Ontzorgde ICT van A tot Z
Hier vind u informatie over Microsoft Teams. Hiermee kunt u met groepen mensen, binnen en buiten uw organisatie, samenwerken, communiceren, videovergaderen en bestanden delen.
Wat is Microsoft Teams?
Laten we beginnen met een korte introductie van Teams. Microsoft Teams is een communicatieplatform van Microsoft gericht op het samenwerken van een groep mensen. Met Microsoft Teams kan u chatten (in groepen of van persoon tot persoon), videobellen, video-vergaderen, bestanden delen en op andere manieren communiceren en samenwerken met andere mensen in uw groep zoals collega’s, zakenpartners of leden van een vereniging.
Microsoft Teams wordt vooral gebruikt voor communicatie binnen bedrijven en andere organisaties. Dat kan een klein bedrijf of een afdeling van een bedrijf zijn, maar er zijn ook veel multinationals en grote overheidsorganisaties die Microsoft Teams gebruiken. Binnen een organisatie kunnen er projectgroepen en andere werkgroepen aangemaakt worden. Deze groepen kunnen dan gebruik worden voor intern berichtenverkeer en het met meerdere mensen gedeeld gebruiken van bestanden.
Waarom Teams beter is voor communicatie dan e-mail of een messenger
Deze communicatie is veel efficiënter dan het gebruik van e-mail of bijvoorbeeld Whatsapp. Het berichtenverkeer in de chat is directer en overzichtelijker dan een mailcorrespondentie, bestanden kunnen worden gedeeld zonder dat er bijlages heen en weer worden gestuurd en Microsoft Teams is ook voor het video-vergaderen met grote groepen heel geschikt, Alle informatie is vanuit één app bereikbaar en kan op ieder moment met collega’s worden gedeeld. Er wordt meteen een archief opgebouwd, wat vanuit één plek goed te doorzoeken is.
Bovendien werkt Teams naadloos samen met andere Microsoft 365 software zoals Planner, Outlook, OneNote en de Office software. In Teams kan een beheerder regels instellen over wat wel en niet mag, wie toegang heeft, en gegevensbeveiliging afdwingen.
Teams wordt vaak gebruikt in combinatie met SharePoint. Ook dat is een Microsoft programma voor samenwerken binnen een bedrijf, maar SharePoint is gericht op het delen en samen werken aan bestanden.
Op welke apparaten kunt u Microsoft Teams gebruiken?
Een ander voordeel van Teams is dat u het op alle soorten apparaten kunt gebruiken. Op PC’s, laptops, Macs en smartphones, maar ook op touchscreens en speciale hardware voor vergaderruimtes.
Het is zelfs mogelijk om Microsoft Teams in een browser zoals Chrome, Edge, Firefox, of Safari te gebruiken zonder daarvoor eerst software te installeren. Via teams.microsoft.com kunt u inloggen op een bestaand Microsoft 365-account of Teams-account dat is aangemaakt door uw organisatie. U kan dan in de browser chatten, deelnemen aan vergaderingen, bestanden delen en samenwerken. Wel moet ik zeggen dat u wat meer mogelijkheden heeft als u de Microsoft Teams software of app gebruikt, maar dat zij geen essentiële onderdelen.
Is Microsoft Teams veilig en hoe wordt mijn data beschermd?
Via Teams worden er bestanden opgeslagen en er wordt in chats en berichten veel vertrouwelijke en concurrentiegevoelige informatie gedeeld. Veiligheid en privacy hebben in Microsoft Teams daarom een topprioriteit. Chats, gesprekken, bestanden en vergaderingen worden versleuteld verzonden (in transit) én versleuteld opgeslagen (at rest).
Daardoor zijn ze alleen door geautoriseerde gebruikers te raadplegen. De rechten en toegangsregels daarvoor zijn door de beheerder goed in te stellen. Microsoft werk met heel strikte privacyregels en gebruikt uw data niet voor eigen doeleinden.
Kunnen partners buiten mijn bedrijf ook mijn Teams gebruiken?
U kunt externen uitnodigen om mee te doen aan de Microsoft Teams activiteiten binnen uw organisatie.
Neem bijvoorbeeld de videovergadering: U kunt via e-mail een externe uitnodigen om deel te nemen aan een Teams vergadering. Deze persoon hoef daarvoor zelf niet over een Teams account te beschikken. Via een link kan hij of zij aan de videovergadering zonder eerst software te installeren. De externe persoon heeft geen beperkingen in de videovergadering.
Voor deelnemen aan het chatten (het berichtenverkeer) en het delen van bestanden moet een extern persoon eerst in het Microsoft Teams beheer van het bedrijf als gast worden toegevoegd. De beheerder geeft dan aan wat deze persoon binnen Teams wel en niet mag. Het is mogelijk dat de gast als volwaardig deelnemer van Teams meedraait, maar daarvoor moet deze dan wel eerst daartoe alle rechten gekregen hebben.
Meer weten over Microsoft Teams?
Als Microsoft partner kan Nomad IT u alles vertellen over het gebruik van Microsoft Teams. En natuurlijk kunnen wij Microsoft Teams ook in uw organisatie invoeren en eventueel beheren. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op.
Zie ook: