Ontzorgde ICT van A tot Z
In de zorg draait het in de eerste plaats om mensen. Om patiënten en cliënten die goede zorg nodig hebben, en om medewerkers die zich iedere dag inzetten om die zorg te verlenen. Of het nu gaat om een huisartsenpraktijk, een zorginstelling, een thuiszorgorganisatie of een bedrijf dat diensten levert aan de zorgsector: de menselijke kant staat altijd voorop.
Toch speelt ICT ook in de zorg een steeds grotere rol. Cliëntgegevens worden digitaal vastgelegd, afspraken worden online gepland en medewerkers communiceren via verschillende digitale systemen. Ook de administratie, personeelsplanning en onderlinge samenwerking zijn steeds vaker afhankelijk van goed werkende computers, netwerken en software.
Wanneer de ICT niet goed functioneert, merkt u dat vaak direct in de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers kunnen niet bij belangrijke informatie, afspraken lopen vertraging op of administratieve werkzaamheden kosten onnodig veel tijd.
Goede ICT is daarom geen luxe, maar een belangrijke voorwaarde om uw organisatie goed te laten functioneren. Het moet medewerkers ondersteunen, informatie beschikbaar maken en ervoor zorgen dat systemen veilig en betrouwbaar blijven werken.
ICT in de zorg: meer dan alleen computers en software
Bij ICT in de zorg denken veel mensen direct aan elektronische patiëntendossiers, cliëntregistratie en gespecialiseerde zorgsoftware. Dat zijn natuurlijk belangrijke toepassingen, maar de ICT-omgeving van een zorgorganisatie omvat veel meer.
Denk aan computers en laptops, internetverbindingen, wifi, Microsoft 365, e-mail, telefonie, printers, bestandsopslag, back-ups en informatiebeveiliging. Ook het beheer van gebruikersaccounts en de toegang tot vertrouwelijke gegevens hoort daarbij.
Vooral bij kleinere zorgorganisaties is ICT vaak iets dat er gewoon bij wordt gedaan. Een medewerker die handig is met computers lost een probleem op, een leverancier beheert een specifieke applicatie en voor andere zaken wordt een beroep gedaan op een externe partij.
Dat kan lange tijd goed gaan, maar het maakt het beheer niet altijd overzichtelijk. Wie is verantwoordelijk voor de beveiliging? Worden computers en software tijdig bijgewerkt? Zijn de gegevens goed beschermd? En wie helpt wanneer een medewerker niet meer kan inloggen?
Een goede ICT-partner zorgt voor samenhang. Niet alleen door technische problemen op te lossen, maar juist ook door vooruit te kijken, risico’s te signaleren en ervoor te zorgen dat de verschillende onderdelen van de ICT-omgeving goed op elkaar aansluiten.
De 10 belangrijkste ICT-uitdagingen in de zorg – en hoe Nomad IT helpt
Zorgorganisaties hebben met een aantal specifieke ICT-uitdagingen te maken. Sommige hebben direct te maken met privacy en informatiebeveiliging, andere met de dagelijkse beschikbaarheid van systemen en het ondersteunen van medewerkers.
Hieronder bespreken we tien belangrijke aandachtspunten en hoe Nomad IT hierbij kan helpen.
1. Betrouwbare ICT die altijd beschikbaar is
In de zorg kan een ICT-storing bijzonder vervelend uitpakken. Wanneer een computer niet opstart, de internetverbinding wegvalt of medewerkers niet meer bij hun digitale dossiers kunnen, worden werkzaamheden direct bemoeilijkt.
Een medewerker die cliëntinformatie nodig heeft, kan niet verder. Een afspraak kan niet worden opgezocht en het verwerken van gegevens loopt vertraging op. Ook de onderlinge communicatie kan worden verstoord.
Daarom is het belangrijk dat de ICT-omgeving betrouwbaar wordt ingericht en goed wordt onderhouden. Computers, servers, netwerken en internetverbindingen moeten geschikt zijn voor de werkzaamheden die ermee worden uitgevoerd.
Nomad IT helpt met professioneel ICT-beheer, monitoring en onderhoud. Door systemen actief in de gaten te houden, kunnen veel problemen vroegtijdig worden ontdekt. Denk aan een computer die steeds minder goed presteert, een harde schijf die problemen vertoont of apparatuur die aan vervanging toe is.
Ook zorgen we ervoor dat updates en onderhoud niet onnodig worden uitgesteld. Zo verkleinen we de kans op storingen en onverwachte uitval.
2. Privacy en bescherming van cliëntgegevens
Zorgorganisaties werken dagelijks met vertrouwelijke informatie. Denk aan persoonsgegevens, medische gegevens, behandelverslagen, contactgegevens en andere informatie over cliënten en patiënten.
