Ontzorgde ICT van A tot Z
Het leidt geen twijfel dat goed werkende ICT-omgeving belangrijk is. Computers, laptops, internet, e-mail, Microsoft 365, printers, wifi en beveiliging moeten gewoon werken. Toch is het voor veel MKB-bedrijven lastig om te bepalen of het uitbesteden van ICT beheer financieel interessant is. Niet uitbesteden lijkt altijd goedkoper.
Wat kost het uitbesteden van ICT beheer eigenlijk? Is het niet goedkoper een ICT-medewerker aan te nemen? En levert uitbesteden behalve gemak ook echt iets op?
In dit artikel kijken we eerlijk naar de kosten, voordelen en nadelen van ICT beheer uitbesteden. Zo kunt u beter bepalen wat voor uw organisatie de beste keuze is.
Wat wordt bedoeld met ICT beheer?
Laten we eerst duidelijk definiëren van ICT beheer in dit geval is. Onder ICT beheer valt alle werkzaamheden die nodig zijn om uw ICT-omgeving veilig, stabiel en actueel te houden. Denk aan het beheren van werkplekken, servers, Microsoft 365, gebruikersaccounts, netwerken, wifi, back-ups en beveiligingssoftware.
Daarnaast hoort ook ondersteuning van medewerkers erbij. Bijvoorbeeld wanneer iemand niet kan inloggen, problemen heeft met e-mail of een printer niet meer werkt.
Veel ondernemers zien alleen de zichtbare werkzaamheden. Een groot deel van goed ICT beheer gebeurt echter achter de schermen. Updates installeren, beveiligingsproblemen oplossen, systemen controleren en back-ups testen zijn werkzaamheden die vaak onzichtbaar blijven, maar wel belangrijk zijn voor een betrouwbare ICT-omgeving.
Wat kost ICT beheer uitbesteden?
De kosten van de gehele ICT uitbesteden verschilt sterk per organisatie. Een bedrijf met vijf medewerkers heeft immers andere behoeften dan een organisatie met vijftig werkplekken, meerdere locaties en complexe software.
Toch zijn er een aantal veelvoorkomende prijsmodellen.
Vaste maandbedragen
Veel ICT-bedrijven werken met een vast bedrag per gebruiker, werkplek of maand. Afhankelijk van de dienstverlening liggen deze bedragen vaak tussen de € 25 en € 150 per gebruiker per maand.
Bij dergelijke abonnementen zijn meestal zaken inbegrepen zoals:
- monitoring van systemen
- updates en onderhoud
- ondersteuning van gebruikers
- antivirus en beveiliging
- beheer van Microsoft 365
- periodieke controles
Het voordeel van deze aanpak is duidelijkheid. U weet vooraf wat de maandelijkse kosten zijn en komt meestal niet voor verrassingen te staan.
Een nadeel is dat u soms ook betaalt voor ondersteuning die u nauwelijks gebruikt. Vooral organisaties met een stabiele omgeving en weinig storingen kunnen daardoor relatief veel betalen.
Betalen voor de werkelijk bestede tijd
Een andere mogelijkheid is om alleen de daadwerkelijk bestede tijd te betalen. De ICT-dienstverlener registreert de uitgevoerde werkzaamheden en factureert deze achteraf.
Dit model wordt vooral toegepast bij kleinere bedrijven, ZZP’ers en organisaties met een relatief eenvoudige ICT-omgeving.
Het grote voordeel is dat de kosten vaak lager uitvallen wanneer er weinig ondersteuning nodig is. U betaalt alleen voor werkzaamheden die daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Nomad IT hanteert bij voorkeur dit model en onze ervaring is dat de kosten over een jaar genomen veel lager uitpakken dan de jaarlijkse kosten bij het bovengenoemde abonnementsmodel.
Daar staat tegenover dat de kosten minder voorspelbaar zijn. Wanneer zich onverwachte problemen voordoen, kan een factuur hoger uitvallen dan normaal.
Voor veel kleine MKB-bedrijven blijkt deze aanpak echter verrassend voordelig. Zeker wanneer systemen goed zijn ingericht en regelmatig worden onderhouden.
Combinatie van beide modellen
Het is ook mogelijk om te kiezen voor een combinatie. Bijvoorbeeld een beperkt vast bedrag voor monitoring en beveiliging, aangevuld met werkzaamheden op basis van nacalculatie.
Hierdoor profiteert u van continu toezicht op de belangrijkste systemen, terwijl u niet betaalt voor ondersteuning die niet nodig is.
Is een eigen ICT-medewerker goedkoper?
Dat lijkt soms zo, maar in de praktijk valt dat vaak tegen.
Een interne ICT-medewerker kost niet alleen salaris. Ook werkgeverslasten, vakantiegeld, opleidingen, werkplek, apparatuur en vervanging tijdens ziekte moeten worden meegerekend. Want met slechts één medewerker voor de automatisering bent u niet iedere dag van het jaar van ICT kennis en ondersteuning verzekerd. Iets wat bij het uitbesteden van ICT beheer aan een gespecialiseerd bedrijf wel het geval is.
Een ervaren systeembeheerder kost een organisatie al snel vele tienduizenden euro’s per jaar.
Daarnaast heeft één medewerker meestal niet alle kennis in huis. Moderne ICT bestaat uit veel specialisaties zoals cybersecurity, Microsoft 365, cloudbeheer, netwerken, telefonie en back-upoplossingen. Een externe ICT-partner beschikt vaak over meerdere specialisten die samen een veel breder kennisniveau bieden.
