Ontzorgde ICT van A tot Z
Veel ondernemers zijn jarenlang klant bij dezelfde ICT-aanbieder. Vaak ontstaat die samenwerking ooit omdat iemand werd aanbevolen of omdat de leverancier al aanwezig was toen het bedrijf werd overgenomen. Zolang alles werkt, is er weinig reden om na te denken over een overstap.
Toch komt er regelmatig een moment waarop ondernemers zich afvragen of hun huidige ICT-partner nog wel bij hun organisatie past. Misschien duurt het te lang voordat problemen worden opgelost. Misschien groeit het bedrijf, terwijl de ICT-omgeving achterblijft.
Of misschien bent u niet echt ontevreden, maar hebt u simpelweg het gevoel dat er meer mogelijk moet zijn.
Voor veel MKB-bedrijven voelt overstappen naar een andere ICT-aanbieder als een grote stap. Er zijn zorgen over het overzetten van bestanden, gebruikersaccounts en de continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden, en men overziet de gevolgen van een overstap niet. Gelukkig blijkt in de praktijk dat een goed voorbereide overstap vaak veel eenvoudiger verloopt dan ondernemers verwachten.
Wanneer is het tijd om over te stappen?
Maar eerst, waarom zou u overstappen naar een andere ICT aanbieder? Er is meestal niet één directe aanleiding. Vaak zijn het meerdere signalen die zich in de loop van de tijd opstapelen.
Veel voorkomende redenen om over te stappen zijn:
- Trage of onvoldoende ondersteuning.
- Regelmatig terugkerende storingen.
- Onduidelijke facturen of onverwachte kosten.
- Onvoldoende aandacht voor beveiliging.
- Gebrek aan advies en proactief beheer.
- Een ICT-omgeving die niet meegroeit met de organisatie.
- Onvoldoende kennis van moderne ICT ontwikkelingen.
- Het gevoel dat u meer een ticketnummer bent dan een klant.
Wanneer u zich in meerdere van deze punten herkent, is het verstandig om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn.
Hoe ingewikkeld is overstappen naar een andere ICT-aanbieder?
Veel ondernemers stellen een overstap jarenlang uit omdat zij bang zijn voor verstoringen. Men vreest dat e-mail niet meer werkt, bestanden verdwijnen of medewerkers niet meer kunnen inloggen.
In werkelijkheid hoeft een overstap niet ingewikkeld te zijn wanneer deze goed wordt voorbereid.
Zo maken wij van Nomad IT altijd vooraf een plan waarin alle onderdelen van de omgeving worden geïnventariseerd. Met deze nulmeting ontstaat inzicht in wat er aanwezig is, wat behouden moet blijven en welke verbeteringen direct kunnen worden meegenomen.
Een goede inventarisatie voorkomt verrassingen
Voordat een nieuwe ICT-partner wijzigingen doorvoert, is het namelijk belangrijk om de bestaande situatie volledig in kaart te brengen.
Tijdens zo’n nulmeting wordt onder andere gekeken naar:
- Computers en laptops.
- Servers.
- Microsoft 365.
- E-mailomgevingen.
- Internetverbindingen.
- Wifi-en bekabelde netwerken.
- Telefonie.
- Back-upvoorzieningen.
- Beveiligingsmaatregelen.
- Gebruikersgroepen en gebruikersrechten.
- Cloudapplicaties en andere software.
Veel organisaties blijken na verloop van tijd niet meer precies te weten welke systemen actief zijn, welke abonnementen lopen of wie toegang heeft tot bepaalde gegevens.
Door eerst een volledige inventarisatie uit te voeren ontstaat een helder beeld van de huidige situatie en worden verrassingen tijdens de overstap voorkomen.
Voorkom dat dezelfde problemen blijven bestaan
Een overstap naar een andere ICT-aanbieder heeft weinig zin wanneer de onderliggende problemen niet worden opgelost.
Daarom is het verstandig om niet alleen naar de techniek te kijken, maar ook naar de oorzaak van bestaande klachten.
Zijn computers traag door verouderde hardware? Is de internetverbinding onvoldoende betrouwbaar? Ontstaan beveiligingsrisico’s door verkeerde instellingen? Worden medewerkers onvoldoende ondersteund?
Veel problemen zijn jarenlang ongemerkt gegroeid.
De bovengenoemde ICT-nulmeting kan hierbij veel inzicht geven. Tijdens een dergelijke controle wordt gekeken naar de kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid van de volledige ICT-omgeving. Hierdoor worden knelpunten zichtbaar en kunnen verbeteringen worden gepland voordat de daadwerkelijke migratie plaatsvindt.
Let op de juridische kant van een overstap
Bij een overstap komt meer kijken dan alleen techniek.
Controleer vooraf altijd:
Opzegtermijnen
Veel ICT-contracten worden automatisch verlengd. Kijk daarom goed naar de looptijd en eventuele opzegtermijnen.
Verwerkersovereenkomsten
Wanneer een ICT-leverancier persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld via Microsoft 365, cloudopslag of back-ups, zijn hier vaak verwerkersovereenkomsten voor afgesloten.
Controleer welke afspraken zijn gemaakt en hoe deze worden beëindigd of overgedragen.
Data-eigenaarschap
Uw bedrijfsgegevens horen van uw organisatie te blijven.
Controleer vooraf:
- Waar gegevens worden opgeslagen.
- Wie toegang heeft.
- Hoe gegevens worden geëxporteerd.
- Hoe oude accounts worden verwijderd.
- Welke data na beëindiging van het contract beschikbaar blijft.
Nomad IT helpt u actief bij deze controle.
