Ontzorgde ICT van A tot Z
Banken, verzekeringskantoren, hypotheekadviseurs, accountants en andere financiële dienstverleners verwerken dagelijks grote hoeveelheden vertrouwelijke informatie. Denk aan salarisgegevens, belastingaangiften, hypotheekaanvragen, verzekeringspolissen en financiële rapportages. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat deze gegevens veilig zijn en dat hun adviseur goed bereikbaar is.
Daarvoor is meer nodig dan een paar goed werkende computers. De ICT moet betrouwbaar zijn, gegevens moeten goed beschermd worden en medewerkers moeten zonder onnodige onderbrekingen kunnen werken. Een storing op het verkeerde moment kan immers betekenen dat een aangifte niet op tijd wordt ingediend, een hypotheekaanvraag vertraging oploopt of een klant niet de informatie krijgt waarop hij wacht.
Nomad IT helpt bedrijven in de financiële dienstverlening met het beheren, beveiligen en verbeteren van hun ICT. Van werkplekbeheer en Microsoft 365 tot back-ups, cybersecurity en het vastleggen van werkprocessen. Zo kunt u zich richten op uw klanten, terwijl uw ICT goed geregeld is.
Betrouwbare ICT is de basis van financiële dienstverlening
Een financieel advieskantoor heeft andere werkzaamheden dan een accountantspraktijk of een assurantiekantoor. Toch zijn de ICT-behoeften vaak vergelijkbaar. Medewerkers werken met specialistische software, verwerken vertrouwelijke klantgegevens en moeten documenten snel kunnen terugvinden. Daarnaast zijn ze afhankelijk van e-mail, internet, telefonie en veilige toegang tot bestanden.
Stel dat een hypotheekadviseur een afspraak heeft met een klant die een woning wil kopen. Tijdens het gesprek moeten inkomensgegevens, werkgeversverklaringen en andere documenten beschikbaar zijn. Als de computer niet werkt of de documenten niet bereikbaar zijn, wordt het lastig om de klant goed te helpen.
Ook bij een accountantskantoor kan een ICT-storing direct gevolgen hebben. Tijdens de aangifteperiode moeten medewerkers veel dossiers verwerken en deadlines halen. Een probleem met de werkplek, de verbinding met een applicatie of de toegang tot bestanden kan dan voor flinke vertraging zorgen.
Nomad IT kan ervoor zorgen dat de onderliggende ICT goed functioneert. We beheren computers, software, netwerken en cloudomgevingen en helpen problemen voorkomen voordat ze de dagelijkse werkzaamheden verstoren.
Cybersecurity: bescherm de gegevens van uw klanten
Financiële dienstverleners zijn aantrekkelijk voor cybercriminelen. Ze beschikken over informatie waarmee fraude kan worden gepleegd, identiteiten kunnen worden misbruikt of zakelijke e-mailaccounts kunnen worden overgenomen. Bovendien kunnen aanvallers proberen betalingen te beïnvloeden door zich voor te doen als een klant, collega of leverancier.
Een voorbeeld uit de praktijk: een medewerker van een administratiekantoor ontvangt een e-mail die afkomstig lijkt te zijn van een klant. In het bericht staat een verzoek om een rekeningnummer voor een betaling te wijzigen. De e-mail ziet er betrouwbaar uit, maar is afkomstig van een aanvaller. Zonder een goede controle kan een betaling op de verkeerde rekening terechtkomen.
Een ander risico is een medewerker die via een nagemaakte Microsoft 365-inlogpagina zijn wachtwoord afgeeft. Een aanvaller kan vervolgens proberen toegang te krijgen tot e-mail, documenten en klantgegevens.
Goede cybersecurity bestaat daarom uit meerdere maatregelen. Denk aan multifactorauthenticatie, actuele beveiligingssoftware, een goed ingestelde firewall en het beperken van toegangsrechten. Ook is het belangrijk dat medewerkers verdachte e-mails herkennen en weten hoe ze moeten handelen wanneer ze twijfelen.
Nomad IT kan deze beveiligingsmaatregelen voor u inrichten en beheren. Daarbij kijken we niet alleen naar de techniek, maar ook naar de manier waarop medewerkers werken. Zo kan toegang tot gevoelige gegevens worden beperkt tot de mensen die deze daadwerkelijk nodig hebben.
Microsoft 365 veilig gebruiken binnen uw kantoor
Veel bedrijven in de financiële dienstverlening gebruiken Microsoft 365 voor e-mail, agenda’s, online vergaderingen en het samenwerken aan documenten. Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive en Excel zijn vaak belangrijke onderdelen van de dagelijkse werkzaamheden.
Een accountantskantoor gebruikt bijvoorbeeld Excel voor financiële berekeningen en rapportages, terwijl medewerkers via SharePoint samenwerken aan klantdossiers. Een hypotheekadviseur deelt documenten met collega’s en gebruikt Teams om op afstand met klanten of andere betrokkenen te overleggen.
Deze toepassingen bieden veel mogelijkheden, maar een goede inrichting is belangrijk. Als bestanden zonder duidelijke toegangsbeperkingen worden gedeeld, kunnen vertrouwelijke gegevens bij de verkeerde personen terechtkomen. Ook kunnen oude gebruikersaccounts onbedoeld toegang blijven geven tot bedrijfsinformatie.
Nomad IT helpt bij het inrichten en beheren van Microsoft 365. We kunnen toegangsrechten controleren, beveiligingsinstellingen aanscherpen en ervoor zorgen dat medewerkers op een passende manier toegang krijgen tot hun documenten en applicaties.
Ook adviseren we over veilig thuiswerken. Een financieel adviseur moet bijvoorbeeld onderweg of vanuit huis bij bepaalde documenten kunnen, zonder dat vertrouwelijke informatie onnodig risico loopt. Met passende toegangsbeveiliging en goed beheerde werkplekken kan dat op een veilige manier.
Specialistische financiële software moet goed blijven werken
Financiële dienstverleners zijn vaak afhankelijk van specifieke software voor hun dagelijkse werkzaamheden. Denk aan boekhoudpakketten, aangiftesoftware, toepassingen voor hypotheekadvies, systemen voor verzekeringsadministratie en programma’s voor rapportages.
Deze software wordt doorgaans geleverd en ondersteund door gespecialiseerde softwareleveranciers. Maar ook de computer, netwerkverbinding, beveiliging en eventuele server waarop de toepassing draait, moeten goed functioneren.
Stel dat een medewerker van een accountantskantoor een dossier niet kan openen. De oorzaak kan in de applicatie zitten, maar ook in een netwerkverbinding, een gebruikersaccount of een probleem met de werkplek. Het is dan prettig als er een ICT-partner is die de technische kant onderzoekt en zo nodig met de softwareleverancier overlegt.
Nomad IT verzorgt het beheer van de ICT-omgeving waarop uw financiële toepassingen draaien. We helpen bij het onderzoeken van storingen, zorgen dat werkplekken actueel blijven en bewaken waar mogelijk de werking van belangrijke systemen.
Zo heeft u een aanspreekpunt voor de onderliggende ICT, zonder dat u zelf tussen verschillende technische partijen hoeft te zoeken naar de oorzaak van een probleem.
Back-ups: zorg dat u financiële gegevens kunt herstellen
Wat gebeurt er als een medewerker per ongeluk een klantdossier verwijdert? Of wanneer ransomware bestanden ontoegankelijk maakt? Voor een financieel dienstverlener kunnen de gevolgen groot zijn. Zonder de juiste gegevens is het lastig om werkzaamheden voort te zetten en klanten goed te helpen.
Een goede back-upvoorziening maakt het mogelijk om gegevens te herstellen na verlies, een storing of een beveiligingsincident. Daarbij gaat het niet alleen om bestanden op een eigen server. Ook gegevens in Microsoft 365, zoals e-mail en documenten in SharePoint en OneDrive, kunnen aanvullende back-ups nodig hebben om aan de gewenste herstel- en bewaareisen te voldoen.
Nomad IT kan uw back-ups inrichten en beheren met oplossingen die passen bij uw ICT-omgeving. We bepalen welke gegevens beschermd moeten worden, hoe vaak er back-ups worden gemaakt en hoe lang deze worden bewaard. Ook kunnen we controleren of back-uptaken goed verlopen en periodiek testen of gegevens daadwerkelijk kunnen worden teruggezet.
Daarbij is het belangrijk dat de back-ups zelf goed beschermd zijn. Een aanvaller die toegang krijgt tot uw netwerk mag niet zomaar ook alle reservekopieën kunnen verwijderen.
Met goed ingericht back-upbeheer verkleint u het risico dat een incident uitgroeit tot langdurig gegevensverlies. Het geeft bovendien meer duidelijkheid over de mogelijkheden om uw werkzaamheden te hervatten wanneer er iets misgaat.
