Ontzorgde ICT van A tot Z No nonsense mentaliteit Scherpe prijzen  Erkend solution partner van HPE

Microsoft 365 voor het MKB

door | Handige tips

Microsoft 395 voor MKB

Steeds meer bedrijven werken digitaal. Offertes worden online gemaakt, documenten worden gedeeld via de cloud en medewerkers werken niet langer alleen op kantoor. Voor veel MKB-bedrijven vormt Microsoft 365 tegenwoordig het centrale platform voor e-mail, documenten, samenwerking en communicatie.

Toch blijkt in de praktijk dat veel ondernemers wel gebruikmaken van Microsoft 365, maar lang niet alle mogelijkheden benutten. Vaak wordt het pakket vooral gebruikt voor e-mail en Word, terwijl er veel meer functies beschikbaar zijn die het dagelijkse werk eenvoudiger, efficiënter en veiliger kunnen maken.

In dit artikel leggen we uit wat er met Microsoft 365 allemaal nog meer kan, welke voordelen het biedt voor het MKB en hoe u ervoor zorgt dat uw organisatie er optimaal gebruik van maakt.

Inhoudsopgave

Wat kan er met Microsoft 365?

Microsoft 365 is een verzameling van online diensten en kantoorapplicaties die samenwerken binnen één omgeving. De meeste ondernemers kennen Microsoft 365 van programma’s zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Maar het platform biedt veel meer dan alleen deze bekende toepassingen.

Microsoft 365 combineert e-mail, agenda’s, documentbeheer, online vergaderen, samenwerking, beveiliging en cloudopslag in één centrale werkplek. Daardoor kunnen medewerkers overal werken waar een internetverbinding beschikbaar is.

Waar bedrijven vroeger software één keer aanschaften en vervolgens jarenlang dezelfde versie gebruikten, werkt Microsoft 365 met een abonnementsmodel. Hierdoor blijven programma’s automatisch up-to-date en profiteren gebruikers voortdurend van nieuwe functies en beveiligingsverbeteringen.

ontzorgen

Waarom kiezen zoveel MKB-bedrijven voor Microsoft 365?

De belangrijkste reden is eenvoud. Microsoft 365 brengt veel verschillende werkzaamheden samen binnen één platform.

Medewerkers kunnen e-mails versturen, documenten maken, online vergaderen, bestanden delen en samenwerken zonder steeds tussen verschillende systemen te hoeven wisselen.

Daarnaast groeit Microsoft 365 eenvoudig mee met de organisatie. Een zelfstandige ondernemer kan beginnen met één gebruiker, terwijl een bedrijf met tientallen medewerkers dezelfde omgeving kan blijven gebruiken.

Voor veel ondernemers is ook de voorspelbaarheid van de kosten aantrekkelijk. Er zijn geen grote investeringen in softwarelicenties nodig en nieuwe gebruikers kunnen eenvoudig worden toegevoegd wanneer het bedrijf groeit.

Welke Microsoft 365-applicaties worden het meest gebruikt?

Veel ondernemers denken bij Microsoft 365 vooral aan Outlook, Word en Excel. Dat zijn inderdaad belangrijke onderdelen, maar binnen het platform zijn nog veel meer toepassingen beschikbaar.

Outlook verzorgt e-mail, agenda’s en contactpersonen. Word blijft de standaard voor documenten. Excel wordt gebruikt voor berekeningen, rapportages en administratieve taken. PowerPoint ondersteunt presentaties.

Daarnaast spelen Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint een steeds grotere rol binnen organisaties.

Teams maakt communicatie en samenwerking eenvoudiger. OneDrive zorgt voor persoonlijke cloudopslag en SharePoint biedt mogelijkheden voor centrale documentopslag en samenwerking binnen teams.

Door deze applicaties met elkaar te combineren ontstaat een complete digitale werkplek.

Microsoft 365 voor kleine bedrijven

Microsoft 365 is niet alleen interessant voor grote organisaties. Juist kleinere bedrijven profiteren vaak sterk van de mogelijkheden.

Veel kleine ondernemingen werken nog met losse oplossingen voor e-mail, bestanden en communicatie. Daardoor ontstaat versnippering van informatie en wordt samenwerken lastiger.

Met Microsoft 365 kunnen ook kleine bedrijven hun documenten centraal beheren, bestanden veilig delen en professionele e-mail gebruiken. Dat zorgt voor meer structuur en een professionelere uitstraling richting klanten.

