Ontzorgde ICT van A tot Z
Het delen van bestanden is een bijzonder handige mogelijkheid in Microsoft 365. U hoeft geen documenten heen en weer te mailen en u loopt niet het risico dat twee personen per ongeluk twee verschillende versies van een bestand in hun bezit hebben. In Microsoft 365 hoeft u alleen maar op de functie Delen te klikken en u kan iemand dan toegang tot het bestand geven.
Het delen in Microsoft 365 is eenvoudig. Hieronder leest u hoe het werkt én hoe u dat veilig doet Want aan het delen van bestand zijn ook risico’s verbonden.
Stappenplan delen van bestanden in Microsoft 365
Om bestanden te kunnen delen dienen deze niet op uw eigen PC, laptop of smartphone te staan maar online in de cloud. Alleen dan kan de ander daarbij. De bestanden kunnen online geplaatst worden met OneDrive, SharePoint of Teams. Het delen gaat in principe hetzelfde. Volg onderstaande stappen dat veilig en gemakkelijk te doen.
Open het bestand dat u wilt delen
- Ga naar Office.com en open OneDrive of SharePoint.
- Zoek het bestand dat u wilt delen.
- Klik op de drie puntjes (⋯) of klik met de rechtermuisknop.
- Kies Delen.
Kies met wie u wilt delen
U ziet een venster met deelopties. U kunt daar kiezen uit verschillende manieren van delen
- Specifieke personen: U geeft de personen waarmee u het bestand wil delen stuk voor stuk aan. Dit is de meest veilige optie.
- Mensen in de organisatie: Iedereen binnen het bedrijf kan het bestand openen en lezen.
- Iedereen met de link: U krijgt een link en iedereen die u dit internetadres geeft kan het bestand openen. Ook personen buiten de organisatie. Dit is de minst veilige optie omdat iedereen die de link te weten komt het bestand kan lezen.
Bepaal de rechten
Er zijn twee soorten rechten. Bekijken en Bewerken. Wees voorzichtig met Bewerken, want personen met deze rechten kunnen ook het document aanpassen en gegevens verwijderen. Geef deze rechten dus alleen als iemand meer met het bestand moet kunnen doen dan deze alleen bekijken.
Een andere beperking die u hier kunt instellen is het blokkeren van downloaden. Dit gebruikt u bij vertrouwelijke informatie die u iemand wel wil laten lezen, maar waarvan u niet wil dat iemand deze op zijn eigen computer bewaart.
Bij de instellingen (het tandwiel) zijn nog wat extra beveiligingsopties in te stellen. U kunt hier een vervaldatum instellen (na deze datum wordt het bestand niet meer gedeeld) en u kunt een extra beveiliging aanbrengen in de vorm van een wachtwoord. Alleen als de rechthebbende het wachtwoord weet kan deze het bestand openen. Zo voorkomt u dat een derde persoon via het (gehackte) account van de rechthebbende het bestand kan lezen. Dit is een goede beveiliging als u via een link het bestand deelt. Iemand moet dan zowel de link als het wachtwoord weten om toegang te krijgen.
Uitnodiging versturen
Na het delen wilt u natuurlijk de andere persoon hiervan op de hoogte stellen. Binnen de optie Delen kunt u hiervan een bericht sturen. Hiervoor geeft u het mailadres van de betreffende persoon op, en u kunt eventueel nog een extra tekst toevoegen. Vervolgens klikt u op Verzenden.
Controle en beheer
U deelt nu het bestand. Onder de functie Delen vindt u ook de optie Toegangsbeheer. Daar kunt u zien wie er toegang heeft, u kunt de rechten aanpassen (bijvoorbeeld van bewerken naar alleen bekijken) en de toegang tot het bestand helemaal intrekken.
Zo deelt u extra veilig documenten, spreadsheets en andere bestanden. Dit is veel veiliger dan per e-mail, want via mail verzonden informatie kan niet achteraf weer onleesbaar gemaakt worden en mails zijn veel slechter beveiligd.
Wil u meer weten over het gebruik van Microsoft 365 binnen uw organisatie? Neem gerust contact met Nomad IT op.