Werkplekbeheer: minder storingen, meer continuïteit
Bij een financieel dienstverlener moet een werkplek gewoon doen wat ervan wordt verwacht. Medewerkers willen hun dossiers openen, e-mails beantwoorden, berekeningen uitvoeren en documenten verwerken. Ze willen niet iedere week tijd verliezen aan een trage computer, softwareproblemen of een printer die niet meer werkt.
Goed werkplekbeheer helpt dergelijke problemen te voorkomen. Daarbij gaat het om meer dan het installeren van updates. Ook de prestaties van computers, de beschikbare opslagruimte, de beveiligingsinstellingen en de werking van software spelen een rol.
Nomad IT kan uw werkplekken beheren en onderhouden. We houden systemen waar afgesproken actueel, helpen bij storingen en zorgen ervoor dat beveiligingsmaatregelen goed zijn ingesteld. Ook kunnen we beoordelen of oudere computers nog geschikt zijn voor het dagelijkse werk.
Voor een accountantskantoor met meerdere medewerkers kan dit bijvoorbeeld betekenen dat iedereen beschikt over een vergelijkbaar ingerichte werkplek, met de juiste software en toegangsrechten. Dat maakt het beheer overzichtelijker en helpt problemen bij het wisselen van werkplek of het inwerken van een nieuwe medewerker te beperken.
Veilig thuiswerken en samenwerken met klanten
Financiële dienstverleners werken niet altijd op kantoor. Een adviseur bezoekt klanten, een accountant werkt een dag thuis en een medewerker overlegt online met een collega. De toegang tot documenten en systemen moet daarom ook buiten kantoor goed geregeld zijn. Dit wordt hybride werken genoemd.
Tegelijkertijd wilt u voorkomen dat vertrouwelijke gegevens op onbeheerde apparaten terechtkomen of via onbeveiligde verbindingen toegankelijk worden.
Nomad IT kan helpen bij het veilig inrichten van mobiele werkplekken en toegang op afstand. Denk aan goed beheerde laptops, passende toegangsbeveiliging en de inrichting van Microsoft 365 voor samenwerking. Afhankelijk van de situatie kunnen ook aanvullende maatregelen nodig zijn om te bepalen vanaf welke apparaten en locaties medewerkers toegang krijgen.
Daarbij kijken we naar wat uw medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Beveiliging moet risico’s beperken, maar mag niet onnodig ingewikkeld worden.
Telefonie en bereikbaarheid: professioneel contact met klanten
Voor een financieel adviseur, verzekeringskantoor of accountantspraktijk is bereikbaarheid belangrijk. Klanten bellen met vragen over een aangifte, een verzekering, een hypotheekaanvraag of een financiële afspraak. Als gesprekken onbeantwoord blijven of bij de verkeerde medewerker terechtkomen, kan dat tot frustratie leiden.
Met zakelijke cloudtelefonie kunnen gesprekken op een flexibele manier worden afgehandeld. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bereikbaar zijn via hun vaste zakelijke nummer, ook wanneer ze thuiswerken. Gesprekken kunnen worden doorgeschakeld en er kunnen passende instellingen worden gemaakt voor drukke momenten of afwezigheid.
Nomad IT kan adviseren over zakelijke telefonie en cloudtelefooncentrales en de oplossing laten aansluiten op uw overige ICT. Ook kijken we naar de afhankelijkheid van de internetverbinding en de mogelijkheden om bij een storing bereikbaar te blijven.
Zo ondersteunt de telefonie uw dienstverlening, in plaats van dat deze een afzonderlijk technisch probleem vormt.
Werkprocessen vastleggen en kennis behouden
Binnen financiële organisaties komen veel terugkerende werkzaamheden voor. Denk aan het controleren van een dossier, het voorbereiden van een belastingaangifte, het verwerken van een verzekeringsaanvraag of het uitvoeren van een periodieke controle.
Vaak weten ervaren medewerkers precies welke stappen nodig zijn. Maar wat gebeurt er wanneer die collega met vakantie is, ziek wordt of uit dienst gaat? Als werkwijzen alleen in het hoofd van één persoon zitten, kunnen andere medewerkers moeite hebben om het werk over te nemen.
Met BOXapp, de door Nomad IT ontwikkelde applicatie, kunt u processen en werkinstructies overzichtelijk vastleggen. Medewerkers zien welke stappen ze moeten uitvoeren en kunnen bijbehorende documenten, formulieren, handleidingen en andere informatie raadplegen.
