Ontzorgde ICT van A tot Z
Binnen een bedrijf voert iedereen dagelijks werkzaamheden uit. Denk aan het verwerken van bestellingen, het afhandelen van klantvragen, het uitvoeren van controles of het opleveren van producten. Maar gebeurt dat ook altijd op dezelfde manier? Vaak is dat niet het geval. In de praktijk blijkt dat medewerkers vaak hun eigen werkwijze ontwikkelen. Dat gaat meestal goed, totdat iemand afwezig is, een collega een taak moet overnemen of er iets fout gaat.
Door werkzaamheden op een uniforme manier uit te voeren, voorkomt u onnodige fouten, misverstanden en dubbel werk. Bovendien wordt het eenvoudiger om kennis aan een collega over te dragen en om nieuwe medewerkers in te werken.
Maar hoe zorgt u ervoor dat iedereen binnen uw organisatie dezelfde werkwijze volgt? BOXapp helpt u daarbij. Hoe? Dat kunt u hieronder lezen.
De voordelen van een uniforme werkwijze
Een bedrijf waarin medewerkers volgens dezelfde afspraken werken, heeft daar op verschillende manieren voordeel van.
Minder fouten en misverstanden
Wanneer duidelijk is welke stappen medewerkers moeten volgen, is de kans kleiner dat belangrijke handelingen worden overgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan een installatiebedrijf waarbij monteurs na iedere opdracht een vaste controle uitvoeren. Door deze controle als onderdeel van het werkproces vast te leggen, wordt voorkomen dat de ene monteur wel alle aansluitingen controleert en de andere een onderdeel vergeet.
Ook op kantoor levert dit voordeel op. Wanneer iedereen dezelfde procedure volgt voor het verwerken van facturen, worden bijvoorbeeld ontbrekende gegevens of afwijkende bedragen minder snel over het hoofd gezien.
Werkzaamheden zijn eenvoudiger over te nemen
Een collega die ziek wordt, op vakantie gaat of onverwacht afwezig is. Het komt regelmatig voor. Wanneer werkzaamheden vooral gebaseerd zijn op persoonlijke kennis en gewoontes, kan het lastig zijn om deze taken over te nemen.
Een uniforme werkwijze maakt dat een stuk eenvoudiger. Collega’s weten welke stappen nodig zijn, welke informatie ze moeten gebruiken en waar ze documenten en formulieren kunnen vinden.
Een medewerker die normaal gesproken verantwoordelijk is voor de inkoop, hoeft daardoor niet eerst uitgebreid uit te leggen hoe een bestelling geplaatst moet worden. De procedure is immers al binnen het bedrijf vastgelegd.
Nieuwe medewerkers sneller inwerken
Nieuwe medewerkers moeten vaak veel leren. Niet alleen wat hun werkzaamheden zijn, maar ook hoe het bedrijf bepaalde zaken geregeld heeft.
Wanneer iedere collega een andere uitleg geeft, ontstaat al snel verwarring. De nieuwe medewerker krijgt verschillende instructies en weet uiteindelijk niet meer welke werkwijze de juiste is.
Met vastgelegde werkprocessen beschikt iedereen over dezelfde informatie. Een nieuwe medewerker kan zelfstandig bekijken hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden en welke hulpmiddelen daarbij nodig zijn. Natuurlijk blijft begeleiding door collega’s belangrijk, maar er hoeft minder tijd besteed te worden aan het steeds opnieuw uitleggen van dezelfde werkzaamheden.
Constante kwaliteit leveren
Klanten verwachten dat een bedrijf afspraken nakomt en een bepaalde kwaliteit levert. Het maakt daarbij niet uit welke medewerker de opdracht uitvoert.
Denk aan een schoonmaakbedrijf dat verschillende medewerkers bij dezelfde klant inzet. Wanneer iedereen andere schoonmaakmiddelen gebruikt of bepaalde werkzaamheden anders uitvoert, kan het resultaat per bezoek verschillen.
Door afspraken over de uitvoering vast te leggen, weet iedere medewerker wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo wordt de kwaliteit minder afhankelijk van de persoon die het werk uitvoert.
Minder afhankelijk van individuele medewerkers
In veel MKB-bedrijven is bepaalde kennis bij slechts één of enkele medewerkers aanwezig. Zij weten precies hoe een specifieke machine ingesteld moet worden, hoe een bepaalde klant geholpen wil worden of welke stappen nodig zijn om een opdracht af te ronden.
Dat maakt een organisatie kwetsbaar. Wanneer deze medewerkers niet beschikbaar zijn, kan het werk vertraging oplopen of zelfs stil komen te liggen.