Voor zelfstandigen die willen groeien biedt Microsoft 365 bovendien een goede basis om later medewerkers toe te voegen zonder opnieuw te moeten investeren in een compleet nieuwe omgeving.

Een platform dat meegroeit met uw bedrijf

Groei brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Een ondernemer die alleen werkt heeft andere behoeften dan een organisatie met vijf, tien of vijftig medewerkers.

Microsoft 365 maakt het mogelijk om eenvoudig nieuwe gebruikers toe te voegen. Iedere medewerker krijgt een eigen account, mailbox en toegang tot de benodigde documenten en applicaties.

Hierdoor blijft de omgeving overzichtelijk en beheersbaar, ook wanneer het bedrijf verder groeit.

Het is verstandig om hier al vroeg rekening mee te houden. Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving voorkomt veel problemen wanneer de organisatie groter wordt.

Samenwerken met Microsoft Teams

Microsoft Teams is inmiddels veel meer dan een programma voor online vergaderen.

Binnen Teams kunnen medewerkers chatten, bestanden delen, projecten bespreken en samenwerken aan documenten. Hierdoor blijft belangrijke informatie overzichtelijk op één plek beschikbaar.

Voor bedrijven met meerdere medewerkers kan Teams ervoor zorgen dat informatie minder verspreid raakt over e-mails, telefoongesprekken en losse berichten.

Ook bedrijven met buitendienstmedewerkers of thuiswerkers profiteren hiervan. Iedereen werkt immers binnen dezelfde digitale omgeving.

Bestandsopslag met OneDrive en SharePoint

Een veelvoorkomend probleem binnen het MKB is dat documenten op verschillende locaties worden opgeslagen.

Bestanden staan op laptops, usb-sticks, lokale servers of in persoonlijke mappen. Hierdoor ontstaat al snel onduidelijkheid over welke versie van een document de juiste is.

Microsoft 365 biedt hiervoor twee belangrijke oplossingen. OneDrive en SharePoint.

OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bestanden van individuele gebruikers. SharePoint is juist ontwikkeld voor documenten die door meerdere medewerkers gebruikt worden.

Door documenten centraal op te slaan ontstaat meer overzicht en kunnen medewerkers eenvoudiger samenwerken.

Werken op kantoor, thuis en onderweg

De manier waarop bedrijven werken is de afgelopen jaren sterk veranderd.

Waar medewerkers vroeger vooral op kantoor werkten, wordt tegenwoordig regelmatig thuis, onderweg of op locatie gewerkt.

Microsoft 365 ondersteunt deze manier van werken. Medewerkers kunnen vanaf verschillende apparaten toegang krijgen tot hun e-mail, documenten en bedrijfsinformatie.

Dat zorgt voor flexibiliteit zonder dat bestanden voortdurend heen en weer gestuurd hoeven te worden.

Microsoft 365 en cybersecurity

Cybercriminaliteit vormt een steeds groter risico voor kleine en middelgrote bedrijven.

Veel ondernemers denken dat hackers zich vooral richten op grote organisaties. In werkelijkheid zijn kleinere bedrijven juist vaak een aantrekkelijk doelwit omdat beveiligingsmaatregelen niet altijd optimaal zijn ingericht.

Microsoft 365 biedt diverse beveiligingsmogelijkheden. Denk aan tweestapsverificatie, geavanceerde spamfilters en extra bescherming tegen phishing.

Toch zijn deze functies niet altijd standaard geactiveerd. Een veilige inrichting van Microsoft 365 vraagt daarom om aandacht en regelmatige controle.

Een sterk wachtwoord alleen is tegenwoordig niet meer voldoende.

Waarom een Microsoft 365 backup belangrijk is

Veel ondernemers gaan ervan uit dat Microsoft automatisch van alles een volledige backup maakt.

Dat is slechts gedeeltelijk waar.

Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft, maar het herstellen van verwijderde bestanden, mailboxen of gegevens kent beperkingen. Ook ransomware, gebruikersfouten en ongewenste verwijderingen kunnen voor problemen zorgen.

Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een aanvullende Microsoft 365 backup.

Hiermee kunnen e-mails, documenten, Teams-gegevens en andere bedrijfsinformatie onafhankelijk worden veiliggesteld en teruggezet wanneer dat nodig is.

Welke Microsoft 365 licentie heeft u nodig?