Voor grotere organisaties kan een eigen ICT-afdeling, met meerdere specialisten, interessant zijn. Voor veel MKB-bedrijven is uitbesteden echter financieel veel aantrekkelijker.
Wat levert ICT beheer uitbesteden op?
Bij de beoordeling van de kosten wordt vaak vergeten wat goed ICT beheer oplevert.
Een computer die traag werkt kost tijd. Een internetstoring kost productiviteit. Een ransomware-aanval kan zelfs dagen of weken werk stilleggen.
De echte waarde van ICT beheer zit daarom niet alleen in het oplossen van problemen, maar juist in het voorkomen ervan.
Minder storingen en uitval
Een goed beheerde ICT-omgeving werkt stabieler. Problemen worden vaak ontdekt voordat gebruikers er last van krijgen.
Dat betekent minder onderbrekingen, minder frustratie en meer tijd om bezig te zijn met uw eigen werk. En dat scheelt veel kosten.
Betere beveiliging
Cybercriminelen richten zich steeds vaker op het MKB. Veel ondernemers denken dat hun bedrijf te klein is om interessant te zijn, maar juist kleinere organisaties zijn vaak een aantrekkelijk doelwit omdat de beveiliging daar meestal minder goed geregeld is.
Professioneel beheer zorgt voor actuele beveiliging, veilige wachtwoorden, multifactor authenticatie, back-ups en tijdige updates.
Het uitbesteden van het ICT beheer verkleint daardoor de kans op ransomware, datalekken en andere beveiligingsincidenten aanzienlijk.
Hogere productiviteit
Wanneer medewerkers snel kunnen werken zonder technische problemen en met meer soepel werkende systemen, stijgt de productiviteit.
Dat effect wordt vaak onderschat. Een medewerker die dagelijks tien minuten verliest door trage systemen kost op jaarbasis veel meer dan de meeste ondernemers verwachten.
Betere ondersteuning voor groei
Veel bedrijven groeien geleidelijk. Nieuwe medewerkers krijgen laptops, extra software en toegang tot systemen.
Met een professionele ICT-partner kan de IT omgeving eenvoudiger meegroeien zonder dat alles opnieuw ingericht hoeft te worden.
Zijn er ook nadelen?
Ja. ICT beheer uitbesteden heeft niet alleen voordelen.
Een externe partij kent uw organisatie in het begin minder goed dan een interne medewerker. Het kost tijd om processen, wensen en werkwijzen te leren kennen. Dat brengt in de aanloopfase kosten met zich mee, bijvoorbeeld door het doen van een nulmeting, een complete inventarisatie van de huidige staat van de ICT binnen een organisatie.
Daarnaast bent u afhankelijk van een externe leverancier. Daarom is het verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid, reactietijden en verantwoordelijkheden.
Ook zijn er natuurlijk kosten verbonden aan uitbesteden. De vraag is echter niet alleen wat ICT beheer kost, maar ook wat slechte of onvoldoende ICT beheer kost.
Een dag niet kunnen werken door een storing, verloren gegevens of een cyberaanval kan vele malen duurder zijn dan goed beheer.
Waar moet u op letten bij het vergelijken van ICT aanbieders?
Kijk niet uitsluitend naar het maandbedrag of uurtarief.
Vraag ook naar:
- welke werkzaamheden zijn inbegrepen
- hoe snel ondersteuning wordt geleverd
- hoe beveiliging is geregeld
- of back-ups worden gecontroleerd
- hoe updates worden uitgevoerd
- of er proactief wordt meegedacht
De goedkoopste aanbieder blijkt achteraf niet altijd de voordeligste keuze.
Goed ICT beheer draait uiteindelijk om betrouwbaarheid, continuïteit en deskundigheid.
Wanneer is ICT beheer uitbesteden interessant?
Voor veel MKB-bedrijven wordt ICT steeds belangrijker terwijl de beschikbare tijd en kennis beperkt blijven.
Wanneer medewerkers afhankelijk zijn van computers, internet, cloudoplossingen en digitale communicatie, wordt professioneel beheer al snel interessant.
Dat geldt zeker voor organisaties die geen eigen ICT-afdeling hebben of die merken dat storingen, beveiligingsproblemen en technische vragen steeds meer tijd kosten.
ICT beheer uitbesteden aan Nomad IT
Wilt u zich bezighouden met uw eigen bedrijf in plaats van met technische problemen? Dan kan het uitbesteden van uw ICT beheer een logische stap zijn.
Nomad IT ondersteunt MKB-bedrijven, verenigingen, stichtingen en andere organisaties bij het beheren van hun complete ICT-omgeving. Van werkplekbeheer en Microsoft 365 tot netwerkbeheer, cybersecurity, back-ups en ondersteuning van gebruikers.
Het doel is eenvoudig: een veilige, stabiele en goed werkende ICT-omgeving, zodat u zich kunt richten op ondernemen terwijl wij de ICT uit handen nemen.
Nodig ons uit voor een geheel vrijblijvend gesprek en wij kunnen u aan de hand van uw input een indicatie geven wat het uitbesteden van uw ICT beheer aan Nomad IT u gaat kosten en opleveren.
Zie ook
- Werkplekbeheer uitbesteden
- Systeembeheer uitbesteden
- Netwerkbeheer uitbesteden
- Is ICT ontzorging ook voor een klein bedrijf interessant?
Foto: AI generated