Ontzorgde ICT van A tot Z
Bij veel bedrijven ontbreken procesbeschrijvingen omdat men denkt dat het opstellen ervan veel werk is. Ook worden procesbeschrijvingen door tijdgebrek vaak verwaarloosd. Dat is jammer, want procesregistratie hoeft helemaal geen enorme klus te zijn. U moet alleen de juiste tool gebruiken en het beschrijven van processen slim aanpakken.
Met goede procesregistratie bespaart u namelijk meer tijd dan het kost. Hieronder vindt u enkele praktische tips om processen vast te leggen zonder dat dit veel extra tijd vraagt.
Een goed begin
Een veelgemaakte fout is dat ondernemers direct alle processen binnen het bedrijf willen beschrijven. Daarmee haalt u zich niet alleen veel werk op de hals, maar gaat u vaak ook ongestructureerd te werk. Het is verstandiger om te beginnen met processen die aan één of meer van de onderstaande kenmerken voldoen:
- Processen waarbij veel fouten worden gemaakt.
- Processen die binnen uw organisatie het vaakst worden uitgevoerd.
- Processen waarvan de kennis voornamelijk bij één medewerker aanwezig is.
- Processen die voor uw klanten van groot belang zijn.
Processen voor klachtenafhandeling, het uitbrengen van offertes en het verwerken van orders zijn voor veel bedrijven cruciaal. Dit zijn daarom uitstekende processen om mee te beginnen.
Begin met de huidige situatie
Veel ondernemers proberen direct het perfecte proces te ontwerpen. Het in kaart brengen van een nog niet bestaande werkwijze is echter lastig en tijdrovend. Het is vaak effectiever om eerst te beschrijven hoe het proces momenteel verloopt.
Vraag medewerkers hoe zij hun werkzaamheden uitvoeren en leg deze stappen vast. Zo ontstaat snel een eerste versie van het proces.
Met de BOXapp van Nomad IT kunt u processen bovendien grafisch vastleggen. Dat geeft vaak meer inzicht dan uitgebreide tekstbeschrijvingen. Bovendien worden knelpunten, onduidelijke stappen en overbodige werkzaamheden sneller zichtbaar. Op die manier ontstaat eenvoudig een eerste procesbeschrijving die later verder kan worden geoptimaliseerd.
Beschrijf tijdens het werk
U kunt natuurlijk achter uw bureau gaan zitten en proberen een proces uit uw hoofd op papier te zetten. In de praktijk werkt het vaak sneller om processen vast te leggen terwijl het werk wordt uitgevoerd.
Zo maakt u procesregistratie onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Iedere stap wordt direct vastgelegd, terwijl tegelijkertijd opmerkingen kunnen worden toegevoegd over knelpunten, fouten uit het verleden of onduidelijkheden.
Deze aanpak kost minder denkwerk, omdat medewerkers het proces uitvoeren terwijl zij het beschrijven. Bovendien levert deze werkwijze nauwelijks extra tijdsverlies op, omdat de registratie plaatsvindt tijdens de normale werkzaamheden.
Daarnaast zorgt deze aanpak voor meer betrokkenheid van medewerkers. U profiteert niet alleen van hun praktijkkennis, maar creëert ook meer draagvlak voor de uiteindelijke processen. Mensen volgen procedures doorgaans sneller wanneer zij hebben meegedacht over de inhoud.
Gebruik een goede tool
BOXapp is een praktische oplossing om processen en werkstromen vast te leggen, te verbeteren en te beheren. Processen worden overzichtelijk weergegeven met een minimum aan tekst, terwijl aanvullende informatie eenvoudig beschikbaar blijft via koppelingen naar documenten, websites, video’s, handleidingen en andere bronnen.
Daarnaast kunnen herinneringen worden ingesteld en takenlijsten worden gegenereerd. Alle informatie die nodig is voor het uitvoeren van een proces bevindt zich daardoor op één centrale plek.
Houd processen actueel
Het regelmatig evalueren van processen kost tijd, maar levert op de lange termijn vaak een veel grotere tijdsbesparing op. Bovendien voorkomt het fouten en inefficiënties die ontstaan wanneer procedures niet meer aansluiten op de praktijk.
BOXapp kan op vooraf ingestelde momenten automatisch een herinnering geven om processen opnieuw te beoordelen.
Vaak blijkt dat processen verder kunnen worden verbeterd op basis van opgedane ervaringen. Stappen kunnen worden vereenvoudigd, overbodige werkzaamheden kunnen vervallen en nieuwe inzichten kunnen worden verwerkt. Zo groeit uw procesdocumentatie mee met uw organisatie zonder dat dit veel extra werk oplevert.
Meer weten?
Wil u meer weten over procesregistratie met BOXapp? Of wilt u een geheel vrijblijvende demonstratie van deze software? Neem dan contact met ons op, en u komt alles te weten.