Ontzorgde ICT van A tot Z
Veel bedrijven gebruiken dagelijks Microsoft 365 voor e-mail, Teams, SharePoint, documenten en samenwerking. Wat veel ondernemers niet weten, is dat deze Microsoft-omgeving niet per se een standaard Microsoft-uitstraling hoeft te hebben. U kunt Microsoft 365 namelijk grotendeels aanpassen aan de huisstijl, structuur en werkwijze van uw organisatie.
Door uw eigen logo, kleuren en bedrijfsinformatie toe te voegen ontstaat een herkenbare digitale werkomgeving die beter aansluit bij uw organisatie. Dat oogt niet alleen professioneler, maar maakt het voor medewerkers ook makkelijker om binnen de juiste omgeving te werken.
Een herkenbare Microsoft 365 omgeving
Wanneer medewerkers inloggen op Microsoft 365 zien zij standaard een Microsoft-omgeving. Met de juiste instellingen kan deze omgeving worden voorzien van uw eigen bedrijfslogo, huisstijlkleuren en bedrijfsinformatie.
Daardoor herkennen medewerkers direct dat zij in de bedrijfsomgeving werken. Vooral voor organisaties met veel thuiswerkers of meerdere vestigingen zorgt dit voor extra herkenning en een professionele uitstraling.
Ook klanten, leveranciers en sollicitanten die gebruikmaken van gedeelde Microsoft-functionaliteiten krijgen hierdoor een betere indruk van uw organisatie.
Een gepersonaliseerd inlogscherm
Een van de meest zichtbare aanpassingen is het Microsoft 365-inlogscherm.
Het standaard Microsoft-logo kan worden vervangen door uw eigen bedrijfslogo. Daarnaast kan een achtergrondafbeelding worden toegevoegd die aansluit bij uw organisatie of huisstijl.
Deze aanpassing heeft niet alleen een marketingwaarde. Medewerkers herkennen sneller dat zij op het juiste inlogscherm terecht zijn gekomen. Hoewel een bedrijfslogo geen bescherming biedt tegen phishing, helpt een herkenbare omgeving gebruikers wel om afwijkende of verdachte inlogpagina’s sneller op te merken.
Microsoft Teams in uw eigen stijl
Microsoft Teams is voor veel organisaties het centrale platform voor communicatie en samenwerking.
Binnen Teams zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar om de werkomgeving beter aan te laten sluiten op uw organisatie. Denk aan aangepaste teamstructuren, standaardkanalen, bedrijfsapplicaties en gedeelde documenten die direct beschikbaar zijn voor medewerkers.
Ook kunnen vergaderachtergronden in de huisstijl worden ontwikkeld, zodat medewerkers tijdens online vergaderingen een professionele en uniforme uitstraling hebben.
Voor organisaties die veel klantcontact hebben, draagt dit bij aan een consistente presentatie van het bedrijf.
SharePoint als digitaal bedrijfsportaal
Steeds meer organisaties gebruiken SharePoint als centraal informatiepunt voor medewerkers.
Hier kunnen handleidingen, formulieren, bedrijfsnieuws, procedures, personeelsinformatie en documenten overzichtelijk worden aangeboden. Een goed ingericht SharePoint-portaal bespaart medewerkers veel zoektijd en zorgt ervoor dat belangrijke informatie makkelijker wordt gevonden.
Daarnaast kan de omgeving volledig worden ingericht in de stijl van uw organisatie, waardoor medewerkers zich sneller thuis voelen binnen het platform.
Voor veel bedrijven vormt SharePoint tegenwoordig de basis van hun digitale werkplek.
Meer structuur binnen Microsoft 365
Het aanpassen van Microsoft 365 gaat verder dan alleen het uiterlijk.
Een moderne digitale werkplek moet medewerkers helpen om sneller en efficiënter te werken. Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om Microsoft 365 in te richten op basis van afdelingen, functies of werkzaamheden.
Een medewerker van de administratie heeft immers andere informatie nodig dan een medewerker van de verkoopafdeling of een buitendienstmedewerker.
Door snelkoppelingen, documenten, applicaties en nieuwsberichten slim te organiseren ontstaat een overzichtelijke werkomgeving waarin medewerkers minder hoeven te zoeken.
Processen automatiseren met Microsoft 365
Microsoft 365 biedt ook uitgebreide mogelijkheden om dagelijkse werkzaamheden te automatiseren.
Met Microsoft Power Automate kunnen veel terugkerende handelingen automatisch worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan:
- het verwerken van formulieren;
- het goedkeuren van aanvragen;
- het versturen van meldingen;
- het archiveren van documenten;
- het opvolgen van interne processen.
Hierdoor worden fouten verminderd en besparen medewerkers tijd op routinematige werkzaamheden.
Voor veel MKB-bedrijven liggen hier kansen om efficiënter te werken zonder direct nieuwe software aan te schaffen.
Microsoft 365 en beveiliging
Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving draagt ook bij aan de beveiliging van uw organisatie.
Gebruikers kunnen toegang krijgen op basis van hun functie en verantwoordelijkheden. Hierdoor zien medewerkers alleen de informatie die voor hen relevant is.
Daarnaast kunnen beveiligingsmaatregelen zoals multifactor authenticatie (MFA), voorwaardelijke toegang, apparaatbeheer en gegevensbescherming worden toegepast.
Dit helpt organisaties om beter beschermd te zijn tegen datalekken, phishing en misbruik van accounts.
Een digitale werkplek die met uw organisatie meegroeit
Veel organisaties beginnen met Microsoft 365 voor e-mail en Office-programma’s. Naarmate een bedrijf groeit, groeit vaak ook de behoefte aan meer structuur, betere samenwerking en automatisering.
Door Microsoft 365 goed in te richten ontstaat een digitale werkplek die meegroeit met uw organisatie. Nieuwe medewerkers kunnen sneller aan de slag, informatie wordt beter gedeeld en bedrijfsprocessen verlopen efficiënter.
Daarmee wordt Microsoft 365 veel meer dan alleen een pakket met Office-programma’s. Het wordt een centraal platform voor communicatie, samenwerking, kennisdeling en procesondersteuning.
Welke informatie hebben wij nodig?
Om uw Microsoft 365-omgeving aan te passen aan uw huisstijl ontvangen wij graag:
- een hoge kwaliteit versie van uw bedrijfslogo;
- de belangrijkste kleuren uit uw huisstijl;
- eventuele achtergrondafbeeldingen;
- informatie over uw afdelingen en organisatiestructuur;
- specifieke wensen voor Teams, SharePoint of andere Microsoft 365-onderdelen.
Op basis hiervan kunnen wij een inrichting ontwerpen die aansluit bij uw organisatie.
Hulp nodig bij het inrichten van Microsoft 365?
Nomad IT helpt organisaties met het inrichten, beheren en optimaliseren van Microsoft 365. Van een herkenbaar inlogscherm en een professioneel SharePoint-portaal tot een complete digitale werkplek met automatiseringen en beveiliging.
Wilt u weten welke mogelijkheden er voor uw organisatie zijn? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen bekijken we hoe Microsoft 365 beter kan aansluiten op uw huisstijl, processen en manier van werken.