Ontzorgde ICT van A tot Z
In dit artikel vindt u informatie over het verschil in veiligheid tussen privé-maildiensten zoals Gmail, Hotmail/Outlook.com en Yahoo Mail, en zakelijke mailoplossingen zoals Microsoft 365, Google Workspace en HCL Domino.
Het meest gebruikte mailprogramma voor thuis is Gmail. Dat is een prima oplossing met veel mogelijkheden en bovendien erg gebruiksvriendelijk. Maar hoe veilig is Gmail eigenlijk? En is het qua veiligheid wel geschikt voor zakelijke correspondentie?
Gmail biedt verschillende veiligheidsmaatregelen. Zo kunt u 2-stapsverificatie instellen, beschikt Gmail over goed werkende spamfilters en wordt e-mail tijdens het verzenden doorgaans versleuteld via TLS.
De nadelen van Gmail en andere gratis mail-applicaties
Toch heeft Gmail ook duidelijke nadelen op het gebied van veiligheid. Deze nadelen gelden ook voor andere voor privé gebruik bedoelde gratis mail-applicaties zoals Hotmail, Outlook.com en Yahoo Mail:
- Gmail ondersteunt standaard geen end-to-end encryptie.
- De ontvanger kan een bericht onversleuteld ontvangen als diens mailserver geen TLS ondersteunt.
- Gmail biedt geen extra zakelijke beveiligingslagen, zoals auditlogs, DLP (Data Loss Prevention) of verplichte berichtversleuteling.
- Hierdoor is Gmail niet geschikt voor AVG-gevoelige gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
- Omdat alle mail online op de servers van Google staat, heeft u zelf minder controle over de opslag en beveiliging van uw gegevens. Kwaadwillenden die toegang krijgen tot uw account, kunnen daardoor direct bij al uw e-mail.
Door deze beperkingen is Gmail wel geschikt voor privé-correspondentie en het versturen van niet-vertrouwelijke documenten, maar niet voor medische, juridische of financiële informatie. Ook voor het delen van vertrouwelijke bedrijfsgegevens of privacygevoelige informatie over derden die onder de AVG valt, is Gmail ongeschikt.
Dit betekent dat ook voor kleine bedrijven en zzp’ers een zakelijk mailaccount noodzakelijk is om veilig te kunnen mailen. Voor kleine ondernemers en organisaties zoals clubs en verenigingen zijn zakelijke e-mailoplossingen via bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace betaalbaar en eenvoudig in gebruik.
Nomad IT kan u hierbij ondersteunen. Neem gerust contact met ons op als u meer wilt weten.
Waarom bedrijfsmail veiliger is
Mailapplicaties zoals Microsoft 365 (Exchange), HCL Domino (Notes) en Google Workspace zijn ontwikkeld voor gebruik binnen organisaties. Daardoor bieden ze niet alleen meer mogelijkheden voor bedrijfsmatig gebruik, maar ook een beveiliging die veel verder gaat dan bij een privéaccount bij bijvoorbeeld Gmail, Hotmail of Yahoo.
Belangrijke veiligheidsfuncties zijn onder andere:
- Verplichte tweefactorauthenticatie (2FA) om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
- End-to-end encryptie mogelijk, waarbij berichten van verzender tot ontvanger versleuteld zijn.
- DLP (Data Loss Prevention) die voorkomt dat gevoelige informatie zomaar wordt verstuurd.
- Versleuteling per bericht zodat elke e-mail apart beveiligd is.
- Beveiligde bijlagen, zodat documenten niet zomaar leesbaar zijn voor derden.
- Logging en monitoring van e-mailverkeer binnen de organisatie.
- Beleidsregels instellen, bijvoorbeeld: geen medische gegevens of spreadsheets versturen zonder encryptie.
- Controle over toegang, zodat de organisatie bepaalt wie bij welke gegevens kan.
Deze functies maken zakelijke e-mail veel beter geschikt voor het versturen van vertrouwelijke informatie, AVG-gevoelige gegevens en bedrijfsgevoelige documenten.
Extra tips om veilig te mailen
Tot slot nog wat tips, voor extra veiligheid bij de mails die u verstuurt.
- Gebruik sterke wachtwoorden.
- Gebruik altijd 2-stapsverificatie.
- Klik niet zomaar op links of bijlagen.
- Controleer dan altijd eerst het e-mailadres van de afzender.
- Stuur geen gevoelige en privacygevoelige informatie via een e-mail zonder encryptie.
- Bewaar geen belangrijke documenten in uw inbox of outbox.
- Verstuur geen gevoelige bedrijfsinformatie naar privé-adressen.
Of u nou een groot bedrijf of een kleine ondernemer bent, Nomad IT kan voor u een passende veilige mail-omgeving opzetten. Neem contact met ons op, en we vertellen u er alles over.
Zie ook: