Ontzorgde ICT van A tot Z
Veel kleine ondernemers denken dat Microsoft 365 vooral interessant is voor grotere organisaties met veel medewerkers, meerdere vestigingen en een eigen ICT-afdeling. In de praktijk blijkt juist het tegenovergestelde vaak waar. Een klein bedrijf heeft meestal weinig tijd om zich bezig te houden met ICT, administratie en technische problemen. Alles moet gewoon werken zodat u zich kunt richten op uw klanten en uw werkzaamheden.
Of u nu een winkel runt, een restaurant heeft, actief bent als schilder, installateur, timmerman of een ander klein bedrijf heeft: Microsoft 365 kan veel dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger maken. Bovendien zorgt het voor meer overzicht, betere samenwerking en minder risico op gegevensverlies.
In dit artikel leest u welke voordelen Microsoft 365 biedt voor een klein bedrijf en welke praktische problemen ermee opgelost kunnen worden.
Altijd toegang tot uw e-mail, agenda en bestanden
Veel kleine ondernemers werken niet de hele dag vanaf dezelfde locatie. Een schilder zit bij klanten, een klusbedrijf werkt op verschillende locaties en een restauranteigenaar loopt voortdurend tussen keuken, terras en kantoor.
Toch komt belangrijke informatie vaak nog terecht op één computer in het bedrijf. Dat levert problemen op wanneer u onderweg een offerte moet bekijken, een afspraak wilt controleren of een document nodig heeft.
Met Microsoft 365 staan uw e-mails, agenda’s en bestanden veilig in de cloud. Daardoor kunt u vanaf uw computer, laptop, tablet of smartphone werken. U heeft altijd toegang tot de informatie die u nodig heeft.
Dat voorkomt situaties waarbij u een klant moet terugbellen omdat de benodigde informatie alleen op kantoor beschikbaar is.
Professionele e-mail geeft vertrouwen
Veel kleine ondernemers gebruiken nog een algemeen e-mailadres van bijvoorbeeld Gmail, Hotmail of Ziggo. Dat werkt, maar het oogt minder professioneel richting klanten.
Met Microsoft 365 gebruikt u eenvoudig e-mailadressen met uw eigen bedrijfsnaam. Denk bijvoorbeeld aan info@uwbedrijf.nl of administratie@uwbedrijf.nl.
Zo’n eigen domeinnaam straalt professionaliteit uit en zorgt voor meer vertrouwen bij klanten. Bovendien kunt u meerdere mailboxen aanmaken voor verschillende werkzaamheden binnen uw bedrijf. Ook al komen deze onzichtbaar voor de afzender allemaal bij uzelf terecht. En ook wanneer er maar enkele medewerkers zijn, zorgen verschillende mailadressen voor meer overzicht.
Nooit meer zoeken naar de juiste versie van een document
Een veelvoorkomend probleem binnen een klein bedrijf is dat documenten op verschillende plaatsen worden opgeslagen. Een offerte staat op een laptop, een prijslijst op een andere computer en een medewerker heeft nog een oudere versie op zijn telefoon staan.
Na verloop van tijd weet niemand meer welke versie de juiste is.
Microsoft 365 lost dit op met centrale opslag van bestanden. Iedereen werkt met dezelfde documenten en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Voor een kleine ondernemer betekent dit minder fouten, minder zoekwerk en een professionelere uitstraling richting klanten.
Samenwerken zonder ingewikkelde systemen
Ook binnen een klein bedrijf moet informatie worden gedeeld. Denk aan planningen, offertes, werkinstructies, prijsafspraken of leveranciersinformatie.
Veel ondernemers lossen dit op via WhatsApp-groepen, losse e-mails of papieren notities. Dat werkt zolang alles goed gaat, maar zorgt vaak voor misverstanden.
Met Microsoft 365 kunt u eenvoudig bestanden delen, notities vastleggen en informatie beschikbaar maken voor medewerkers. Iedereen beschikt over dezelfde actuele gegevens.
Daardoor hoeft een medewerker niet meer te bellen om te vragen waar een document staat of welke afspraak met een klant is gemaakt. Hij of zij kan er immers gewoon bij en het nakijken.