Een administratiekantoor kan bijvoorbeeld een vaste werkwijze vastleggen voor het verwerken van een nieuw klantdossier. Daarin staat welke gegevens moeten worden aangeleverd, welke controles nodig zijn en welke stappen volgen voordat het dossier wordt afgerond.
Dat helpt om werkzaamheden consistenter uit te voeren, verkleint de afhankelijkheid van individuele medewerkers en maakt het eenvoudiger om nieuwe collega’s in te werken. Het is daarbij geen vervanging van de vakinhoudelijke kennis of professionele beoordeling van uw medewerkers, maar een hulpmiddel om de afgesproken werkwijze toegankelijk te maken.
ICT-beheer uitbesteden aan Nomad IT
Voor veel kleinere financiële dienstverleners is een eigen ICT-afdeling niet haalbaar of niet nodig. Toch moeten beveiliging, updates, back-ups en werkplekken goed worden beheerd. Als de ondernemer of een medewerker dit er zelf bij doet, bestaat het risico dat belangrijke controles blijven liggen.
Nomad IT kan het ICT-beheer geheel of gedeeltelijk uit handen nemen. We beginnen met een nulmeting: we brengen de bestaande omgeving in kaart en onderzoeken welke onderdelen goed functioneren en waar verbeteringen nodig zijn.
Vervolgens maken we afspraken over het beheer. Denk aan werkplekbeheer, netwerkbeheer, Microsoft 365, beveiliging, back-ups en monitoring. We kijken ook naar de samenhang tussen deze onderdelen, zodat maatregelen elkaar aanvullen en niet los van elkaar worden ingericht.
Daarbij houden we rekening met de omvang van uw organisatie en de manier waarop u werkt. Een zelfstandig financieel adviseur met enkele werkplekken heeft immers andere behoeften dan een accountantskantoor met meerdere vestigingen.
Het doel is niet om uw ICT ingewikkelder te maken, maar om deze betrouwbaar, veilig en beheersbaar te houden. U heeft een aanspreekpunt voor uw ICT-vraagstukken en kunt zich richten op uw klanten en uw eigen dienstverlening.
Goede ICT ondersteunt ook uw verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming
Financiële dienstverleners werken met gegevens die zorgvuldig moeten worden behandeld. Afhankelijk van uw activiteiten en de rol van uw organisatie kunnen onder meer de AVG en sectorspecifieke eisen van toepassing zijn. Ook kunnen klanten, toezichthouders of samenwerkingspartners bepaalde beveiligingsmaatregelen verwachten.
ICT-maatregelen helpen om aan deze verantwoordelijkheden invulling te geven. Denk aan toegangsbeperking, multifactorauthenticatie, veilige opslag, back-ups en het tijdig intrekken van toegangsrechten wanneer medewerkers vertrekken.
Technische beveiliging alleen is echter niet voldoende om automatisch aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook interne procedures, afspraken met leveranciers en de manier waarop medewerkers met gegevens omgaan, zijn van belang.
Nomad IT kan u ondersteunen bij de technische kant van uw informatiebeveiliging en adviseren over passende verbeteringen. Zo krijgt u beter inzicht in de beveiliging van uw ICT-omgeving en de maatregelen die aandacht verdienen.
Uw ICT goed geregeld, zodat u zich op uw klanten kunt richten
Voor bedrijven in de financiële dienstverlening is betrouwbare ICT een voorwaarde om klanten goed te kunnen helpen. Systemen moeten werken, gegevens moeten beschermd zijn en medewerkers moeten veilig kunnen samenwerken. Problemen op deze gebieden kunnen immers direct invloed hebben op uw dienstverlening.
Nomad IT helpt u om die zaken goed te regelen. Van werkplekbeheer, Microsoft 365 en cybersecurity tot back-ups, telefonie en het vastleggen van werkprocessen. We denken mee over uw huidige situatie, brengen risico’s in kaart en helpen uw ICT aansluiten op de behoeften van uw organisatie.
Wilt u minder tijd kwijt zijn aan ICT-problemen en meer zekerheid over het beheer en de beveiliging van uw systemen? Neem dan vrijblijvend contact op met Nomad IT. We bespreken graag hoe we uw organisatie op ICT-gebied kunnen ontzorgen.
Zie ook:
Foto: Grok (AI)