Deze gegevens mogen niet zomaar toegankelijk zijn voor iedereen. Het is daarom belangrijk dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de informatie die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Dat vraagt om een goede inrichting van gebruikersaccounts, toegangsrechten en beveiliging. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de toegang tot bedrijfssystemen tijdig worden beëindigd. Ook is het verstandig om regelmatig te controleren of medewerkers nog de juiste rechten hebben.
Nomad IT helpt bij het beveiligen van de ICT-omgeving en het inrichten van toegangsbeheer. Met oplossingen zoals Microsoft Entra ID kunnen gebruikers en hun toegang tot applicaties en gegevens centraal worden beheerd.
Ook aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn belangrijk. Denk aan multifactorauthenticatie (MFA), waarbij een medewerker naast een wachtwoord nog een tweede controle moet uitvoeren om in te loggen.
Zo verkleint u de kans dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie.
3. Cybersecurity: bescherming tegen hackers en ransomware
Criminelen ontzien de zorgsector niet. Ook zorgorganisaties zijn een interessant doelwit voor cybercriminelen. De gegevens zijn waardevol en de afhankelijkheid van digitale systemen is groot. Bovendien kunnen de gevolgen van een cyberincident aanzienlijk zijn wanneer medewerkers tijdelijk niet bij hun systemen kunnen. Dit maakt zorgbedrijven interessant voor wie kwaad wil.
Een veelvoorkomende ingang voor dit kwaad is een phishingmail. Een medewerker ontvangt bijvoorbeeld een bericht dat afkomstig lijkt van een bekende leverancier, een collega of een organisatie waarmee wordt samengewerkt. In de e-mail wordt gevraagd om op een link te klikken of gegevens in te vullen.
Ook ransomware vormt een serieus risico. Dit is kwaadaardige software die bestanden of complete systemen kan versleutelen, waardoor deze niet meer toegankelijk zijn.
Een goede beveiliging bestaat uit meerdere onderdelen. Alleen een virusscanner installeren is niet voldoende. Denk ook aan een goed ingestelde firewall, bescherming van computers, tijdige software-updates, MFA en bewustwording bij medewerkers.
Nomad IT biedt verschillende beveiligingsoplossingen, waaronder Sophos beveiligingssoftware, firewalls en aanvullende beveiligingsdiensten. Hiermee kunnen bedreigingen worden herkend en tegengehouden.
Daarnaast adviseren we over praktische maatregelen waarmee u de kans op een cyberincident kunt verkleinen. Want een veilige ICT-omgeving begint niet alleen bij techniek, maar ook bij de manier waarop medewerkers met digitale informatie omgaan.
4. Goede back-ups: voorkomen dat gegevens verloren gaan
Wat gebeurt er wanneer een computer defect raakt, bestanden per ongeluk worden verwijderd of een cyberaanval uw gegevens ontoegankelijk maakt?
Zonder een goede back-up kan dat grote gevolgen hebben. Belangrijke informatie kan verloren gaan en het kan veel tijd kosten om de werkzaamheden weer op gang te krijgen.
Een back-up is een reservekopie van uw gegevens. Maar alleen het maken van zo’n kopie is niet voldoende. Het is belangrijk dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt, dat deze veilig wordt opgeslagen en dat gecontroleerd wordt of de gegevens daadwerkelijk kunnen worden teruggezet.
Vooral bij ransomware is het belangrijk dat back-ups niet zomaar door aanvallers kunnen worden verwijderd of versleuteld. Een afzonderlijke, goed beschermde back-upvoorziening is daarom een belangrijk onderdeel van de beveiliging.
Nomad IT kan het maken en beheren van back-ups voor u verzorgen. Met oplossingen zoals Veeam en Acronis kunnen gegevens van computers, servers en Microsoft 365-omgevingen worden beschermd.
Ook adviseren we over herstelmogelijkheden. Want uiteindelijk gaat het niet alleen om het hebben van een back-up, maar vooral om de vraag hoe snel u na een incident weer verder kunt werken.
5. Verouderde computers en software
In de zorg worden computers vaak intensief gebruikt. Medewerkers moeten snel informatie kunnen opzoeken, gegevens verwerken en met verschillende applicaties werken.
Wanneer computers verouderd raken, kunnen ze steeds trager worden. Software start langzaam op, programma’s reageren niet goed en medewerkers verliezen onnodig veel tijd.
Daarnaast kan verouderde software een beveiligingsrisico vormen. Wanneer een besturingssysteem of programma geen beveiligingsupdates meer ontvangt, kunnen kwetsbaarheden ontstaan die door cybercriminelen worden misbruikt.
Het is daarom verstandig om niet te wachten totdat een computer definitief uitvalt. Door apparatuur en software periodiek te controleren, kunt u vervanging en onderhoud tijdig plannen.