Minder risico op verlies van belangrijke gegevens
Veel kleine bedrijven zijn afhankelijk van één computer waarop vrijwel alle belangrijke informatie staat. Wanneer die computer defect raakt, gestolen wordt of besmet raakt met ransomware, kunnen de gevolgen groot zijn.
Facturen, klantgegevens, offertes en andere belangrijke bestanden kunnen in één keer verloren gaan.
Microsoft 365 zorgt ervoor dat gegevens niet alleen lokaal worden opgeslagen. Bestanden worden automatisch gesynchroniseerd naar de cloud, waardoor de kans op dataverlies aanzienlijk kleiner wordt.
Voor een kleine ondernemer kan dit het verschil betekenen tussen snel verder werken of dagenlang bezig zijn met herstelwerkzaamheden.
Eenvoudiger plannen en afspraken beheren
Voor veel kleine bedrijven draait alles om een goede planning. Een klusbedrijf moet weten waar medewerkers werken, een restaurant moet reserveringen beheren en een winkel moet afspraken met leveranciers kunnen plannen.
Met de agenda’s van Microsoft 365 heeft u overal inzicht in afspraken en planningen. Afspraken kunnen eenvoudig gedeeld worden en wijzigingen zijn direct zichtbaar.
Dat voorkomt dubbele afspraken, misverstanden en onnodige telefoontjes.
Veilig werken zonder zelf ICT-specialist te zijn
Cybercriminaliteit richt zich allang niet meer alleen op grote organisaties. Juist kleine bedrijven zijn regelmatig doelwit van phishing, malware en ransomware.
Veel ondernemers denken dat hun bedrijf te klein is om interessant te zijn voor cybercriminelen. Helaas blijkt in de praktijk dat kleine bedrijven juist vaak minder goed beveiligd zijn.
Microsoft 365 biedt verschillende beveiligingsmogelijkheden, zoals tweestapsverificatie, spamfilters en bescherming tegen verdachte inlogpogingen.
Daardoor wordt het voor kwaadwillenden aanzienlijk moeilijker om toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens.
Schaalbaar wanneer uw bedrijf groeit
Een klein bedrijf van vandaag kan er over enkele jaren heel anders uitzien. Een klein bedrijf kan een groot bedrijf worden. Nieuwe medewerkers, extra werkzaamheden of een tweede locatie vragen om een ICT-omgeving die kan meegroeien.
Met Microsoft 365 kunt u eenvoudig gebruikers toevoegen, extra functies activeren en nieuwe apparaten aansluiten.
U hoeft daardoor niet direct te investeren in complexe systemen die u nu nog niet nodig heeft, maar bent wel voorbereid op toekomstige groei.
Bekende programma’s waarmee vrijwel iedereen kan werken
Een belangrijk voordeel van Microsoft 365 is dat vrijwel iedereen de programma’s kent. Word, Excel, Outlook en PowerPoint worden dagelijks gebruikt door miljoenen mensen.
Nieuwe medewerkers kunnen daardoor snel aan de slag zonder uitgebreide trainingen.
Voor kleine ondernemers betekent dit minder inwerktijd en meer productiviteit.
Meer tijd voor ondernemen
Uiteindelijk draait Microsoft 365 niet om techniek, maar om tijd besparen. Minder zoeken naar documenten, minder problemen met e-mail, minder gedoe met bestanden en minder risico op dataverlies.
Daardoor kunt u zich richten op wat echt belangrijk is: uw klanten, uw dienstverlening en de groei van uw bedrijf.
Voor veel kleine ondernemers is dat uiteindelijk het grootste voordeel van Microsoft 365.
Microsoft 365 voor uw kleine bedrijf
Wilt u weten welke Microsoft 365 oplossing het beste past bij uw bedrijf? Nomad IT helpt kleine bedrijven dagelijks met het inrichten, beheren en beveiligen van hun Microsoft 365 omgeving.
Als allround ICT aanbieder zorgen wij ervoor dat uw e-mail, bestanden, beveiliging en werkplekken goed functioneren. Daarbij kijken wij niet alleen naar de techniek, maar vooral naar wat uw organisatie nodig heeft.
In een vrijblijvend gesprek bespreken wij graag de mogelijkheden voor uw bedrijf en laten wij zien hoe Microsoft 365 uw dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger kan maken.