Voor veel ondernemers is het licentieaanbod van Microsoft verwarrend.

Er zijn verschillende abonnementen beschikbaar met uiteenlopende mogelijkheden.

Kleine bedrijven die vooral e-mail en online werken nodig hebben, kunnen vaak prima uit de voeten met een basislicentie. Organisaties die lokaal met Office-programma’s willen werken of extra beveiligingsfuncties nodig hebben, kiezen vaak voor uitgebreidere pakketten.

De juiste keuze hangt af van de manier waarop uw organisatie werkt, de beveiligingseisen en de toekomstige groeiplannen.

Nieuwe medewerkers toevoegen

Wanneer een bedrijf groeit, moeten nieuwe medewerkers snel aan de slag kunnen.

Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving maakt dit eenvoudig. Nieuwe accounts kunnen snel worden aangemaakt en gebruikers krijgen direct toegang tot de benodigde applicaties, documenten en teams.

Hierdoor verloopt het inwerken van nieuwe medewerkers efficiënter en blijft de omgeving overzichtelijk.

Wat gebeurt er wanneer een medewerker uit dienst gaat?

Ook dit is een situatie waar veel ondernemers pas over nadenken wanneer het zich voordoet.

Bij het vertrek van een medewerker moeten toegangsrechten worden ingetrokken en bedrijfsgegevens veilig worden gesteld.

Wanneer Microsoft 365 goed is ingericht, kan dit gecontroleerd en veilig gebeuren. Zo blijven belangrijke e-mails en documenten beschikbaar voor de organisatie zonder dat voormalige medewerkers toegang behouden.

Microsoft 365 zelf beheren of uitbesteden?

Veel bedrijven beginnen met het zelf beheren van Microsoft 365.

Dat werkt vaak prima zolang de omgeving beperkt blijft. Naarmate het aantal gebruikers groeit en beveiliging belangrijker wordt, neemt ook de complexiteit toe.

Gebruikersbeheer, beveiligingsinstellingen, licentiebeheer, back-ups en ondersteuning kosten tijd en vragen specialistische kennis.

Steeds meer MKB-bedrijven kiezen daarom voor een ICT-partner die het dagelijkse beheer verzorgt. Hierdoor kunnen ondernemers zich richten op hun eigen werkzaamheden terwijl de digitale werkplek professioneel wordt onderhouden.

Microsoft Copilot en de toekomst van werken

Kunstmatige intelligentie speelt een steeds grotere rol binnen Microsoft 365.

Met Microsoft Copilot kunnen gebruikers ondersteuning krijgen bij het schrijven van teksten, analyseren van gegevens, samenvatten van vergaderingen en uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden.

Hoewel deze technologie nog volop in ontwikkeling is, biedt zij interessante mogelijkheden voor bedrijven die efficiënter willen werken.

Vooral administratieve taken en kenniswerk kunnen hierdoor sneller worden uitgevoerd.

Microsoft 365 als fundament voor moderne kantoorautomatisering

Voor veel MKB-bedrijven vormt Microsoft 365 inmiddels het hart van de digitale werkomgeving.

E-mail, documenten, communicatie, samenwerking, beveiliging en cloudopslag komen samen binnen één platform. Hierdoor ontstaat meer overzicht, betere samenwerking en een stabiele basis voor verdere groei.

Bedrijven die hun Microsoft 365-omgeving goed inrichten profiteren niet alleen van meer gebruiksgemak, maar ook van betere beveiliging en een hogere productiviteit.

Nomad IT helpt MKB-bedrijven met Microsoft 365

Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden, maar een goede inrichting en het juiste beheer maken uiteindelijk het verschil.

Nomad IT helpt MKB-bedrijven met advies, implementatie, migraties, beveiliging, back-ups en dagelijks beheer van Microsoft 365. Wij zorgen ervoor dat uw medewerkers veilig en efficiënt kunnen werken, terwijl u één aanspreekpunt heeft voor vragen en ondersteuning.

Of u nu wilt overstappen naar Microsoft 365, uw huidige omgeving wilt verbeteren of het beheer wilt uitbesteden, Nomad IT helpt u graag verder met een praktische aanpak zonder onnodige complexiteit.

Tijdens een vrijblijvend gesprek kunnen wij er u alles over vertellen.

Meer over Microsoft 365

Microsoft 365 FAQ

Foto: AI generated

Onderwerpen