Nomad IT helpt bij het beheren van werkplekken en adviseert over de aanschaf en vervanging van hardware. We kijken daarbij niet alleen naar de aanschafprijs, maar ook naar de verwachte levensduur, prestaties en geschiktheid voor de gebruikte software.
Zo voorkomt u dat medewerkers onnodig lang met trage of onveilige apparatuur moeten werken.
6. Werken op meerdere locaties en onderweg
Veel zorgorganisaties hebben medewerkers die niet altijd op dezelfde locatie werken. Denk aan thuiszorgmedewerkers die bij cliënten langsgaan, behandelaars die op verschillende locaties werkzaam zijn of administratief medewerkers die gedeeltelijk thuiswerken. Dit wordt hybride werken genoemd.
Daarbij is het belangrijk dat medewerkers op een veilige manier toegang hebben tot de informatie en applicaties die zij nodig hebben.
Een laptop of tablet moet bijvoorbeeld veilig verbinding kunnen maken met de bedrijfsomgeving. Ook moet duidelijk zijn welke gegevens lokaal mogen worden opgeslagen en hoe apparaten beschermd zijn wanneer ze buiten de organisatie worden gebruikt.
Met Microsoft 365, cloudoplossingen en goed ingerichte mobiele werkplekken kan veel hiervan worden geregeld.
Nomad IT helpt bij het inrichten en beheren van deze werkplekken. Met Microsoft Intune kunnen laptops, smartphones en tablets centraal worden beheerd en beveiligd. Denk aan het instellen van beveiligingsregels, het beheren van applicaties en het op afstand uitvoeren van bepaalde beheerhandelingen.
Zo kunnen medewerkers ook buiten kantoor veilig en efficiënt werken.
7. Goede communicatie en samenwerking tussen medewerkers
Binnen zorgorganisaties is een goede onderlinge communicatie belangrijk. Medewerkers moeten informatie kunnen uitwisselen, afspraken kunnen maken en documenten met elkaar kunnen delen.
Wanneer hiervoor verschillende systemen en persoonlijke oplossingen worden gebruikt, ontstaat al snel onduidelijkheid. Een document staat bijvoorbeeld op de computer van een collega, een afspraak is alleen via e-mail doorgegeven of een belangrijke mededeling is niet bij iedereen aangekomen.
Met Microsoft 365 zijn er verschillende mogelijkheden om de samenwerking te verbeteren. Microsoft Teams maakt het bijvoorbeeld mogelijk om berichten uit te wisselen, te overleggen en samen te werken. Met SharePoint kunnen documenten centraal worden opgeslagen en gedeeld met de juiste medewerkers.
Wel is het belangrijk dat deze toepassingen goed worden ingericht. Wie mag welke documenten bekijken? Waar worden bestanden opgeslagen? En hoe voorkomt u dat verschillende versies van hetzelfde document naast elkaar bestaan?
Nomad IT adviseert en ondersteunt bij het inrichten van Microsoft 365. We helpen ervoor te zorgen dat medewerkers op een overzichtelijke en veilige manier kunnen samenwerken.
8. Administratieve werkzaamheden en procedures stroomlijnen
Naast het verlenen van zorg zijn er binnen zorgorganisaties veel ondersteunende werkzaamheden. Denk aan het registreren van nieuwe cliënten, het verwerken van aanvragen, het uitvoeren van controles, het beheren van documenten en het inwerken van nieuwe medewerkers.
Deze werkzaamheden verlopen niet altijd even efficiënt. Informatie staat verspreid over verschillende mappen en systemen, medewerkers gebruiken eigen formulieren en bepaalde procedures zijn alleen bekend bij ervaren collega’s.
Dat kost tijd en maakt een organisatie kwetsbaar.
Met BOXapp, een applicatie ontwikkeld door Nomad IT, kunnen bedrijfsprocessen digitaal worden vastgelegd. Werkzaamheden worden overzichtelijk beschreven, zodat medewerkers kunnen zien welke stappen ze moeten uitvoeren.
Aan iedere processtap kunnen bovendien formulieren, documenten, handleidingen, werkinstructies en andere relevante informatie worden gekoppeld.
Denk bijvoorbeeld aan een procedure voor het aanmelden van een nieuwe cliënt, het afhandelen van een interne aanvraag of het uitvoeren van een periodieke controle.
Iedere medewerker die daartoe gerechtigd is, kan dezelfde informatie raadplegen. Zo werkt iedereen volgens dezelfde afspraken en hoeft kennis niet steeds opnieuw mondeling te worden overgedragen.
BOXapp vervangt geen gespecialiseerd cliënt- of patiëntendossier, maar helpt juist bij het organiseren en vastleggen van de ondersteunende werkprocessen binnen uw organisatie.
