Ontzorgde ICT van A tot Z
Als ondernemer wilt u de productiviteit van uw team verhogen. Zonder gedoe, zonder misverstanden en zonder onnodig tijdverlies. Toch gaat er in veel organisaties dagelijks productiviteit verloren door onduidelijke afspraken, losse lijstjes en werk dat steeds opnieuw moet worden uitgelegd.
En dat terwijl de oplossing eenvoudiger is dan u denkt. Met duidelijke workflows en de juiste software kunt u de productiviteit binnen uw organisatie direct verbeteren. BoxApp helpt u daarbij.
Productiviteit betekent slimmer werken
Productiviteit betekent dat medewerkers in dezelfde tijd meer werk kunnen verrichten of hetzelfde werk met minder inspanning kunnen uitvoeren. Het gaat daarbij dus niet om harder werken, maar om slimmer werken.
Veel organisaties proberen productiviteit te verhogen door medewerkers sneller te laten werken. Maar in de praktijk levert het verminderen van tijdverspilling vaak meer op.. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het verminderen van de tijd die verspild wordt aan het zoeken naar informatie, aan dubbel werk of aan het steeds opnieuw uitleggen van dezelfde werkzaamheden.
Waarom gaat er dagelijks productiviteit verloren?
Laten we eerst kijken naar waar het mis gaat. Veel MKB-bedrijven herkennen deze situaties:
- Medewerkers vragen zich af hoe iets ook alweer moest.
- Men moet op zoek gaan naar bepaalde documenten.
- Taken worden vergeten.
- Of juist dubbel uitgevoerd.
- Belangrijke informatie zit alleen in het hoofd van één medewerker.
- Deze ene medewerker moet keer op keer uitleg geven aan verschillende mensen.
- Handleidingen staan in losse mails of op papiertjes.
- Nieuwe collega’s hebben een lange inwerktijd nodig.
- Gemaakte fouten moeten achteraf hersteld worden.
Deze knelpunten kosten tijd, energie en uiteindelijk geld. En de oorzaak is vrijwel altijd dezelfde: Processen zijn niet of onvoldoende vastgelegd.
Wie de productiviteit wil verhogen, moet beginnen bij structuur.
De oplossing: werken met duidelijke workflows
Een workflow is simpel gezegd een vaste volgorde van stappen om werk goed uit te voeren. Door deze stappen duidelijk vast te leggen:
- weet iedereen wat er moet gebeuren;
- worden fouten voorkomen;
- hoeft er minder uitgelegd te worden;
- kan het team zelfstandiger werken;
- stijgt de productiviteit.
Duidelijke processen zorgen voor rust, overzicht en efficiëntie.
Hoe BoxApp helpt om productiviteit te verhogen
Met BoxApp kunt u eenvoudig workflows aanmaken en centraal opslaan. Iedereen werkt vanuit dezelfde duidelijke structuur. Er zijn geen losse documenten of versnipperde informatie meer nodig.
Daarnaast biedt BoxApp:
- Takenlijsten per medewerker
- Overzicht van lopende werkzaamheden
- Duidelijke status per stap
- Minder kans op vergeten of dubbel werk
Hierdoor worden werkzaamheden sneller en zonder fouten uitgevoerd. Dat betekent direct meer productiviteit binnen uw organisatie.
BoxApp voor het MKB
BoxApp is bijzonder geschikt voor gebruik in het MKB en door stichtingen en verenigingen. U heeft geen uitgebreide ICT-kennis nodig en er is geen dure maatwerksoftware vereist. De applicatie is gebruiksvriendelijk en praktisch inzetbaar.
Voorbeelden van toepassingen
- Inwerken van nieuwe medewerkers
- Werk overdraagbaar maken bij ziekte of vakantie
- Supportprocessen
- Offertes, orderafhandeling en facturering
- Project- en takenbeheer
- Interne procedures vastleggen
Vooral bij kleinere bedrijven wordt vaak geleund op één persoon die “alles weet”. Dat is een risico voor de continuïteit van uw organisatie.
Door processen vast te leggen in BoxApp
- zit kennis niet alleen in hoofden;
- kunnen medewerkers elkaar eenvoudig vervangen;
- blijft het bedrijf draaien bij afwezigheid;
- verhoogt u structureel de productiviteit.
Praktijkvoorbeeld
Stel dat een medewerker een offerte moet opstellen. Zonder vaste werkwijze moet hij mogelijk zoeken naar documenten, collega’s raadplegen en controleren welke stappen nodig zijn.
Wanneer dit proces is vastgelegd in BoxApp ziet de medewerker direct welke stappen moeten worden uitgevoerd, welke documenten nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap. Hierdoor wordt tijd bespaard en neemt de kans op fouten af.
Productiviteit bij een groeiend bedrijf
Vooral bij groeiende organisaties is een goede procesregistratie belangrijk. Bij kleine organisaties werkt veel kennis vaak nog informeel. Medewerkers weten wie ze moeten vragen en hoe processen lopen.
Naarmate een organisatie groeit, wordt deze werkwijze steeds minder efficiënt. Zonder duidelijke processen ontstaan sneller fouten, misverstanden en afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Door processen vast te leggen ontstaat een schaalbare organisatie waarin kennis behouden blijft.
Checklist: verliest uw organisatie productiviteit?
Beantwoord onderstaande vragen om te achterhalen of binnen uw organisatie de productiviteit te wensen overlaadt.
✓ Moeten medewerkers regelmatig uitleg vragen?
✓ Worden taken soms vergeten?
✓ Is belangrijke kennis afhankelijk van één medewerker?
✓ Duurt het inwerken van nieuwe medewerkers lang?
✓ Zijn processen niet of beperkt vastgelegd?
✓ Wordt informatie op verschillende plekken opgeslagen?
Heeft u meerdere vragen met “ja” beantwoord? Dan valt er waarschijnlijk veel winst te behalen door processen beter vast te leggen.
Wilt u de productiviteit in uw organisatie verhogen?
Meer structuur betekent minder fouten, minder tijdverlies en meer resultaat.
Wilt u weten hoe BoxApp u kan helpen om de productiviteit binnen uw organisatie te verhogen?
Neem dan contact op met Nomad IT voor meer informatie of een demonstratie.