Ontzorgde ICT van A tot Z
Een groot deel van de werktijd gaat vaak verloren door kleine probleempjes, overbodige zoekacties, vertragingen en onnodige handelingen. Daarom geven we hier 8 oplossingen waarbij ICT u op kantoor direct tijdwinst op kan leveren.
1. Oplossing voor vaak moeten inloggen en vergeten wachtwoorden
Veel medewerkers gebruiken dagelijks verschillende systemen. Ze werken bijvoorbeeld met e-mail, boekhoudsoftware, CRM-systemen, urenregistratie en online portals. Voor al die verschillende systemen een apart wachtwoord onthouden is niet alleen vervelend, maar leidt ook regelmatig tot problemen. Wachtwoorden worden vergeten, accounts raken geblokkeerd en om het op te lossen wordt de helpdesk ingeschakeld.
Met één wachtwoord voor alle bedrijfsapplicaties lost u dat op. Dan logt een medewerker nog maar één keer in. Daarna krijgt hij automatisch toegang tot de applicaties waarvoor hij bevoegd is. Dit maakt werken eenvoudiger, vermindert het aantal wachtwoordproblemen en bespaart iedere medewerker dagelijks enkele minuten. Op jaarbasis levert dat verrassend veel tijd op.
Nomad IT helpt uw organisatie met veilig en eenvoudig inloggen via bijvoorbeeld Microsoft Entra en Keeper, zodat medewerkers minder wachtwoorden hoeven te onthouden en sneller toegang hebben tot hun applicaties en websites.
2. Oplossing voor verspreid opgeslagen informatie
In veel kantoren staan documenten verspreid over laptops, netwerkschijven, e-mailbijlagen en USB-sticks. Hierdoor krijgt men te maken met meerdere versies van hetzelfde bestand en een groot verlies aan tijd om de juiste informatie terug te vinden. Bovendien bestaat het risico dat belangrijke documenten verloren gaan wanneer een computer defect raakt of omdat men het bestand simpelweg niet terug kan vinden.
Door documenten automatisch op te slaan in een cloudomgeving zoals Microsoft 365, werkt iedereen met dezelfde versie van een bestand. Bestanden zijn eenvoudig terug te vinden en deze kunnen veilig worden gedeeld met collega’s. Medewerkers hoeven minder te zoeken wat een grote tijdbesparing oplevert.
Nomad IT kan Microsoft 365, SharePoint en OneDrive voor u overzichtelijk inrichten, zodat documenten centraal beschikbaar zijn en medewerkers altijd met de juiste versie werken.
3. Oplossing voor tijdverlies door vergaderen
Vergaderingen kosten vaak meer tijd dan nodig is. Heel veel tijd gaat verloren omdat de deelnemers naar één locatie moeten komen. soms in een ander deel van het land. Maar ook afdelingsvergaderingen kunnen onnodig veel tijd kosten. Bijvoorbeeld door notulen en documenten die kwijt raken.
Met Microsoft Teams kan via internet en het bedrijfsnetwerk vergaderd worden zodat ieder vanaf zijn eigen kantoor of andere plek kan deelnemen. Gesprekken, bestanden, notities en vergaderingen op één centrale plek samengebracht. Teams kan zelfstandig notulen maken en afspraken noteren. en gedurende de vergadering kan er direct worden samengewerkt aan documenten. Hierdoor verlopen vergaderingen efficiënter en is iedereen beter op de hoogte van de gemaakte afspraken.
Nomad IT richt Microsoft Teams voor u professioneel in, zodat medewerkers eenvoudig kunnen overleggen, bestanden delen en samenwerken.
4. Oplossing voor het probleem van de afwezige kennis
Veel kennis binnen een bedrijf zit in de hoofden van medewerkers. Dat werkt prima totdat iemand ziek wordt, met vakantie gaat of het bedrijf verlaat. Collega’s moeten dan uitzoeken hoe bepaalde werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, wat voor vertraging en fouten kan zorgen.
Door processen en werkinstructies digitaal vast te leggen ontstaat een centrale kennisbank voor de organisatie. Medewerkers kunnen zelf opzoeken hoe een taak uitgevoerd moet worden en nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt. Hierdoor wordt de organisatie minder afhankelijk van individuele personen en blijft kennis behouden.
Hiervoor heeft Nomad IT BOXapp ontwikkeld . Deze applicatie helpt uw organisatie processen en werkinstructies digitaal vast te leggen, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het naar informatie en procedures en minder vragen hoeven te stellen.