Door werkzaamheden en bijbehorende kennis vast te leggen, wordt deze informatie beschikbaar voor andere medewerkers. Het bedrijf wordt daardoor minder afhankelijk van individuele personen.
Wat gaat er mis als medewerkers niet op dezelfde manier werken?
Verschillende werkwijzen ontstaan vaak ongemerkt. Een medewerker bedenkt een handigere manier om iets te doen, een collega neemt een andere werkwijze over en na verloop van tijd zijn er meerdere varianten ontstaan.
Dat hoeft niet direct problemen op te leveren, maar de verschillen kunnen zich opstapelen.
Een paar voorbeelden uit de dagelijkse praktijk:
- Een medewerker slaat klantgegevens op in een eigen map, terwijl collega’s deze informatie in het centrale systeem bewaren. Wanneer iemand de gegevens nodig heeft, is niet duidelijk waar de juiste versie staat.
- Bij het aannemen van een nieuwe opdracht worden niet altijd dezelfde vragen gesteld. Daardoor ontbreekt soms belangrijke informatie, zoals afmetingen, gewenste levertijden of specifieke klantafspraken.
- Verschillende medewerkers gebruiken hun eigen versie van een formulier. Hierdoor ontbreken gegevens of worden gegevens op verschillende manieren geregistreerd.
- Een servicemedewerker lost een probleem op, maar registreert niet welke handelingen zijn uitgevoerd. Wanneer het probleem terugkomt, moet een collega opnieuw uitzoeken wat er eerder is gebeurd.
- Een medewerker gebruikt een verouderde werkinstructie, terwijl inmiddels een nieuwe procedure is ingevoerd. Hierdoor worden werkzaamheden uitgevoerd volgens afspraken die niet meer gelden.
Het probleem is vaak niet dat medewerkers hun werk niet goed willen doen. Ze beschikken simpelweg niet allemaal over dezelfde informatie of duidelijke afspraken.
Hoe creëert u uniformiteit binnen uw bedrijf?
De eerste stap is inzicht krijgen in de manier waarop werkzaamheden momenteel worden uitgevoerd. Kijk daarbij niet alleen naar de officiële procedures, maar juist ook naar de dagelijkse praktijk.
Vraag medewerkers hoe zij bepaalde taken uitvoeren. Zijn er verschillen? Worden bepaalde stappen overgeslagen? Gebruikt iedereen dezelfde formulieren en documenten? En weten medewerkers waar ze de juiste informatie kunnen vinden?
Leg vervolgens vast hoe de werkzaamheden idealiter uitgevoerd moeten worden. Beschrijf de verschillende processtappen in een logische volgorde en geef aan welke informatie nodig is om een stap goed uit te voeren.
Het is daarbij belangrijk om medewerkers bij dit proces te betrekken. Zij weten vaak als geen ander waar in de praktijk problemen ontstaan en welke aanpassingen het werk eenvoudiger kunnen maken.
Maak de beschrijvingen bovendien praktisch. Een procedure moet geen uitgebreid document worden dat niemand leest. Medewerkers moeten snel kunnen zien wat ze moeten doen, welke informatie ze nodig hebben en wat de volgende stap is.
Zorg dat iedereen dezelfde informatie gebruikt
Alleen het vastleggen van werkzaamheden is niet voldoende. De informatie moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn.
Wanneer een medewerker eerst verschillende mappen, e-mails of netwerkschijven moet doorzoeken om een werkinstructie te vinden, is de kans groot dat hij uiteindelijk zijn eigen werkwijze blijft volgen.
Zorg daarom voor één centrale plek waar medewerkers de actuele processen, instructies en bijbehorende documenten kunnen raadplegen.
Denk hierbij niet alleen aan procesbeschrijvingen, maar ook aan formulieren, handleidingen, controlelijsten, werktekeningen, video’s en andere informatie die nodig is om werkzaamheden goed uit te voeren.
Zo voorkomt u dat verschillende versies naast elkaar blijven bestaan en iedereen uiteindelijk zijn eigen informatie gebruikt.
BOXapp: iedereen dezelfde werkwijze en informatie
Met BOXapp van Nomad IT kunt u de werkzaamheden binnen uw bedrijf digitaal vastleggen en beschikbaar maken voor medewerkers. BOXapp is ontwikkeld om bedrijfsprocessen overzichtelijk te beschrijven en alle bijbehorende informatie op één centrale plek onder te brengen.
In BOXapp worden werkzaamheden weergegeven als digitale procesbeschrijvingen. Medewerkers kunnen de verschillende stappen bekijken en zien wat er op ieder moment van hen verwacht wordt.
Bedrijfsprocessen digitaal vastleggen
U kunt de belangrijkste werkzaamheden binnen uw organisatie stap voor stap beschrijven. Bijvoorbeeld het verwerken van een bestelling, het afhandelen van een serviceverzoek, het uitvoeren van onderhoud of het opleveren van een project.
De processen worden overzichtelijk weergegeven, zodat medewerkers snel begrijpen hoe een bepaalde werkzaamheid verloopt. Ook eventuele keuzemomenten en verschillende vervolgstappen kunnen worden opgenomen.
Hierdoor ontstaat een gezamenlijke beschrijving van de manier waarop het bedrijf wil werken.
Iedereen toegang tot dezelfde processen
De vastgelegde processen kunnen beschikbaar worden gesteld aan de medewerkers die daarvoor gerechtigd zijn.
Een medewerker hoeft dus niet afhankelijk te zijn van een collega die toevallig weet hoe iets geregeld is. De juiste informatie is op ieder moment terug te vinden.
Bovendien kunt u met verschillende gebruikersrollen bepalen wie informatie mag bekijken, aanpassen of beheren. Zo houdt u controle over de inhoud van de bedrijfsprocessen, terwijl medewerkers eenvoudig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.
Koppel documenten, formulieren en werkinstructies aan processtappen
Een procesbeschrijving vertelt wat er moet gebeuren. Maar vaak is er ook aanvullende informatie nodig om een stap goed uit te voeren.
BOXapp maakt het mogelijk om deze informatie rechtstreeks aan de betreffende processtappen te koppelen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een invulformulier dat gebruikt moet worden bij het aannemen van een nieuwe opdracht.
- Een handleiding waarin staat hoe een machine ingesteld moet worden.
- Een controlelijst die gebruikt wordt voordat een product wordt afgeleverd.
- Een werktekening die nodig is bij de uitvoering van een project.
- Een instructievideo waarin een bepaalde handeling wordt voorgedaan.
- Een standaard e-mail die gebruikt wordt om klanten over een bepaalde situatie te informeren.
Medewerkers hoeven daardoor niet zelf op zoek naar de juiste bestanden of te bedenken welk formulier ze moeten gebruiken. De informatie staat direct bij de processtap waarvoor deze bedoeld is.
Dit voorkomt dat medewerkers verschillende documenten gebruiken of werken met verouderde instructies.
Eén centrale werkwijze die u kunt blijven verbeteren
Een bedrijf staat niet stil. Werkzaamheden veranderen, nieuwe producten worden geïntroduceerd en procedures worden aangepast.
Daarom is het belangrijk dat procesbeschrijvingen eenvoudig bijgewerkt kunnen worden. Wanneer een werkwijze verandert, kunt u de betreffende procesbeschrijving en bijbehorende informatie aanpassen. Medewerkers beschikken vervolgens over de actuele versie.
Zo groeit BOXapp mee met uw organisatie en blijft de vastgelegde werkwijze aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Uniform werken zonder onnodige regels
Uniformiteit creëren betekent niet dat iedere medewerker precies hetzelfde moet denken of dat er voor iedere kleine handeling een uitgebreide procedure nodig is.
Het gaat erom dat belangrijke werkzaamheden op een afgesproken manier worden uitgevoerd en dat iedereen daarbij over dezelfde informatie beschikt.
Binnen die afspraken blijft voldoende ruimte voor eigen inzicht en vakmanschap. Een ervaren medewerker kan nog steeds meedenken over verbeteringen en bijzondere situaties vragen soms om een andere aanpak.
Het belangrijkste is dat afwijkingen bewust worden gemaakt en dat goede verbeteringen uiteindelijk ook in de gezamenlijke werkwijze terechtkomen.
Zo voorkomt u dat iedere medewerker opnieuw het wiel uitvindt en bouwt u aan een organisatie waarin kennis gedeeld wordt en werkzaamheden minder afhankelijk zijn van individuele personen.
Wilt u ook meer uniformiteit binnen uw bedrijf?
Wanneer medewerkers op verschillende manieren werken, kost dat vaak meer tijd en moeite dan u denkt. Fouten, misverstanden, zoekgeraakte informatie en onnodige uitleg zijn daarvan enkele gevolgen.
Met BOXapp brengt u structuur aan in uw bedrijfsprocessen. U legt vast hoe werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, maakt deze informatie toegankelijk voor medewerkers en koppelt alle benodigde documenten, formulieren en werkinstructies direct aan de juiste processtappen.
BOXapp is ontwikkeld door Nomad IT. Wilt u weten hoe u hiermee meer uniformiteit en overzicht binnen uw organisatie kunt creëren? Neem dan vrijblijvend contact op. We vertellen u graag wat BOXapp voor uw bedrijf kan betekenen.