Ontzorgde ICT van A tot Z
Een product dat Nomad IT als Microsoft partner vaak bij klanten inzet is Microsoft SharePoint. Hier vertel ik u hoe u medewerkers binnen uw organisatie met SharePoint kunt laten samenwerken.
Waarvoor wordt Microsoft SharePoint gebruikt?
Microsoft SharePoint wordt binnen organisaties vooral gebruikt om binnen het bedrijf bestanden te delen en om met meerdere medewerkers aan één bestand te werken. Collega’s kunnen documenten, rekenbladen en andere documenten raadplegen en eventueel (al ze daartoe gerechtigd zijn) zelf teksten, afbeeldingen en opmerkingen daaraan toevoegen. Zo kunnen ze op een makkelijke manier informatie delen, documenten beheren en efficiënt samenwerken.
Ook kunnen via SharePoint taken, kalenders en projectdocumentatie gedeeld worden en organisaties kunnen met SharePoint een intranet opzetten (een interne website), waarop ze handleidingen, bedrijfsnieuws en andere interne informatie plaatsen.
SharePoint werkt naadloos samen met andere Microsoft software zoals Teams, Outlook, OneDrive en Word.
Vaak gebruikt en heel interessant is de combinatie van SharePoint met Microsoft Teams. Beide zijn Microsoft producten die opgezet zijn om binnen een bedrijf samen te werken. Maar waar SharePoint vooral gericht is om het delen van bestanden is Teams gericht op onderlinge communicatie via chats, berichten, videocalls en videovergaderingen. Beide producten vullen elkaar heel goed aan. Als u zowel Teams als SharePoint gebruikt wordt er bijvoorbeeld automatisch een SharePoint=omgeving aangemaakt als u een Team aanmaakt, en bestanden die u uploadt in een Teams-kanaal worden opgeslagen in de bijbehorende documentenbibliotheek op SharePoint.
SharePoint in de cloud of intern
U kunt er voor kiezen om SharePoint in de cloud te draaien (in een Microsoft datacenter) of lokaal in uw eigen organisatie, op een eigen fileserver. Hiervoor zijn twee versies beschikbaar die respectievelijk SharePoint Online en SharePoint Server genoemd worden.
SharePoint Online in de cloud heeft veel voordelen omdat Microsoft het beheer en de beveiliging regelt, de bestanden via internet overal te raadplegen zijn en omdat er SharePoint Online volledig geïntegreerd is met onder andere Teams, Outlook en OneDrive. Bij SharePoint Server moet er veel meer zelf geregeld, beheerd en ingesteld worden, maar u bent wel meer afhankelijk van Microsoft en internet.
Wilt uw weten wat voor u meer geschikt is, SharePoint Online of SharePoint Server? Dan kan Nomad IT u adviseren.
De kosten en prijzen van SharePoint
Wat de kosten van SharePoint zijn hangt af van factoren zoals voor welke versie u kiest en (bij Online) voor het aantal gebruikers.
Bij Microsoft SharePoint Online betaalt u per gebruiker per maand abonnementsgeld. Maar veel gebruikers kiezen voor een Microsoft 365 Business of Business Enterprise abonnement waarvan SharePoint deel uitmaakt. Als u de Microspft Office software in de cloud gebruikt is dit de goedkoopste optie.
Met de cloud versie kunt u heel precies bepalen wat uw kosten zijn. De kosten van SharePoint Server zijn veel ondoorzichtiger, maar altijd hoger. U moet daar ook betalen per gebruiker, maar ook de software aanschaffen (de server licenties voor SharePoint en SQL) en alle kosten voor het beheer en onderhoud (eigen ICT personeel) en hardware voor de dataopslag, de server en eventueel aanvullende netwerkapparatuur.
Wilt u weten wat Microsoft SharePoint voor uw organisatie kost? Neem dan contact op met Nomad IT. Als Microsoft partner kunnen we u de meest recente prijzen doorgeven.