden lokaal opslaan. Zodra u weer online bent, synchroniseert OneDrive de wijzigingen automatisch.