Veilige datamigratie voorkomt problemen
Bestanden zijn essentieel voor de bedrijfsvoering, of dat nu documenten, rekenbladen, databases, e-mails of andere informatie zijn. Een zorgvuldige datamigratie is daarom essentieel.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- Volledige back-ups maken vóór de migratie.
- Gegevens versleuteld overzetten.
- Testmigraties uitvoeren.
- Controleren of alle bestanden correct zijn overgekomen.
- Oude systemen pas uitschakelen wanneer alles is gecontroleerd.
Door deze stappen zorgvuldig uit te voeren zorgen wij ervoor dat de kans op dataverlies of datalekken sterk wordt verkleind.
Gebruik de overstap om uw ICT te moderniseren
Een overstap is vaak het ideale moment om kritisch naar de volledige ICT-omgeving te kijken.
Veel bedrijven werken nog met oplossingen die jaren geleden zijn ingericht. Deze functioneren misschien nog wel, maar sluiten niet altijd meer aan bij de huidige manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Verouderde servers en werkplekken.
- Lokale opslag van bestanden.
- Niet optimale wifi-netwerken.
- Gebrek aan thuiswerkvoorzieningen.
- Handmatige processen die geautomatiseerd kunnen worden.
Door tijdens de overstap direct verbeteringen door te voeren, profiteert uw organisatie niet alleen van een nieuwe ICT-partner, maar ook van een verbeterde moderne werkomgeving.
Cybersecurity direct naar een hoger niveau tillen
Cybercriminaliteit vormt tegenwoordig een van de grootste risico’s voor bedrijven.
Een overstap biedt een uitstekend moment om de beveiliging opnieuw te beoordelen.
Bij de nulmeting komen vaak onvolkomenheden aan het licht, bijvoorbeeld:
- Multifactor authenticatie ontbreekt.
- Back-ups worden onvoldoende getest.
- Gebruikers hebben te veel rechten.
- Er wordt gebruik gemaakt van verouderde software-versies.
- Apparaten worden niet of onvoldoende gemonitord.
- Beveiligingsinstellingen zijn slecht ingericht of zelfs afwezig.
Door bij de ICT overstap de verbeteringen direct door te voeren wordt de organisatie beter beschermd tegen ransomware, phishing, datalekken en andere cyberdreigingen.
Welke vragen moet u stellen aan een nieuwe ICT-aanbieder?
Voordat u een keuze maakt, is het verstandig om enkele kritische vragen te stellen:
- Hoe snel reageren jullie bij storingen?
- Wordt onze omgeving proactief beheerd?
- Hoe wordt de beveiliging geregeld?
- Hoe verloopt een migratie?
- Krijgen wij inzicht in onze ICT-omgeving?
- Wat gebeurt er bij calamiteiten?
- Hoe worden back-ups gecontroleerd?
- Welke ondersteuning krijgen medewerkers?
De antwoorden geven vaak een goed beeld van de kwaliteit van de dienstverlening.
Wat levert een succesvolle overstap op?
Overstappen naar een andere ICT aanbieder voelt heel spannend, maar bedrijven die overstappen naar een beter passende ICT-partner ervaren vaak veel verbeteringen:
- Minder storingen.
- Snellere ondersteuning.
- Betere beveiliging.
- Meer inzicht in de ICT-kosten.
- Modernere werkplekken.
- Betrouwbaardere systemen.
- Minder zorgen over ICT.
Dat zorgt niet alleen voor meer rust, maar helpt medewerkers ook productiever te werken.
Conclusie
Overstappen naar een andere ICT-aanbieder hoeft geen ingewikkeld of risicovol traject te zijn. Met een goede voorbereiding, een volledige inventarisatie van de bestaande infrastructuur en een zorgvuldige migratie kunnen de meeste werkzaamheden gewoon doorgaan.
Voor veel MKB-bedrijven is een overstap zelfs een uitstekend moment om achterstallig onderhoud aan te pakken, de beveiliging te verbeteren en de ICT-omgeving klaar te maken voor de toekomst.
Wanneer een overstap wordt gecombineerd met een grondige nulmeting, een moderniseringsslag en extra aandacht voor cybersecurity, levert dat vaak veel meer op dan alleen een nieuwe leverancier. Het zorgt voor een stabielere, veiligere en beter beheerbare ICT-omgeving die de groei van uw organisatie ondersteunt.
Overstappen naar Nomad IT
Overweegt u om over te stappen naar een andere ICT-aanbieder? Dan kan Nomad IT u hierbij begeleiden. Wij brengen eerst uw huidige ICT-omgeving in kaart en kunnen een uitgebreide nulmeting uitvoeren. Zo krijgen we inzicht in de aanwezige systemen, mogelijke risico’s en verbeterpunten. Op basis daarvan maken we een plan voor een zorgvuldige overstap.
Tijdens de migratie zorgen wij ervoor dat e-mail, Microsoft 365, bestanden, internetverbindingen, telefonie en andere belangrijke ICT-voorzieningen veilig worden overgezet. Daarbij proberen we de impact op uw dagelijkse werkzaamheden zo klein mogelijk te houden, zodat uw medewerkers gewoon door kunnen werken.
Een overstap naar Nomad IT is bovendien een goed moment om uw ICT-omgeving kritisch te bekijken en waar nodig te verbeteren. Veel organisaties profiteren na de overstap van een stabielere werkomgeving, betere beveiliging, snellere ondersteuning en meer inzicht in hun ICT. Het resultaat is niet alleen een nieuwe ICT-partner, maar vooral een ICT-omgeving die beter aansluit bij de behoeften van uw organisatie en klaar is voor de toekomst.
In een vrijblijvend gesprek kunnen wij dit alles met u bespreken.
Zie ook:
Foto: AI generated