Koppelen van Teams aan een telefooncentrale

Microsoft Teams wordt door veel bedrijven gebruikt voor chats, online vergaderingen en samenwerking met collega’s. Maar wist u dat Teams ook gebruikt kan worden voor zakelijke telefonie? Door een telefooncentrale te koppelen aan Microsoft Teams kunt u bellen en gebeld worden vanuit deze applicatie.

Dat kan op drie verschillende manieren worden gerealiseerd:

• Microsoft Teams Phone
• Koppeling met een bestaande cloud telefooncentrale
• Teams als virtueel toestel binnen de telefooncentrale

Wat de beste manier is, verschilt per bedrijf en hangt bijvoorbeeld af van hoe de telefonie nu geregeld is. Wij gaan zo in op de verschillende manieren om Teams en de telefooncentrale te koppelen.

Maar eerst: waarom zou u dat doen?

• Medewerkers kunnen bellen en gebeld worden vanuit de Teams-app.
• U krijgt één overzichtelijke omgeving voor alle communicatie.
• De koppeling biedt een eenvoudige mogelijkheid om thuis of onderweg te communiceren via uw zakelijke nummer.
• U kunt gebruikmaken van functies zoals wachtrijen, keuzemenu’s en doorschakelingen.
• U heeft minder applicaties en apparaten nodig, bijvoorbeeld geen bureautelefoon.
• Via Teams bent u bereikbaar op laptop, pc, tablet en smartphone.
• De koppeling kan zorgen voor lagere beheerkosten.

Mogelijkheid 1: Microsoft Teams Phone

De eerste manier om deze koppeling te realiseren is via Teams Phone. Microsoft biedt zelf een telefonieoplossing aan onder de naam Teams Phone, waarmee Teams een volwaardige telefooncentrale wordt.

Functies van Teams Phone zijn onder andere:

• Inkomende en uitgaande gesprekken
• Doorschakelingen
• Wachtrijen
• Keuzemenu’s (IVR)
• Voicemail
• Gespreksgroepen

Voor het bellen naar externe telefoonnummers is een verbinding met het openbare telefoonnetwerk nodig.

Mogelijkheid 2: Koppeling met een bestaande cloud telefooncentrale

Veel bedrijven hebben al een cloud telefooncentrale en kiezen ervoor deze te koppelen aan Microsoft Teams. Daarbij blijft de telefooncentrale de telefoniefuncties verzorgen, terwijl medewerkers vanuit Teams kunnen bellen en gesprekken kunnen ontvangen.

Dit biedt vaak extra mogelijkheden, waaronder:

• Callcenterfunctionaliteiten
• Gespreksopnames
• Geavanceerde wachtrijen
• Uitgebreidere rapportages
• Integraties met CRM-software

Mogelijkheid 3: Teams als toestel binnen de telefooncentrale

Een derde mogelijkheid is om Microsoft Teams als toestel te gebruiken binnen een virtuele telefooncentrale. In dat geval ontvangen medewerkers gesprekken rechtstreeks in Teams, terwijl alle telefoniefuncties door de telefooncentrale worden beheerd.

Dit lijkt sterk op mogelijkheid 2. Het verschil is dat bij een koppeling tussen Microsoft Teams en een cloud telefooncentrale Teams en de telefooncentrale als twee geïntegreerde systemen samenwerken. Bij Teams als toestel blijft de telefooncentrale volledig verantwoordelijk voor alle telefoniefuncties en fungeert Teams als een softwaretelefoon waarop gesprekken binnenkomen en kunnen worden gevoerd.

Voor gebruikers is het verschil vaak nauwelijks zichtbaar. Technisch gezien ligt bij een geïntegreerde koppeling een deel van de functionaliteit in Teams, terwijl bij Teams als toestel alle intelligentie en het beheer in de telefooncentrale blijven.

De voordelen van mogelijkheid 2 en 3

Teams Phone (mogelijkheid 1) is een eenvoudige oplossing, maar vereist vaak extra Microsoft-licenties. Daarnaast bieden de twee oplossingen waarbij een externe telefooncentrale aan Teams wordt gekoppeld vaak meer mogelijkheden op het gebied van keuzemenu’s, wachtrijen, rapportages, callcenterfuncties en CRM-koppelingen.

Hoewel Microsoft Teams Phone veel telefoniefuncties biedt, missen bedrijven soms mogelijkheden die bij een professionele cloud telefooncentrale standaard aanwezig zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Uitgebreide callcenterfunctionaliteit
• Geavanceerde wachtrijen en routering van binnenkomende gesprekken
• Uitgebreide keuzemenu’s (IVR)
• Uitgebreide beheerfuncties voor gespreksopnames
• Gedetailleerde rapportages en statistieken
• Realtime inzicht in telefonieverkeer
• Integraties met CRM-systemen zoals AFAS, Exact en Salesforce
• Geavanceerde integratie van vaste en mobiele telefonie
• Ondersteuning voor receptionist- en operatorconsoles

Voor bedrijven met eenvoudige telefoniebehoeften is Teams Phone vaak voldoende. Organisaties met een receptie, klantenservice, servicedesk of verkoopafdeling hebben echter vaak meer baat bij de extra functionaliteit van een professionele cloud telefooncentrale.

Welke koppeling is voor uw bedrijf het meest geschikt?

Of Microsoft Teams Phone voor uw organisatie voldoende is, of dat één van de andere koppelingen beter aansluit bij uw wensen, hangt af van uw bedrijfsvoering, uw eisen aan telefonie en de manier waarop gesprekken binnen uw organisatie worden afgehandeld.

Nomad IT kan u hierover adviseren en desgewenst de complete implementatie verzorgen. Maak vrijblijvend een afspraak en wij nemen graag de mogelijkheden met u door.

Zie ook

• Een virtuele telefooncentrale voor het MKB
• De voordelen en nadelen van een telefooncentrale in de cloud
• Laat Microsoft Teams uw vergadering automatisch notuleren
• Wat kan ik nog meer met Microsoft Teams?
• Vragen en antwoorden met betrekking tot Microsoft Teams
• De AI mogelijkheden van een KPN zakelijk mobiel abonnement