5. Oplossing voor informatie die verloren gaat
Veel ondernemers gaan ervan uit dat hun gegevens veilig zijn zolang alles werkt. Pas wanneer bestanden verdwijnen door een fout, een cyberaanval of een defect apparaat wordt duidelijk hoe afhankelijk een kantoor van zijn data is. Het herstellen van verloren gegevens kost vaak veel tijd en kan zelfs leiden tot stilstand van de bedrijfsvoering.
Met automatische back-ups worden gegevens regelmatig opgeslagen zonder dat medewerkers daar iets voor hoeven te doen. Mocht er iets misgaan, dan kunnen bestanden snel worden teruggezet. Dit voorkomt langdurige onderbrekingen en geeft ondernemers meer zekerheid over de continuïteit van hun bedrijf.
Nomad IT zorgt met oplossingen van Veeam en Acronis voor automatische back-ups, zodat belangrijke bedrijfsgegevens bij verlies of een incident snel kunnen worden hersteld.
6. Oplossing voor updates die niet geinstalleerd worden
Verouderde software kan zorgen voor storingen, beveiligingsproblemen en incompatibiliteit tussen systemen. Toch worden updates vaak uitgesteld omdat medewerkers er geen tijd voor hebben of bang zijn dat er iets misgaat. Hoe vaak wordt er wel niet op Uitstellen gedrukt als er gevraagd wordt of er een Windows-update uitgevoerd moet worden?
Met centraal beheer kunnen updates automatisch worden uitgevoerd op alle werkplekken binnen het bedrijf. Computers blijven veilig en stabiel zonder dat medewerkers zich ermee hoeven bezig te houden. Problemen worden voorkomen voordat ze invloed hebben op de dagelijkse werkzaamheden.
Nomad IT beheert en monitort uw werkplekken centraal, zodat software en beveiligingsupdates automatisch worden uitgevoerd zonder dat medewerkers daar zelf tijd aan kwijt zijn.
7. Oplossing voor vergeten taken
In veel organisaties zijn er taken die periodiek uitgevoerd moeten worden. Denk aan onderhoud, controles, certificeringen of administratieve verplichtingen. Wanneer deze taken afhankelijk zijn van iemands geheugen, bestaat de kans dat ze worden vergeten.
Met automatische taakherinneringen ontvangen medewerkers op het juiste moment een melding. Hierdoor blijven belangrijke werkzaamheden niet liggen en hoeft niemand voortdurend lijstjes bij te houden. De organisatie werkt meer gestructureerd en de kans op fouten neemt af.
Met takenbeheer uit de Nomad IT applicatie BOXapp kunnen terugkerende werkzaamheden automatisch worden toegewezen en opgevolgd, zodat belangrijke taken niet worden vergeten.
8. Oplossing voor storingen
Storingen lijken vaak onverwacht te ontstaan. In werkelijkheid zijn er meestal al signalen dat een systeem problemen begint te krijgen. Zonder monitoring blijven deze signalen onopgemerkt totdat gebruikers daadwerkelijk hinder ondervinden.
Met proactieve monitoring worden servers, werkplekken en netwerkapparatuur continu gecontroleerd. Afwijkingen worden vroegtijdig gesignaleerd, waardoor problemen vaak kunnen worden opgelost voordat medewerkers er last van hebben. Dat voorkomt uitval en zorgt voor een betrouwbaardere ICT-omgeving.
Nomad IT kan voor u werkplekken, servers en netwerken continu proactief monitoren, zodat mogelijke problemen vroeg worden ontdekt en vaak kunnen worden opgelost voordat medewerkers hinder ondervinden.
Een efficiënt kantoor begint met kleine verbeteringen
Een efficiënt kantoor ontstaat niet door één grote investering, maar door het stap voor stap verbeteren van dagelijkse processen. Juist de kleine frustraties die medewerkers iedere dag ervaren, zorgen samen voor veel tijdverlies. Door deze knelpunten aan te pakken ontstaat een werkomgeving waarin mensen efficiënter kunnen werken en zich beter kunnen richten op hun eigen werkzaamheden.
Voor veel MKB-bedrijven liggen de grootste kansen in praktische ICT-oplossingen die direct resultaat opleveren. Minder zoeken naar bestanden, minder wachtwoordproblemen, minder storingen en betere samenwerking zorgen samen voor een organisatie die niet alleen productiever werkt, maar ook beter voorbereid is op de toekomst.
Neem contact op met Nomad IT als u interesse heeft in deze verbeteringen die de productiviteit van uw bedrijf verhogen.
Foto: AI generated