Ontzorgde ICT van A tot Z
Veel MKB-organisaties hebben te maken met een groeiend aantal geautomatiseerde processen en ICT-systemen. Hierdoor kan het overzicht verloren raken: wie is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor welke taken? Hoe verlopen procedures? En is alles goed beveiligd?
Om problemen zoals dataverlies of inefficiëntie te voorkomen is het verstandig om uw ICT-infrastructuur volledig in kaart te brengen.
Een nulmeting maakt onvolkomenheden zichtbaar
Maar hoe doet u dat? Hieronder vindt u een praktische stap-voor-stap checklist voor ICT in het MKB. Deze checklist is bedoeld om overzicht te krijgen, risico’s te beperken en de efficiëntie binnen uw bedrijf te verhogen. Daarbij wordt gekeken naar de hardware, de software en de processen.
We kijken bij deze ICT checklist naar de huidige situatie en verbeteringen die aangebracht kunnen worden. Het in kaart brengen van hoe alles nu in zijn werk gaat is een belangrijk onderdeel. Dit noemen we een nulmeting. Vindt u het in kaart brengen van uw ICT systemen lastig? Nomad IT kan deze nulmeting voor u verzorgen. Ook bij de verbeteringen en aanpassingen die daaruit voortkomen kunnen wij u adviseren en helpen.
Laten we nu stap voor stap de MKB ICT-checklist doorlopen.
Het in kaart brengen van de huidige situatie
U gaat dus eerst de huidige documenteren. De eerste stap daarvan is het maken van overzichten van de gebruikte apparatuur en software, maar ook van de afdelingen en verantwoordelijke personen binnen de organisatie die de hardware en software gebruiken.
- Overzicht van alle gebruiksapparatuur (PC’s, laptops, bedrijfstelefoons, printers).
- Overzicht van alle netwerkapparatuur (servers, routers, switches, wifi-access points, dataopslag).
- Overzicht van alle software en cloudapplicaties die momenteel in gebruik zijn.
- Overzicht van alle netwerkapparatuur (routers, switches, wifi-access points).
- Overzicht van de ICT-verantwoordelijke(s) binnen de organisatie.
Beveiliging
Het beveiligen van uw computers, uw bedrijfsnetwerk en uw data is belangrijker dan ooit. Nooit eerder werden bedrijven zo ernstig bedreigt als tegenwoordig. Dat geldt voor grote bedrijven, maar ook voor kleine ondernemers. Uw ICT moet daarom heel goed beveiligd zijn om problemen te voorkomen. In deze ICT checklist voor het MKB is dus een belangrijke rol voor de ICT-beveiliging weggelegd.
- Achterhaal of alle systemen up-to-date zijn met beveiligingsupdates.
- Zorg ervoor dat alle apparaten beschermd zijn tegen virussen, malware en andere digitale gevaren.
- Zorg voor (verplichte) sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie in.
- Bepaal wie toegang heeft tot welke systemen en welke data.
Data-opslag en backups
Gegevens moeten daarom goed beschermd worden, en daarbij zijn goede, complete en betrouwbare backups van zeer groot belang.
- Noteer welke data er opgeslagen wordt en hoe belangrijk deze voor de bedrijfsvoering is.
- Maak een backup-procedure, zowel voor data lokaal, centraal binnen het bedrijf en in de cloud.
- Maak een procedure om regelmatig te testen of de backups in orde zijn en goed teruggezet kunnen worden.
Werkstromen en processen
Maar niet alleen apparaten en mensen worden in kaart gebracht. Ook de processen die samen de werkstromen vormen moeten duidelijk in beeld gebracht worden. Deze werkstromen zijn het hart van de ICT binnen een organisatie. In feite staat de hardware en software in dienst van deze bedrijfsprocessen.
- Breng de werkstromen in kaart (bijvoorbeeld voor offertes, voorraadbeheer, facturatie, klantenservice enz.).
- Noteer wie verantwoordelijk is voor iedere stap binnen een proces.
- Bepaal welk van deze stappen via automatisering kunnen worden verbeterd.
- Documenteer werkstromen zodat deze bij ziekte, vakantie en ontslag kunnen worden overgenomen.
- Breng overbodige en dubbele processen in beeld om de efficiëntie te verbeteren.
Tip: Deze werkstromen en processen kunnen via BOXapp heel duidelijk in kaart gebracht worden.
Software
De software (of deze nu in de cloud draait of op de eigen computer) moet er voor zorgen dat alle werkzaamheden op een efficiënte manier uit te voeren zijn. Maar deze software moet ook veilig zijn en aan wettelijke eisen voldoen.
- Controleer of alle software up-to-date is.
- Maak een keuze tussen cloudoplossingen en ICT systemen in eigen beheer.
- Controleer of software voldoet aan wet- en regelgeving (bijv. de AVG).
Training en digitale vaardigheden
U kunt nog zulke goede beveiligingen opzetten, heel praktische procedures bedenken en heel krachtige software aanschaffen, uw medewerkers moeten daar wel op de juiste manier mee omgaan. Daarom is er in de MKB ICT checklist ook aandacht voor de gebruikers van al deze ICT systemen.
- Breng de digitale vaardigheden van medewerkers in kaart.
- Plan trainingen voor gebruik van software, beveiliging en werkstromen. Denk daarbij ook aan bijscholing,
- Maak medewerkers bewust van phishing en andere bedreigingen
- Maak een plan om nieuwe medewerkers snel in te werken in digitale processen.
Leveranciers
Op wie kunt u extern een beroep doen bij problemen? Waar kunt u terecht met vragen of voor advies. Uw leveranciers krijgen ook een plekje in de ICT checklist.
- Maak een overzicht van alle ICT-leveranciers en hun contactpersonen.
- Controleer contracten en service level agreements (SLA’s).
- Plan periodieke evaluatie van leveranciers en softwarelicenties.
Calamiteiten
Terug naar de digitale bedreigingen. Hoe moet u handelen bij grootschalige systeemuitval en storingen. Een noodplan is een belangrijk onderdeel van deze ICT checklist voor het MKB.
- Maak een noodplan voor storingen, cyberaanvallen en uitval van hardware.
- Wijs medewerkers aan die bepaalde verantwoordelijkheden moeten nemen bij calamiteiten.
- Test regelmatig of het noodplan werkt.
Evaluatie en documentatie
Heeft u de ICT checklist doorlopen, en alle daaruit voortkomende werkzaamheden uitgevoerd? Dan bent u voorlopig even klaar. Maar niet definitief, want de ICT binnen uw bedrijf en uw organisatie zijn niet statisch. Er zal dus periodiek moeten worden gecontroleerd of uw overzichten nog actueel zijn met een ICT healthcheck.
- Documenteer dit alles digitaal.
- Controleer jaarlijks of deze documentatie nog klopt.
- Breng eventuele wijzigingen en verbeteringen aan.
Wilt u hulp bij het uitvoeren van de ICT checklist? Of met het doorvoeren van verbeteringen? Heeft u advies en hulp nodig? Nomad IT helpt u graag. Neem gerust contact met ons op.