Ontzorgde ICT van A tot Z
Tegenwoordig werken bijna alle bedrijven in de cloud. Dat heeft veel voordelen, maar het maakt bedrijven ook afhankelijker en meer kwetsbaar. Veel ondernemers maken zich daar zorgen over.
Daarom geven wij u hier tips om minder afhankelijk te worden van internet en de cloud-aanbieders, maar wel kunt blijven profiteren van de vele pluspunten van werken in de cloud.
De cloud is vaak niet het probleem
Bij risico’s van de cloud wordt vaak gedacht aan Microsoft, aan het online boekhoudpakket of een andere aanbieder van cloud-diensten. In werkelijkheid zit het grootste risico vaak dichter bij huis.
Bijvoorbeeld bij de internetverbinding. Valt die verbinding uit, dan maakt het weinig verschil hoe betrouwbaar de cloudleverancier is. Uw medewerkers kunnen niet meer bij hun bestanden, Teams werkt niet meer, de telefonie kan uitvallen en ook andere online systemen worden onbereikbaar.
Voor veel bedrijven blijkt niet de cloud de zwakste schakel te zijn, maar de internetverbinding. Nomad IT adviseert bedrijven dan ook een backup internetverbinding. Soms kan een heel eenvoudige en goedkope lijn, zelfs een mobiele pre-paid verbinding, al redding brengen.
Denk ook niet alleen aan computers
Vaak wordt er bij cloud-problemen ook alleen aan computers gedacht. Natuurlijk zijn e-mail en Microsoft 365 kwetsbaar, maar vaak zijn ook kassasystemen, pinapparaten, telefonie, de camerabewaking, het voorraadbeheer en de planningssoftware verbonden met internet. Het kan dus ook zijn dat klanten niet meer kunnen betalen, of dat bewakingssystemen uitvallen. Daardoor kan een internetstoring gevolgen hebben voor veel meer afdelingen dan alleen de administratie.
Stel uzelf eens de vraag:
“Wat gebeurt er als het internet vandaag om tien uur uitvalt en pas om drie uur vanmiddag terugkomt?”
Bij veel organisaties blijkt het antwoord verrassend confronterend.
Zorg voor een plan B
We noemden het hier boven al: De eenvoudigste manier om minder kwetsbaar te worden, is zorgen voor een tweede route naar internet.
Dat hoeft lang niet altijd een tweede vaste internetverbinding te zijn. Voor veel MKB-bedrijven biedt een automatische 4G- of 5G-back-up al een uitstekende oplossing.
Moderne netwerkapparatuur kan voortdurend controleren of de hoofdverbinding nog actief is. Zodra een storing wordt gedetecteerd, schakelt het systeem automatisch over naar de reserveverbinding. Vaak merken medewerkers daar nauwelijks iets van.
Het grote voordeel is dat uw organisatie kan blijven werken terwijl de storing wordt opgelost. Nomad IT kan voor u zo’n internetverbinding regelen.
Laat belangrijke bestanden niet alleen online bestaan
Cloudopslag is ideaal, maar dat betekent niet dat alles uitsluitend online hoeft te staan.
Met oplossingen zoals OneDrive kunnen belangrijke documenten automatisch worden gesynchroniseerd naar de computers van medewerkers. Hierdoor blijven bestanden vaak beschikbaar, zelfs wanneer de internetverbinding tijdelijk wegvalt.
Dat betekent niet dat medewerkers onbeperkt kunnen doorwerken zonder internet, maar het voorkomt wel dat een storing direct leidt tot volledige stilstand. Veel informatie is dan toch nog op te vragen, al is er geen internet.
Kijk kritisch naar uw telefonie
Veel moderne telefooncentrales draaien tegenwoordig volledig via internet. Dat is flexibel en vaak voordelig, maar het betekent ook dat een internetstoring invloed kan hebben op uw bereikbaarheid.
Gelukkig zijn daar oplossingen voor. Gesprekken kunnen bijvoorbeeld automatisch worden doorgeschakeld naar mobiele telefoons of via een mobiele back-upverbinding blijven functioneren.
Juist voor horecabedrijven en organisaties met veel telefonisch klantcontact is dit een aandachtspunt dat regelmatig wordt vergeten.
Spreid uw risico’s
Een ander risico ontstaat wanneer alle belangrijke diensten bij één leverancier worden ondergebracht.
Dat lijkt overzichtelijk, maar zorgt er ook voor dat één storing meerdere processen tegelijk kan raken.
Het is daarom verstandig om regelmatig te bekijken welke systemen echt bedrijfskritisch zijn en of er alternatieven of noodscenario’s beschikbaar zijn.
Daarbij gaat het niet alleen om techniek, maar ook om processen. Weet uw organisatie bijvoorbeeld wat er moet gebeuren wanneer internet enkele uren niet beschikbaar is? Leg dit vast in een proces zodat iedereen op de juiste manier kan handelen als de cloud wegvalt.
Een storing is niet het juiste moment om na te denken
Veel ondernemers besteden veel aandacht aan preventie, maar weinig aan voorbereiding.
Toch maakt juist die voorbereiding vaak het verschil tussen een vervelende storing en een echte bedrijfscrisis.
Bedrijven die vooraf hebben nagedacht over internetuitval weten meestal precies wat ze moeten doen. Medewerkers kunnen blijven werken, klanten blijven geholpen worden en belangrijke processen lopen door.
Bedrijven die dat niet hebben geregeld, ontdekken tijdens de storing pas hoe afhankelijk ze eigenlijk zijn geworden. Zorg dus altijd voor een goed noodplan.
Minder afhankelijk zonder terug te gaan naar vroeger
Soms wordt gedacht dat de oplossing ligt in het terughalen van systemen naar een lokale server. In de praktijk is dat voor de meeste organisaties niet nodig en vaak zelfs onwenselijk.
De cloud biedt nog steeds enorme voordelen op het gebied van flexibiliteit, samenwerking en veiligheid. De vraag is daarom niet hoe u minder in de cloud kunt werken, maar hoe u minder kwetsbaar wordt wanneer er iets misgaat.
Een betrouwbare internetverbinding, een goede back-upvoorziening, slimme synchronisatie van bestanden en een doordacht noodscenario zorgen ervoor dat uw bedrijf kan blijven functioneren wanneer anderen noodgedwongen moeten wachten.
Dat is uiteindelijk waar moderne ICT om draait: niet alleen zorgen dat alles werkt, maar ook dat het blijft werken wanneer omstandigheden tegenzitten.
Laat Nomad IT u helpen
Nomad IT kan voor u een ICT omgeving opzetten waarbij u met minimaal risico optimaal profiteert van de mogelijkheden van werken in de cloud. Neem contact met ons op als u veilig in de cloud wil werken.