Ontzorgde ICT van A tot Z No nonsense mentaliteit Scherpe prijzen  Erkend solution partner van HPE

SharePoint FAQ

door | FAQ

Microsoft SharePoint

Vragen en antwoorden met betrekking tot Microsoft Sharepoint.

SharePoint is een platform van Microsoft voor het samenwerken binnen afdelingen, teams en organisaties. Microsoft Sharepoint werkt volledig in de cloud en integreert met andere Microsoft cloud toepassingen zoals Teams, OneDrive en Microsoft 365.

Hieronder vind u de meest gestelde vragen met betrekking tot SharePoint met hun antwoorden. Heeft u interesse om SharePoint te gaan gebruiken? Neem dat contact met Nomad IT op en wij vertellen u alle mogelijkheden.

Hoe maak ik in SharePoint een site aan?

Een SharePoint-site is een digitale werkruimte binnen Microsoft SharePoint, bedoeld om informatie, documenten en samenwerking op één plek te organiseren. Je kunt het zien als een virtueel “kantoor” voor een team, project of afdeling.

Deze kunt u via Microsoft 365 op de volgende manier zo’n site aanmaken:

  • Ga naar SharePoint.
  • Klik op Site maken.
  • Kies voor Teamsite (samenwerken) of Communicatiesite (informatie delen).
  • Vul een naam en instellingen in.
  • Voeg leden toe.

Ziet u niet de mogelijkheid om een site aan te maken? Dan heeft u niet voldoende rechten in SharePoint om dat te doen. Neem in dat geval contact op met de beheerder,

Hoe deel ik in SharePoint documenten met anderen?

  • Open het document in SharePoint.
  • Klik op Delen (of Share in de Engelstalige versie).
  • Selecteer de personen of groepen om mee te delen.
  • Stel hun rechten in (bewerken of alleen bekijken).
  • Verstuur de link.

Gaat het goed als twee personen gelijktijdig aan één document werken?

In Word, Excel en PowerPoint is dat geen probleem. Deze Microsoft 365 programma’s ondersteunen co-Authoring. U ziet de cursor van uw collega op het scherm en ziet meteen de wijzigingen die in het bestand worden aangebracht.

Kan ik offline ook de SharePoint bestanden bewerken?

Ja, maar dan moet u wel eerst het bestand ophalen via OneDrive Sync.

  • Ga binnen SharePoint naar de documentenbibliotheek.
  • Geef de opdracht Synchroniseren.
  • U kunt nu het document offline gebruiken.

Als u weer online komt zal SharePoint de wijzigingen synchroniseren.

Maar wat gebeurt er als zowel ik als iemand anders wijzigingen heeft aangebracht?

Wanneer u offline wijzigingen hebt genaakt aan een SharePoint-bestand terwijl iemand anders ook hetzelfde bestand online heeft gewijzigd is er sprake van een sync conflict. Omdat beide versies verschillen kunnen deze niet altijd zomaar worden samengevoegd. Office probeert bij Word, Excel en PowerPoint zoveel mogelijk automatisch samen te voegen. Zitten de aanpassingen elkaar in de weg dan krijgt u een waarschuwing en de vraag welke versie u wilt behouden. Conflicterende versies worden beide opgeslagen zodat ze eventueel handmatig vergeleken kunnen worden.

Bij andere bestanden (geen Office) is automatische samenvoeging niet mogelijk. Hier krijgt u de vraag welke van de versies u wilt behouden, of dat beide versies los van elkaar moeten worden opgeslagen.

Hier wat tips om sync conflicten te voorkomen

  • Werk online als dat mogelijk is.
  • Hou bestanden niet onnodig lang open.
  • Gebruik bij voorkeur Office applicaties omdat deze vaak automatisch kunnen samenvoegen.
  • Als u belangrijke bestanden gaat aanpassen is het verstandig de teamleden daarvan op de hoogte te stellen.

Hoe kan ik SharePoint een eerdere versie van een document terugzetten?

De versiegeschiedenis in SharePoint houdt automatisch elke wijziging bij die wordt aangebracht aan bestanden. U kan zo zien wie wat heeft gewijzigd, en wanneer dit is gebeurd. Ook kunt u eerdere versies bekijken en eventueel terugzetten. Dat gaat als volgt:

  • Ga naar de documentbibliotheek.
  • Klik met rechter muisknop op het document (of klik op de drie puntje).
  • Kies voor Versie-geschiedenis.
  • ziet nu alle versies, inclusief wie ze heeft gemaakt of aangepast.
  • U kan de oude versies openen (alleen lezen), downloaden en herstellen.

Als u herstelt wordt de laaste versie niet weggegooid, maar blijft als de op één na laatste versie beschikbaar in de versie-geschiedenis.

Kunnen de personen waarmee ik deel alles met de bestanden doen?

Dat hangt van de rechten af die u ze bij het delen geeft. Sharepoint maakt verschil tussen de rechten van de eigenaar (volledige controle), leden (lezen en bewerken) en bezoekers (alleen lezen).

Deze rechten kunnen per document, map, bibliotheek of site aan iemand worden toegekend.

Hoe veel tijd heb ik om een bestand te herstellen of een verwijderd bestand terug te zetten?

Via de prullenbak van SharePoint online zijn de bestanden gedurende 93 dagen te herstellen.

Hoe vind ik snel een document terug in SharePoint?

In SharePoint kunt u documenten snel terugvinden met de zoekbalk bovenaan de pagina. Typ een deel van de bestandsnaam of een trefwoord dat in het document voorkomt en druk op Enter. U kunt de zoekresultaten verfijnen door bijvoorbeeld te filteren op bestandstype of locatie.

Weet u niet meer waar het document staat? Controleer dan ook de SharePoint-site of documentbibliotheek waarin u verwacht dat het bestand is opgeslagen. Let op: u ziet alleen documenten waarvoor u de juiste toegangsrechten hebt.

Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive?

Beide zijn Microsoft producten. OneDrive is echter in eerste instantie bedoeld voor persoonlijke bestanden die je eventueel met andere kunt delen. SharePoint is helemaal gericht op het delen van informatie voor projectgroepen, bedrijfsafdelingen en andere groepen.

Is SharePoint voor mijn organisatie geschikt?

Meer weten over het toepassen van SharePoint binnen uw organisatie? Of over de kosten van dit product? Neem gerust contact met ons op. Als Microsoft partner kunnen wij er u alles over vertellen.

Onderwerpen