9. Voldoende ICT-kennis en snelle ondersteuning
Niet iedere medewerker in de zorg heeft verstand van ICT. Dat is ook helemaal niet nodig. Medewerkers moeten zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden en erop kunnen vertrouwen dat de techniek gewoon werkt.
Toch komen er dagelijks ICT-vragen voorbij. Een wachtwoord werkt niet meer, een printer reageert niet, een programma geeft een foutmelding of een medewerker kan niet bij een gedeeld document.
Wanneer er intern niemand beschikbaar is die dit kan oplossen, kan een klein probleem al snel veel tijd kosten.
Een goed bereikbare ICT-partner is daarom belangrijk. Medewerkers moeten weten waar ze terechtkunnen en snel geholpen worden wanneer iets niet werkt.
Nomad IT ondersteunt gebruikers op afstand en indien nodig op locatie. Dankzij onze praktische werkwijze proberen we problemen zo snel mogelijk op te lossen. We houden daarbij rekening met de dagelijkse werkzaamheden van uw organisatie.
Ook kunnen we medewerkers helpen bij het gebruik van Microsoft 365 en andere zakelijke toepassingen. Zo hoeven zij niet zelf uit te zoeken hoe alles werkt.
10. Een goede ICT-partner en deskundig advies
ICT bestaat uit veel verschillende onderdelen. Hardware, software, beveiliging, cloudoplossingen, netwerken en back-ups moeten goed op elkaar aansluiten.
Zeker bij kleinere zorgorganisaties ontbreekt vaak de tijd of kennis om dit allemaal zelf te overzien. Bovendien veranderen de mogelijkheden en risico’s voortdurend.
Welke computers zijn geschikt? Is het verstandig om gegevens in de cloud op te slaan? Hoe beveiligt u medewerkers die thuiswerken? Welke back-upvoorziening heeft u nodig? En hoe voorkomt u dat u investeert in oplossingen die uiteindelijk niet goed bij uw organisatie passen?
Een goede ICT-partner kijkt verder dan de directe vraag of storing. Het gaat ook om advisering, planning en het voorkomen van toekomstige problemen.
Nomad IT begint bij nieuwe klanten daarom met een nulmeting. Daarbij brengen we de bestaande ICT-omgeving in kaart. We bekijken onder andere de gebruikte apparatuur, software, beveiliging, back-ups en netwerkvoorzieningen.
Op basis daarvan krijgt u inzicht in de huidige situatie en eventuele verbeterpunten. Vervolgens kunnen we samen bepalen welke maatregelen verstandig zijn en wanneer deze uitgevoerd moeten worden.
Zo houdt u grip op uw ICT en voorkomt u dat belangrijke zaken pas aandacht krijgen wanneer er iets misgaat.
ICT uitbesteden: meer tijd voor de zorg
Voor veel zorgorganisaties is het niet praktisch om zelf een complete ICT-afdeling op te bouwen. Daarvoor ontbreekt vaak de omvang, de tijd of de benodigde specialistische kennis.
ICT uitbesteden kan dan een goede oplossing zijn. U beschikt over deskundige ondersteuning en professioneel beheer, zonder dat u zelf alle technische kennis in huis hoeft te hebben.
Nomad IT kan een groot deel van uw dagelijkse ICT-zaken verzorgen. Van werkplekbeheer en netwerkbeheer tot Microsoft 365, beveiliging, back-ups en gebruikersondersteuning.
Ook wanneer u al met verschillende leveranciers werkt, kunnen we helpen om meer samenhang in het beheer aan te brengen. We kijken welke onderdelen wij kunnen overnemen en waar andere gespecialiseerde leveranciers verantwoordelijk voor blijven.
Daarbij houden we rekening met de omvang en behoeften van uw organisatie. Een kleine praktijk met enkele medewerkers heeft immers andere ICT-behoeften dan een grotere zorginstelling met meerdere locaties.
Nomad IT: praktische ICT-ondersteuning voor de zorg
In de zorg moet ICT vooral doen waarvoor het bedoeld is: medewerkers ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Het mag geen onnodige bron van problemen, vertraging of onzekerheid zijn.
Nomad IT is een allround ICT-dienstverlener uit Veenendaal en ondersteunt bedrijven en organisaties in Midden-Nederland. Ook zorgverleners en bedrijven die actief zijn in de zorgsector kunnen bij ons terecht voor advies, beheer en ondersteuning.
We houden van een praktische aanpak, korte lijnen en duidelijke afspraken. Geen onnodig ingewikkelde verhalen, maar oplossingen die passen bij uw organisatie.
Of het nu gaat om het beveiligen van uw ICT, het beheren van computers en Microsoft 365, het verzorgen van back-ups of het stroomlijnen van interne processen met BOXapp: we denken graag met u mee.
Wilt u weten hoe uw ICT beter kan aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden binnen uw zorgorganisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Nomad IT. We bespreken graag wat er mogelijk is.
Zie ook