Ontzorgde ICT van A tot Z
Werken met Microsoft 365-software zoals Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint doet u niet alleen op kantoor. Ook onderweg, bij klanten en thuis wilt u gegevens kunnen raadplegen en eventueel aanpassen. Dat gebeurt vaak via een smartphone of tablet. Om dat eenvoudig te maken heeft Microsoft mobiele apps voor Microsoft 365 ontwikkeld die u vanaf uw telefoon of tablet toegang geven tot dezelfde bestanden en hulpmiddelen als op uw computer.
Alle mogelijkheden van Microsoft 365 op uw mobiele telefoon
Omdat Microsoft 365 gebruikmaakt van de cloud, zijn wijzigingen die u in bestanden aanbrengt direct beschikbaar op uw computers en andere apparaten. Ook collega’s en andere personen die toegang hebben tot hetzelfde bestand zien deze wijzigingen meteen. Samenwerken met de mobiele Microsoft 365-apps verloopt daardoor soepel.
Met Teams kunt u op uw smartphone chatten en videovergaderen. Bestanden die u tijdens een gesprek nodig heeft, kunt u direct openen en delen. Met Microsoft To Do en Planner houdt u taken en deadlines eenvoudig bij, allemaal vanaf uw smartphone.
Microsoft 365 helpt uw bestanden goed te beschermen. Dat is op een telefoon extra belangrijk, omdat een smartphone verloren kan raken of gestolen kan worden. Ook de communicatie tussen uw telefoon en de cloud verloopt via beveiligde verbindingen.
Heel geschikt voor thuis en onderweg
De mobiele apps van Microsoft 365 maken flexibel werken mogelijk. U kunt onderweg bestanden bewerken, overleggen met collega’s en uw werkzaamheden organiseren, allemaal vanaf uw telefoon. Zo blijft iedereen productief, ook buiten kantoor, zonder ingewikkelde software of extra IT-werk.
Een van de grote voordelen van Microsoft 365 is dat medewerkers niet meer afhankelijk zijn van een vaste werkplek. Of u nu op kantoor bent, thuis werkt, onderweg bent of bij een klant zit, u heeft altijd toegang tot uw e-mails, agenda’s, documenten en Teams-omgeving.
Dat maakt hybride werken een stuk eenvoudiger. Medewerkers kunnen sneller reageren op vragen van klanten, documenten direct aanpassen en eenvoudig samenwerken met collega’s zonder eerst terug te hoeven naar kantoor.
Maak gebruik van de mobiele apps
De Microsoft 365 apps zijn beschikbaar bij de verschillende abonnementen voor bedrijven zoals Business Basic, Business Standard en Business Premium. Nomad IT, kan u als erkende Microsoft-partner helpen het abonnement te kiezen dat het beste bij uw bedrijf past.
Tips voor het gebruik van de Microsoft 365 apps
In apps zoals OneDrive en Teams kunt u bestanden of locaties als favoriet markeren. Zo hoeft u niet steeds opnieuw te zoeken en heeft u belangrijke documenten altijd snel bij de hand.
Met een smartphone en de Microsoft-apps kunt u eenvoudig documenten scannen met de camera.
In plaats van te zoeken in e-mails of losse bestanden, kunt u veel sneller werken door Teams als centraal startpunt te gebruiken. In Teams vindt u chats, vergaderingen en bestanden overzichtelijk bij elkaar. Dat bespaart tijd en voorkomt dat informatie zoekraakt.
In OneDrive kunt u bestanden offline beschikbaar maken. Zo kunt u er ook mee werken wanneer er geen internetverbinding beschikbaar is. Wijzigingen worden later automatisch gesynchroniseerd.
Meldingen kunnen handig zijn, maar ook storend. Zet daarom alleen meldingen aan voor belangrijke zaken, zoals directe berichten of vergaderingen. Zo blijft u bereikbaar zonder voortdurend door uw telefoon te worden afgeleid.
De functie spraak-naar-tekst in apps zoals Outlook en Word is handig voor het snel maken van notities of het opstellen van e-mails.
Wanneer medewerkers Microsoft 365 op hun telefoon gebruiken, is het belangrijk om ook aandacht te besteden aan de beveiliging van het apparaat. Een smartphone bevat vaak toegang tot e-mail, documenten, agenda’s en bedrijfsapplicaties. Daarom is het verstandig om altijd een sterke pincode of biometrische beveiliging, zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning, te gebruiken.
Daarnaast is het aan te raden om multifactor-authenticatie (MFA) in te schakelen. Hierbij moet een gebruiker naast zijn wachtwoord nog een extra controle uitvoeren, bijvoorbeeld via een app op de telefoon. Hierdoor wordt het voor cybercriminelen veel moeilijker om toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens.
Bedrijven die meerdere smartphones en tablets gebruiken, kunnen deze centraal beheren met Microsoft Intune. Hiermee kunnen beveiligingsinstellingen automatisch worden toegepast en kan een apparaat op afstand worden geblokkeerd of gewist als het verloren raakt. Dit is vooral interessant voor bedrijven die medewerkers veel onderweg laten werken. Zo blijft de controle over bedrijfsgegevens behouden, ook wanneer een apparaat niet meer in bezit is van de gebruiker.