Ontzorgde ICT van A tot Z
Dankzij internet en de beschikbaarheid van cloudapplicaties wordt er tegenwoordig veel online samengewerkt. Met online samenwerken maakt het niet uit waar u zich bevindt. Dat is ideaal bij thuiswerken, maar het bespaart ook veel tijd (en geld) omdat u niet naar een andere locatie hoeft te reizen voor een vergadering of een gesprek met een klant of leverancier. Bovendien kunnen meerdere collega’s met de juiste tools, vanaf verschillende locaties, gelijktijdig aan één document werken.
Zelfs binnen één kantoorgebouw levert online samenwerken al tijdwinst op. En wanneer mensen samenwerken vanuit verschillende steden of zelfs verschillende landen, nemen de voordelen alleen maar verder toe.
De voordelen van online samenwerken zijn groot, maar er zijn ook nadelen en gevaren. Vooral als het samenwerken niet op de juiste manier gebeurd, Daarom hier aandacht voor het veilig en productief online samenwerken.
Hoe zorgt een MKB-bedrijf ervoor dat online samenwerken veilig, efficiënt en overzichtelijk gebeurt?
Werk op een gestructureerde manier samen
De basis van prettig online samenwerken begint met duidelijkheid. Wie doet wat, wanneer werk je online samen en wanneer spreek je fysiek af, en op wat voor manier spreek je af of werk je samen aan een document. Het klinkt simpel, maar juist daar gaat het vaak mis. Als de één alles via e-mail stuurt terwijl een ander de chat gebruikt of een document deelt, ontstaat al snel verwarring en raakt de informatie versnipperd. Maak daarom gebruik van vaste tools en spreek af hoe deze gebruikt worden.
Gebruik de juiste tools
Voor wat betreft deze tools zijn er prima mogelijkheden. Met name Microsoft biedt goed gereedschap voor online samenwerken. Microsoft Teams vormt daarbij vaak het centrale punt. Met deze software kan u chatten, vergaderen en in kanalen samenwerken. Samen aan documenten werken gebeurt meestal met Microsoft SharePoint. Met SharePoint kunnen meerdere mensen op hetzelfde moment aan dezelfde bestanden werken in Microsoft Word, Excel of PowerPoint. Zo kan men soepel samenwerken zonder dat er continue bijlagen heen en weer moeten worden gemaild, en zonder dat er het gevaar is dat aanpassingen op documenten elkaar kruisen.
Goede tools voor samenwerking tussen collega’s zijn het antwoord op de volgende problemen:
- Mijn medewerkers werken langs elkaar heen.
- Er zijn meerdere versies van documenten.
- Bestanden staan overal verspreid.
- Medewerkers gebruiken WhatsApp voor werk.
- Niemand weet waar de juiste informatie staat.
- Vertrekkende medewerkers nemen kennis mee.
- Thuiswerken werkt niet prettig.
De nadelen van online samenwerken
Toch zijn er ook nadelen. Online samenwerken kan onpersoonlijk aanvoelen, zeker als collega’s elkaar minder fysiek ziet. Misverstanden ontstaan sneller zonder lichaamstaal of nuance in stemgebruik. En er zijn natuurlijk de veiligheidsrisico’s die het delen van bestanden met anderen met zich meebrengt. Niet iedereen mag zomaar overal bij kunnen. Het is handig om een klant inzage in bestanden te geven, maar natuurlijk alleen de bestanden die voor diens ogen bestemd zijn.
Het is belangrijk om rechten goed in te stellen en bewust om te gaan met het delen van documenten, zeker als u externe partijen ook toegang geeft. En als u wachtwoorden aan anderen geeft, zorg er dan voor dat deze wachtwoorden niet in verkeerde handen vallen. U heeft er niet altijd zicht op of er vertrouwelijk wordt omgegaan met de toegang die u aan externen geeft.
Wie online samenwerken echt goed wil laten werken, moet dus niet alleen naar tools kijken, maar vooral naar gedrag. Heldere afspraken, een beetje discipline en aandacht voor communicatie maken uiteindelijk het verschil. De technologie ondersteunt, maar het zijn de mensen die het laten slagen.
Veilig online samenwerken
Online samenwerken maakt het mogelijk om eenvoudig vanaf verschillende locaties toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie en samen te werken met collega’s, klanten en partners. Tegelijkertijd betekent dit dat vertrouwelijke informatie en bedrijfsgevoelige informatie op meer plaatsen beschikbaar zijn en door meer apparaten kunnen worden benaderd. Daarom is goede beveiliging een belangrijk onderdeel van online samenwerken.
Een eerste belangrijke maatregel die daarvoor genomen moet worden is het beveiligen van gebruikersaccounts. Multi-Factor Authenticatie (MFA) is een must. Hierbij wordt naast een wachtwoord een extra controle gevraagd bij het inloggen, bijvoorbeeld via een app op de mobiele telefoon. Met deze beveiliging is een gestolen wachtwoord veel minder bruikbaar voor cybercriminelen.
Daarnaast is het belangrijk om toegangsrechten goed in te stellen. Medewerkers moeten alleen toegang hebben tot de bestanden en informatie die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Zo voorkomt u dat gevoelige bedrijfsinformatie onnodig toegankelijk is.
Ook de apparaten waarmee medewerkers samenwerken moeten goed beveiligd zijn. Denk hierbij aan actuele software, antivirusbeveiliging, automatische updates en centraal beheer van laptops en mobiele apparaten. Zeker bij hybride werken is het belangrijk dat de beveiliging niet afhankelijk is van de locatie waar iemand werkt.
Tot slot is een goede back-up onmisbaar. Ook bij online samenwerken kunnen bestanden per ongeluk worden verwijderd, overschreven of slachtoffer worden van ransomware. Een betrouwbare back-up zorgt ervoor dat belangrijke bedrijfsinformatie snel kan worden hersteld wanneer dat nodig is.
Door online samenwerken te combineren met goede beveiligingsmaatregelen kunnen medewerkers flexibel werken, terwijl uw bedrijfsgegevens beschermd blijven
Meer informatie en hulp bij online samenwerken
Nomad IT kan u adviseren en u de juiste tools geven om op een veilige manier online samen te werken met collega’s, klanten en / of leveranciers. Neem gerust contact met ons op als u meer wil weten.
Hoe helpt Nomad IT bij online samenwerken?
Wij kunnen u onder andere helpen met:
- inrichting en beheer van Microsoft 365;
- Microsoft Teams en SharePoint;
- beveiliging van accounts en apparaten;
- back-up van bedrijfsgegevens;
- ondersteuning van medewerkers.
Zo zorgen wij ervoor dat uw medewerkers prettig kunnen samenwerken, waar zij ook werken.